Prejdite na digitalizáciu a zefektívnite spracovanie účtovníctva
Čoraz viac spoločností prechádza na digitálny prenos a archiváciu účtovných dokladov a vyžaduje to aj od svojich účtovníkov. Ste pripravení?
V súlade s požiadavkami klientov
Docspoint vyvíjame v spolupráci s účtovnými kanceláriami aj firmami. Zohľadňujeme požiadavky oboch strán na čo najjednoduchšiu digitalizáciu a automatizáciu účtovných pracovných postupov.
Hromadný import do Pohody takmer okamžite
Šetríme čas všade, kde sa dá, aby ste sa vy nemuseli ponáhľať pri činnostiach, kde je to na škodu (ale na ktoré máte málo času). Rýchly import z Docspointu do programu Pohoda vás nadchne.
Digitalizácia dokladov v súlade so zákonom
Digitalizácia účtovníctva pomocou Docspointu je v súlade s predpismi a zákonmi Slovenskej republiky (zákon o účtovníctve, zákon o DPH, zákon o archívoch a registratúrach atď.).
Nikdy neprídete o uložené údaje
Dáta sa ukladajú na zabezpečenom cloudovom úložisku, ktoré spĺňa všetky európske a slovenské normy (vrátane podmienok ukladania osobných údajov podľa nariadenia GDPR).
Jednoduchý prenos dokladov kdekoľvek ste
Vaši klienti môžu do aplikácie Docspoint posielať dokumenty viacerými spôsobmi (odfotením v aplikácii, naskenovaním, odoslaním e-mailu alebo nahraním formátu pdf do aplikácie). To im poskytne maximálne pohodlie.
Docspoint pomáha už vyše 450 účtovným kanceláriám a spoločnostiam v Českej republike a na Slovensku
Toto sú niektoré z nich
"K tomu, aby sme začali používať elektronický archív, nás tak trochu prinútila súčasná pandemická situácia, keďže časť našich zamestnancov pracovala systémom homeoffice. Systém Docspoint je veľmi prehľadný a funkčný a všetci máme po ruke potrebné dokumenty v elektronickej podobe. Systém workflow umožňuje schvaľovanie dokumentov s tím, že po celú dobu máme prehľad o tom, ako sa s daným dokumentom pracovalo. Jeho prepojenie s účtovníctvom je veľmi praktické. Prechod na elektronický archív nebol zložitý a v našej spoločnosti si získava stále väčšiu obľubu. Spoluprácu so spoločnosťou GIRI si veľmi pochvaľujeme, pretože na naše otázky a návrhy reagujú rýchlo a naše pripomienky zapracovávajú do nových verzií produktu."
Klient: i-tec Technologies s.r.o.
"S programom Docspoint sme veľmi spokojní, neustále sa rozvíja a zdokonaľuje a to sa nám páči. Technická aj poradenská podpora má príjemný proklientský prístup a všetky, aj individuálne požiadavky rieši obratom. Neváhajú sa s nami pustiť aj do extra prepojenia Docspointu s inými e-shopovými programami, čo je presne to, čo potrebujeme pre našich klientov na uľahčenie a zautomatizovanie našej práce."
Klient: Lucie Sýkorová, Easy Way Solutions
"Docspoint nám výrazne šetrí čas. Posielame cez neho naše účtovné doklady hneď, ako vzniknú. Vďaka tomu nemusia účtovníci čakať na "veľkú várku" na konci mesiaca, ale si môžu doklady spracúvať postupne. My vďaka tomu vidíme ekonomický vývoj spoločnosti v reálnom čase."
Klient: Michal Kubín, Brand Hub s.r.o.
"Tím z Docspointu nám poskytuje perfektnú podporu, na naše požiadavky reaguje vždy pružne a systém neustále modernizuje podľa našich potrieb a potrieb našich zákazníkov... Elektronický archív je podľa mňa moderný, je dokonale prepojený na účtovné programy, a tým dochádza k vysokej efektivite pri správe klientských spoločností."
Klient: Martin Jaspar, Jaspar s.r.o.
“Docspoint funguje rýchlo a intuitívne, vyhľadávanie dokladov je veľmi jednoduché. Výborným prvkom je jedinečný e-mail, ktorý priamo preklopí prílohu do systému a vyplnenie dokladu už zaberie naozaj len minútku. Následný schvaľovací proces pre nadriadeného je rýchlou záležitosťou a účtovník má možnosť vykonať posledné úpravy bez zbytočného vracania dokladov. V účtovnom program Pohoda sa potom doklad zobrazí veľmi rýchlo a hlavne bez akéhokoľvek prihlasovania.”
Klient: Martin Kalaš, AutoAnex s.r.o.
"My sami a naše vývojárske štúdio sme používateľmi Docspointu od začiatku jeho vývoja.”
Klient: Jiří Hošek, Giri s.r.o.
“V našej spoločnosti sme minimalizovali spotrebu papieru a všetky procesy prebiehajú elektronicky, preto bol pre nás elektronický archív nevyhnutný. Riešenie Docspoint sme si vybrali preto, že spĺňa všetky legislatívne požiadavky na archiváciu, je prepojený s účtovným programom Pohoda a tiež pre jeho prehľadnosť a jednoduché intuitívne ovládanie. So spoločnosťou Giri s.r.o. spolupracujeme už od začiatku našej činnosti a sme spokojní s technickou podporou, ako aj so zlepšovaním Docspointu podľa podnetov používateľov.”
Klient: Lenka Jelínková, GRACETA s. r. o.
“Zavedenie systému Docspoint odstránilo väčšinu práce s papierovými dokumentmi. Používame elektronický archív dokumentov, do ktorého skenujeme prijaté papierové dokumenty a potom pracujeme len s elektronickou verziou. Dokumenty prijaté elektronicky sa importujú priamo do archívu prostredníctvom vyhradeného e-mailu. Všetky doklady prijaté cez Docspoint sa po schválení importujú do účtovného systému Pohoda, kde je k dispozícii aj zobrazenie dokladu vo formáte PDF. Prechod z papierových dokumentov na prácu s elektronickými dokumentmi sa môže spočiatku zdať ako veľká zmena. Je to zmena v spôsobe práce s dokumentmi, ale rýchlosť práce, prehľadnosť a dostupnosť náhľadov pôvodných dokumentov je obrovským prínosom a šetrí čas. So spoločnosťou Docspoint sme spokojní.”
Klient: P-P-MAT, s.r.o.
Pozrite sa, ako účtovnícka firma Jaspar s.r.o. zvýšila efektivitu svojich účtovníkov o 50 % vďaka Docspointu
V januárovom čísle časopisu Moja Pohoda, ktorý vydáva spoločnosť Stormware - tvorca účtovného softvéru POHODA, nájdete prípadovú štúdiu o riešení Docspoint. Dočítate sa, ako Docspoint využíva účtovná kancelária Jaspar s.r.o., ktorá obsluhuje desiatky klientov v Českej a Slovenskej republike. Článok nájdete na strane 16.
Základné funkcie
Hromadný import dokladov do programu Pohoda vrátane predkontácií a radov
Máte všetky doklady upravené a skontrolované? V tom prípade stačí už len spustiť hromadný import a po chvíli nájsť všetky doklady v Pohode presne tam, kde majú byť.
Kontrola a úprava dokladov pred importom do účtovného programu Pohoda
Predtým, než pošlete účtovné doklady do programu Pohoda, ich môžete skontrolovať a doplniť či opraviť všetko potrebné. Do Pohody sa vám tak dostanú už len kompletne pripravené doklady bez potreby ich akokoľvek meniť.
Archivácia dokladov v prostredí Docspoint
Nielen zákon, ale aj zdravý rozum nabáda na to, aby ste si doklady ukladali okrem účtovného programu Pohoda aj na ďalšom mieste. Na tento účel obsahuje riešenie Docspoint elektronický archív, v ktorom sa každý doklad uchováva spolu so skenom originálu.
Workflow práce s dokladmi na mieru vašim potrebám
Nastavíme vám individuálny workflow práce s dokladmi tak, ako to potrebujete vy a vaše účtovné oddelenie alebo účtovná spoločnosť.
Potrebujete mať niektoré doklady pred zaradením do účtovníctva schválené? Či dokonca všetky? Potrebujete, aby mzdové doklady spracúval jeden pracovník a klasické účtovné doklady iný? S Docspointom je to ľahké.
Nahrávanie účtovných dokladov z rôznych zdrojov
Docspoint rozširuje množstvo spôsobov, ako doklady dostať do programu Pohoda. Prepis už dávno nie je jedinou možnosťou.
Účtovníci tak už doklady nemusia prijímať výhradne v papierovej podobe či cez zabezpečené verejné cloudové úložisko. Doklady je možné nahrať priamo do zabezpečeného Docspointu, kde si účtovník doplní všetko potrebné a kompletný doklad v elektronickej podobe následne nahrá priamo do programu Pohoda.
Prenos súborov do účtovného programu Pohoda
Ak chcete do svojho účtovného programu Pohoda nahrať nové účtovné doklady prostredníctvom Docspointu, môžete si na to vybrať jeden z niekoľkých spôsobov:
- Odfoťte doklad telefónom alebo tabletom,
- Naskenujte ho pomocou kancelárskeho skenera,
- Zašlite doklad na špeciálne určenú e-mailovú adresu,
- Vložte ho do prostredia Docspointu pomocou intuitívneho rozhrania vo vašom počítači.
Po vložení dokladu do Docspointu môžete záznam pred importom do Pohody ešte upraviť, pridať ďalšie údaje a najmä ho nechať schváliť v rámci firemných postupov.
Následne sa pripravený doklad alebo séria dokladov nahrá z bezpečného úložiska Docspointu do vašej verzie Pohody, kde budete môcť doklad zaúčtovať.
IDoklady zostávajú v Docspointe aj po ich importe do Pohody a aplikácia tak slúži ako zálohový systém pre potreby daňovej kontroly alebo v prípade, že budete sken dokladu v budúcnosti potrebovať.