Archivujte svoje účtovníctvo online s obojsmernou synchronizáciou dát medzi aplikáciami Pohoda a Docspoint
Digitalizujte svoje účtovníctvo, automatizujte jeho spracovanie a ušetrite čas a miesto - teda peniaze!
Čo vám prináša digitalizácia a archivácia účtovníctva so službou Docspoint
Nikdy neprídete o uložené údaje
Dáta sa ukladajú na zabezpečenom cloudovom úložisku, ktoré spĺňa všetky európske a slovenské normy (vrátane podmienok ukladania osobných údajov podľa nariadenia GDPR).
Jednoduchý prenos dokladov kdekoľvek ste
Nezáleží na tom, kde sa práve nachádzate a aké zariadenie máte pri sebe. Vďaka aplikácii Docspoint môžete doklady digitalizovať rôznymi spôsobmi ─ odfotením, naskenovaním, zaslaním na špeciálny e-mail alebo jednoducho nahratím cez počítač.
Digitalizácia dokladov v súlade so zákonom
Digitalizácia účtovníctva pomocou Docspointu je v súlade s predpismi a zákonmi Slovenskej republiky (zákon o účtovníctve, zákon o DPH, zákon o archívoch a registratúrach atď.).
Hromadný import do Pohody takmer okamžite
Šetríme čas všade, kde sa dá, aby ste sa vy nemuseli ponáhľať pri činnostiach, kde je to na škodu (ale na ktoré máte málo času). Rýchly import z Docspointu do programu Pohoda vás nadchne.
Jednoduché používanie a prehľadné prostredie
Zakladáme si na jednoduchosti používania a prehľadnom používateľskom prostredí, ktoré vám uľahčí prácu s aplikáciou Docspoint. Sami túto aplikáciu používame a chceme, aby nám aj vám šetrila čas a bola užitočným pomocníkom.
Docspoint pomáha už vyše 450 účtovným kanceláriám a spoločnostiam v Českej republike a na Slovensku
Toto sú niektoré z nich
"K tomu, aby sme začali používať elektronický archív, nás tak trochu prinútila súčasná pandemická situácia, keďže časť našich zamestnancov pracovala systémom homeoffice. Systém Docspoint je veľmi prehľadný a funkčný a všetci máme po ruke potrebné dokumenty v elektronickej podobe. Systém workflow umožňuje schvaľovanie dokumentov s tím, že po celú dobu máme prehľad o tom, ako sa s daným dokumentom pracovalo. Jeho prepojenie s účtovníctvom je veľmi praktické. Prechod na elektronický archív nebol zložitý a v našej spoločnosti si získava stále väčšiu obľubu. Spoluprácu so spoločnosťou GIRI si veľmi pochvaľujeme, pretože na naše otázky a návrhy reagujú rýchlo a naše pripomienky zapracovávajú do nových verzií produktu."
Klient: i-tec Technologies s.r.o.
"S programom Docspoint sme veľmi spokojní, neustále sa rozvíja a zdokonaľuje a to sa nám páči. Technická aj poradenská podpora má príjemný proklientský prístup a všetky, aj individuálne požiadavky rieši obratom. Neváhajú sa s nami pustiť aj do extra prepojenia Docspointu s inými e-shopovými programami, čo je presne to, čo potrebujeme pre našich klientov na uľahčenie a zautomatizovanie našej práce."
Klient: Lucie Sýkorová, Easy Way Solutions
"Docspoint nám výrazne šetrí čas. Posielame cez neho naše účtovné doklady hneď, ako vzniknú. Vďaka tomu nemusia účtovníci čakať na "veľkú várku" na konci mesiaca, ale si môžu doklady spracúvať postupne. My vďaka tomu vidíme ekonomický vývoj spoločnosti v reálnom čase."
Klient: Michal Kubín, Brand Hub s.r.o.
"Tím z Docspointu nám poskytuje perfektnú podporu, na naše požiadavky reaguje vždy pružne a systém neustále modernizuje podľa našich potrieb a potrieb našich zákazníkov... Elektronický archív je podľa mňa moderný, je dokonale prepojený na účtovné programy, a tým dochádza k vysokej efektivite pri správe klientských spoločností."
Klient: Martin Jaspar, Jaspar s.r.o.
“Docspoint funguje rýchlo a intuitívne, vyhľadávanie dokladov je veľmi jednoduché. Výborným prvkom je jedinečný e-mail, ktorý priamo preklopí prílohu do systému a vyplnenie dokladu už zaberie naozaj len minútku. Následný schvaľovací proces pre nadriadeného je rýchlou záležitosťou a účtovník má možnosť vykonať posledné úpravy bez zbytočného vracania dokladov. V účtovnom program Pohoda sa potom doklad zobrazí veľmi rýchlo a hlavne bez akéhokoľvek prihlasovania.”
Klient: Martin Kalaš, AutoAnex s.r.o.
"My sami a naše vývojárske štúdio sme používateľmi Docspointu od začiatku jeho vývoja.”
Klient: Jiří Hošek, Giri s.r.o.
“V našej spoločnosti sme minimalizovali spotrebu papieru a všetky procesy prebiehajú elektronicky, preto bol pre nás elektronický archív nevyhnutný. Riešenie Docspoint sme si vybrali preto, že spĺňa všetky legislatívne požiadavky na archiváciu, je prepojený s účtovným programom Pohoda a tiež pre jeho prehľadnosť a jednoduché intuitívne ovládanie. So spoločnosťou Giri s.r.o. spolupracujeme už od začiatku našej činnosti a sme spokojní s technickou podporou, ako aj so zlepšovaním Docspointu podľa podnetov používateľov.”
Klient: Lenka Jelínková, GRACETA s. r. o.
“Zavedenie systému Docspoint odstránilo väčšinu práce s papierovými dokumentmi. Používame elektronický archív dokumentov, do ktorého skenujeme prijaté papierové dokumenty a potom pracujeme len s elektronickou verziou. Dokumenty prijaté elektronicky sa importujú priamo do archívu prostredníctvom vyhradeného e-mailu. Všetky doklady prijaté cez Docspoint sa po schválení importujú do účtovného systému Pohoda, kde je k dispozícii aj zobrazenie dokladu vo formáte PDF. Prechod z papierových dokumentov na prácu s elektronickými dokumentmi sa môže spočiatku zdať ako veľká zmena. Je to zmena v spôsobe práce s dokumentmi, ale rýchlosť práce, prehľadnosť a dostupnosť náhľadov pôvodných dokumentov je obrovským prínosom a šetrí čas. So spoločnosťou Docspoint sme spokojní.”
Klient: P-P-MAT, s.r.o.
Aktuálne štatistiky
10 000+
hodín ušetrených účtovníkmi
1 350+
používateľských účtov
450+
klientských spoločností
600 000+
spracovaných účtovných dokladov
7 dôvodov, prečo sa Docspointu nikdy nevzdáte
Zbavíte sa škatúľ alebo plastových tašiek plných dokumentov a ciest k účtovníkovi
Komunikujte so svojím účtovníkom elektronicky a predkladajte dokumenty online. Nemusíte ich celý mesiac zbierať na jednu hromadu a potom ich odovzdávať účtovníkovi v krabici alebo v plastovom vrecku. Zbavte sa papiera. Prejdite na digitálne technológie. Zefektívnite.
Majte neustály prehľad o dianí vo vašej spoločnosti
Môžete sledovať tok dokladov vo vašej spoločnosti v reálnom čase. Máte neustály prehľad o výnosoch a nákladoch. Podľa nastaveného pracovného postupu môžete schvaľovať náklady prichádzajúce do spoločnosti pred ich zaúčtovaním.
Zrýchlite spracovanie svojho účtovníctva
Vďaka vyťažovaniu dokladov alebo ich automatickému spracovaniu (formát ISDOC) má váš účtovník oveľa jednoduchšiu prácu. Zabudnite na ručné prepisovanie dokladov. Stačí zaúčtovať a v priebehu niekoľkých sekúnd máte doklad zapísaný v účtovnom systéme.
Eliminujte chyby v účtovníctve a neustále vyhľadávanie dokladov
Aplikácia Docspoint je navrhnutá na ukladanie dokumentov hneď po ich vzniku. Vďaka mobilnej aplikácii môžete okamžite digitalizovať účtenku za benzín a pomocou funkcie vyťažovania dát okamžite spracovať dokument PDF z prijatého e-mailu. Pri použití formátu ISDOC sa údaje z dokumentu načítajú priamo do systému Docspoint bez potreby ďalšieho zásahu.
Vždy podáte všetky daňové priznania načas a bez stresu
Vďaka priebežnému nahrávaniu a spracovaniu dokladov môže vaša účtovníčka vybavovať agendu postupne. Tým sa zbavíte stresu (ktorý zvyšuje riziko chýb), ktorý poznajú všetci účtovníci posledný týždeň pred podaním daňových priznaní. Na druhej strane máte istotu, že vy podáte všetko včas a bez chýb.
Zabezpečíte archiváciu svojich účtov v plnom súlade so zákonom
Každá spoločnosť je zo zákona povinná archivovať svoje účtovníctvo (zákon o DPH, zákon o archívnictve atď.). Niektoré jeho časti dokonca desaťročia (napríklad mzdové doklady). Načo skladovať tisíce papierov, keď to isté môžete urobiť lacnejšie, ekologickejšie a prehľadnejšie? V digitálnej forme, zabezpečený a niekoľkokrát zálohovaný. Okrem toho sa v systéme Docspoint všetky dokumenty označujú časovou pečiatkou podľa európskej normy eIDAS. Vďaka nemu do bodky splníte požiadavky úradov na elektronickú archiváciu.
Pripravte systém vašej spoločnosti na rast
Vďaka automatizácii a digitalizácii je spracovanie účtovníctva oveľa lepšie škálovateľné. Rastie vaša firma závratným tempom a každý mesiac prichádzajú stovky nových dokladov? Vďaka automatickému spracovaniu a vyťaženiu nie je problém.
Pozrite sa, ako účtovnícka firma Jaspar s.r.o. zvýšila efektivitu svojich účtovníkov o 50 % vďaka Docspointu
V januárovom čísle časopisu Moja Pohoda, ktorý vydáva spoločnosť Stormware - tvorca účtovného softvéru POHODA, nájdete prípadovú štúdiu o riešení Docspoint. Dočítate sa, ako Docspoint využíva účtovná kancelária Jaspar s.r.o., ktorá obsluhuje desiatky klientov v Českej a Slovenskej republike. Článok nájdete na strane 16.
Základné funkcie
Nahrávanie účtovných dokladov z rôznych zdrojov
Docspoint rozširuje množstvo spôsobov, ako doklady dostať do programu Pohoda. Prepis už dávno nie je jedinou možnosťou.
Účtovníci tak už doklady nemusia prijímať výhradne v papierovej podobe či cez zabezpečené verejné cloudové úložisko. Doklady je možné nahrať priamo do zabezpečeného Docspointu, kde si účtovník doplní všetko potrebné a kompletný doklad v elektronickej podobe následne nahrá priamo do programu Pohoda.
Kontrola a úprava dokladov pred importom do účtovného programu Pohoda
Predtým, než pošlete účtovné doklady do programu Pohoda, ich môžete skontrolovať a doplniť či opraviť všetko potrebné. Do Pohody sa vám tak dostanú už len kompletne pripravené doklady bez potreby ich akokoľvek meniť.
Hromadný import dokladov do programu Pohoda vrátane predkontácií a radov
Máte všetky doklady upravené a skontrolované? V tom prípade stačí už len spustiť hromadný import a po chvíli nájsť všetky doklady v Pohode presne tam, kde majú byť.
Archivácia dokladov v prostredí Docspoint
Nielen zákon, ale aj zdravý rozum nabáda na to, aby ste si doklady ukladali okrem účtovného programu Pohoda aj na ďalšom mieste. Na tento účel obsahuje riešenie Docspoint elektronický archív, v ktorom sa každý doklad uchováva spolu so skenom originálu.
Workflow práce s dokladmi na mieru vašim potrebám
Nastavíme vám individuálny workflow práce s dokladmi tak, ako to potrebujete vy a vaše účtovné oddelenie alebo účtovná spoločnosť.
Potrebujete mať niektoré doklady pred zaradením do účtovníctva schválené? Či dokonca všetky? Potrebujete, aby mzdové doklady spracúval jeden pracovník a klasické účtovné doklady iný? S Docspointom je to ľahké.
Prenos súborov do účtovného programu Pohoda
Ak chcete do svojho účtovného programu Pohoda nahrať nové účtovné doklady prostredníctvom Docspointu, môžete si na to vybrať jeden z niekoľkých spôsobov:
- Odfoťte doklad telefónom alebo tabletom,
- Naskenujte ho pomocou kancelárskeho skenera,
- Zašlite doklad na špeciálne určenú e-mailovú adresu,
- Vložte ho do prostredia Docspointu pomocou intuitívneho rozhrania vo vašom počítači.
Po vložení dokladu do Docspointu môžete záznam pred importom do Pohody ešte upraviť, pridať ďalšie údaje a najmä ho nechať schváliť v rámci firemných postupov.
Následne sa pripravený doklad alebo séria dokladov nahrá z bezpečného úložiska Docspointu do vašej verzie Pohody, kde budete môcť doklad zaúčtovať.
IDoklady zostávajú v Docspointe aj po ich importe do Pohody a aplikácia tak slúži ako zálohový systém pre potreby daňovej kontroly alebo v prípade, že budete sken dokladu v budúcnosti potrebovať.
Zostáva už len jeden krok
Kontaktujte nás pre nezáväznú prezentáciu a bezplatné 14-dňové demo Docspointu.
Povinné polia sú označené *.