O spoločnosti PRIGO
Skupina PRIGO je skupina vzdelávacích inštitúcií zahŕňajúca materské, základné, stredné a vysoké školy, ktoré poskytujú kvalitné a moderné vzdelávanie s dôrazom na individuálne vzdelávanie a rozvoj kritického myslenia. PRIGO sa zameriava na etický prístup k vzdelávaniu, environmentálnu udržateľnosť a podporu mimoškolských aktivít. Ponúka programy, ako je medzinárodná maturita a kompetencie pre magisterské štúdium. PRIGO kladie dôraz aj na prácu s nadanými deťmi a medzinárodnú spoluprácu. Viac informácií nájdete na stránke PRIGO.cz.
Skupina PRIGO, do ktorej patria materské, základné, stredné a vysoké školy, sa rozhodla urobiť významný krok v modernizácii svojho účtovníctva. Vďaka zavedeniu systému Docspoint sa im podarilo eliminovať straty dokladov, zefektívniť procesy a ušetriť až 25 % času stráveného administratívnymi činnosťami. Na možnosti a výhody využívania Docspointu v školách pod značkou PRIGO sme sa zamerali s pani Ing. Lidušou Pchálkovou, ktorá v skupine zodpovedá za účtovníctvo a mzdy.
Parametre účtovníctva
Mesačne sa v účtovnom systéme spracuje približne 200 faktúr a rovnaký objem hotovostných príjmov/výdavkov.
Pred systémom Docspoint: problémy s prenosom papierových dokladov zo vzdialených pobočiek a ich občasná strata
Pred zavedením systému Docspoint sa doklady zo všetkých pobočiek fyzicky prenášali raz týždenne.
Najväčšou výzvou pre úspešný prenos dokladov bola skutočnosť, že jednotlivé spoločnosti v rámci skupiny sídlia na rôznych miestach v Českej republike. To prinášalo logistické problémy a výrazne predražovalo celý proces zhromažďovania podkladov pre účtovníctvo. Aj keď vedenie spoločnosti zorganizovalo systém evidencie a odovzdávania dokladov, vždy sa nejaké stratili „po ceste“ a bolo ich potrebné dohľadať alebo získať ich kópie.
Po zavedení systému Docspoint: online prenos dokladov zo všetkých pobočiek s nulovými stratami
Doklady sa teraz skenujú v každej pobočke a odosielajú sa priamo do systému Docspoint z miesta pôvodu. Odtiaľ ich účtovník vytlačí a založí. Klient stále uprednostňuje archiváciu dokladov v papierovej forme.
Podľa vyjadrenia klienta je veľkou výhodou systému Docspoint široká škála spôsobov, ako je možné dostať doklady do systému. Či už ide o skenovanie priamo do nastaveného priečinka alebo odosielanie dokladov do špeciálneho zberného e-mailu, z ktorého sa automaticky spracujú. Účtovníčka, Ing. Liduše Pchálková, dodáva: „Vďaka týmto možnostiam sme od začiatku používania Docspointu riešili snáď len 2 chýbajúce faktúry, aby sme zistili, že ich dotyčný zamestnanec do systému vôbec neposlal. V praxi sa nestalo, že by sa nejaký doklad stratil „cestou“. Zatiaľ čo pred systémom Docspoint bolo hľadanie a overovanie faktúr na dennom poriadku.“
Vždy viete, kde sa jednotlivé doklady nachádzajú
Medzi ďalšie výhody, ktoré si klient pochvaľuje, patrí jednoduchá kontrola stavu dokladov, s ktorými pracujú rôzni zamestnanci. Vďaka nastaveniu Docspointu môžu kedykoľvek vidieť, v akom stave sa daný doklad nachádza - zadaný, schválený, zaplatený, čakajúci na úhradu atď. „Pre mňa ako účtovníčku je veľkou výhodou, že si môžem pozrieť PDF verzie faktúr priamo z účtovného softvéru na jedno kliknutie. Vďaka tomu nemusím mať po ruke „objemný priečinok“ alebo vyhľadávať PDF súbory v počítači,“ dodáva pani Liduše.
Docspoint si od jeho zavedenia pochvaľuje aj za lepšie dodržiavanie procesov a rýchlejšiu (a pravidelnejšiu) odozvu zo strany zodpovedných schvaľovateľov. Tým sa zrýchlil celý účtovný pracovný proces.
Úspora času na strane účtovníčky cca 25 %
Podľa vlastných odhadov ušetrí účtovníčka zavedením Docspointu približne 25 % svojho času. Predtým tento čas trávila administratívnymi úlohami, vyhľadávaním dokladov alebo komunikáciou so zamestnancami o chýbajúcich účtovných dokladoch. Navyše, bez ohľadu na to, kde sa nachádza, má celý systém na dosah ruky a kedykoľvek sa môže dostať k akémukoľvek dokladu, ktorý potrebuje vybaviť.
Spoločnosť využíva aj možnosti vyťaženia pomocou integrovaného nástroja Rossum. To pomáha šetriť čas a zdĺhavú prácu s prepisovaním údajov. Systém vyextrahuje doklad a účtovníčke stačí vykonať rýchlu kontrolu. Vďaka tomu sa dá dosiahnuť aj úspora času v nižších desiatkach percent.
Vyjadrenie klienta
Na záver pani Pchálková dodáva: „So systémom DOCSPOINT som veľmi spokojná. Je prehľadný, nezahlcuje sa zbytočnými informáciami na tento účel. Spĺňa požiadavky na schvaľovanie a obeh dokladov. Informácie sú pre tých, ktorí so systémom pracujú na vstupe, vždy dostupné a prehľadné. Títo ľudia môžu ľahko sledovať, čo sa s dokladmi deje. Pre mňa ako účtovníka je veľmi pozitívne, že v účtovnom programe Pohoda vidím PDF verzie dokladov na jedno kliknutie. Nemusím hľadať v zložkách, čo oceňujem najmä pri rôznych kontrolách, auditoch a pod.“
Zistite, ako vám Docspoint môže ušetriť desiatky hodín času a účtovných nákladov.
Kontaktujte nás pre nezáväznú konzultáciu a bezplatnú ukážku.