Vyťažovanie dokumentov

Pri spracúvaní veľkých objemov účtovných dokladov (desiatky až stovky denne) nie je forma ručného spracovania účinná. Je časovo náročná, hrozí riziko chýb (zlyhanie ľudského faktoru), no najmä môžete svojim šikovným účtovníkom prideliť omnoho sofistikovanejšie úlohy s oveľa vyššou pridanou hodnotou než je prepisovanie dokumentov do účtovného programu. Najmä vtedy, ak sú k dispozícii riešenie na vyťažovanie dokumentov.

Dnes dostupný vyťažovací softvér dokáže úplne nahradiť ručnú prácu s dokumentmi. Vyťaží informácie z jednoduchej tabuľky aj zložitej faktúry. Dokáže aj také kúzla, ako je spárovanie dodacieho listu s faktúrou. Využíva na to pokročilé technológie z oblasti analýzy textu, umelú inteligenciu a strojové učenie.

 

OCR

Na vyťažovanie dokumentov sa používa technológia OCR (optické rozpoznávanie znakov).

 

Riešenie Docspoint a vyťažovanie účtovných dokladov

Riešenie Docspoint ponúka vďaka doplnkovým modulom možnosť vyťažovania vašich dokladov a dokumentov. Spracúva digitálne či digitalizované (naskenované, odfotené) súbory - rozpozná dokument, vyhodnotí ho a vyťaží všetky jeho metadáta tak, aby ste s nimi mohli ďalej pracovať. Túto funkciu môžete využiť pri všetkých typoch vyššie uvedených dokladov a dokumentov, avšak vzhľadom na napojenie na účtovný softvér Pohoda využijete najmä možnosť vyťažovania faktúr a účtovných dokladov, ktoré môžete následne importovať práve do Pohody.

Po načítaní nových dokumentov, ktoré zašlete do Docspointu niektorým z možných spôsobov, aplikácia prečíta potrebné údaje a zapíše ich do databázy k danému dokladu (záznamu). Následne stačí vykonať rýchlu kontrolu, či sú všetky údaje správne a doklad môže odísť do účtovného programu.

 

Prečo sme si vybrali riešenie Rossum

Docspoint používa na extrakciu dokumentov české profesionálne riešenie Rossum. Prečo práve tento nástroj? Dôvod je jednoduchý. Rossum je najlepšie riešenie s podporou češtiny a slovenčiny, aké sme na trhu našli. Nie je najlacnejší, ale je jednoducho najlepší. Dosahuje najvyššiu presnosť pri rozpoznávaní textu. Efektívne využíva strojové učenie na svoje zlepšovanie a dosahovanie stále lepších výsledkov. O tom to celé je.

 

Rozbíjame mýty o dolovaní a strojovom spracovaní účtovných dokladov

Vďaka moderným technológiám existuje čoraz viac spôsobov digitalizácie účtovných dokladov. Niektoré fungujú len v Českej republike, napríklad formát ISDOC, iné možno použiť pre doklady zo zahraničia. Jedným z takýchto riešení je strojové získavanie dokladov. Hoci ide v súčasnosti o pomerne rozšírenú technológiu, stále okolo nej existuje mnoho mýtov. Poďme sa na ne pozrieť.

 

Mýtus 1: Extrakcia dokumentov je vždy 100 % presná

Hoci by sme si priali, aby to bola pravda, skutočnosť je taká, že žiadna technológia vrátane umelej inteligencie (AI) nie je bezchybná. Koniec koncov, ani ľudia nie sú takí. Umelá inteligencia a strojové učenie môžu ponúknuť vynikajúcu úroveň presnosti, ktorá často presahuje 95 %. Stále si však vyžadujú ľudský dohľad v prípade výnimiek alebo výsledkov s nízkou mierou spoľahlivosti. Zložité usporiadanie dokladov, jazykové odchýlky a nekvalitné dokumenty (alebo ich skeny) môžu znížiť presnosť. Je dôležité pýtať sa na veľkosť vzorky údajov, na ktorých bola umelá inteligencia vyškolená, pretože príliš malá vzorka môže viesť k vyššej úrovni chyby.

 

Mýtus 2: Naša spoločnosť je príliš malá na automatizované spracovanie dokumentov

Veľkosť firmy nemá vplyv na prínosy automatizácie. Aj tie malé môžu mať prospech z automatizovaného spracovania dokumentov a účtovných dokladov, pretože zefektívnenie procesov vedie k zvýšeniu produktivity a efektívnosti bez ohľadu na množstvo papierov. Automatizácia je viac o vašom prístupe k digitalizácii a očakávanom raste ako o skutočnej veľkosti vašej firmy. Každý nástroj, ktorý vám pomôže dosiahnuť prevádzkovú efektívnosť už od malej veľkosti firmy, urýchli rast spoločnosti a zabráni chybám a omylom, ktoré vás môžu stáť peniaze, ak ich nezvládnete.

 

Mýtus 3: Stačí skenovať a ukladať dokumenty

Primárne si treba uvedomiť, že skenovanie nie je to isté ako spracovanie. Skenovanie a ukladanie dokumentov v digitálnej podobe síce môže priniesť určité výhody, ako napríklad jednoduchšie vyhľadávanie, ale inteligentné spracovanie dokumentov ide oveľa ďalej. Premieňa papierové dokumenty a doklady na dáta čitateľné počítačom. To umožňuje extrakciu a analýzu informácií, čo vedie k hlbšiemu pochopeniu a optimalizácii procesov. Zatiaľ čo súbor pdf vytvorený skenovaním dokladu je "obraz", ktorého obsah musí opäť spracovať človek, pri strojovo čitateľných dokladoch môžete celé spracovanie údajov prenechať počítaču.

 

Mýtus 4: Vyťažovanie dokladov si vyžaduje drahý softvér na vlastnom hardvéri (on-premise riešenie)

Vďaka pokroku v oblasti cloudových technológií a modelov SaaS (softvér ako služba) je teraz možné poskytovať spracovanie dokumentov ako online službu. Cloudové riešenia ponúkajú škálovateľnosť, jednoduchú aktualizáciu a údržbu, vysokú dostupnosť a nákladovú efektívnosť bez potreby investovať do drahého hardvéru. Jednoducho si prenajmete online službu (zvyčajne na základe mesačného poplatku za určitý limit počtu spracovávaných dokumentov) a všetky ostatné náklady a prevádzkové starosti prenecháte poskytovateľovi služby.

 

Mýtus č. 5: Na využívanie vyťažovania dokladov potrebujete drahého IT špecialistu

Toto tvrdenie môže, ale nemusí byť pravdivé. Ak máte špecifické požiadavky na softvér na vyťažovanie dokumentov, je pravdepodobné, že budete potrebovať vyššie uvedené lokálne riešenie. Bežní používatelia, ako sú tradičné podniky alebo účtovné kancelárie, sa však o niečo také nemusia starať.

Navyše, moderné cloudové riešenia na spracovanie dokumentov sú navrhnuté tak, aby ich koncoví používatelia mohli jednoducho spravovať bez potreby zásahu IT oddelenia. Ak používate riešenie SaaS (softvér ako služba), za všetky aktualizácie a údržbu je potom zodpovedný poskytovateľ.

 

Mýtus 6: Skutočne funkčné vyťažovanie dokladov je účinné len pre jednoduché dokumenty

Toto tvrdenie mohlo byť pravdivé predtým, ako sa do vyťažovania dokumentov zapojila umelá inteligencia. Na rozdiel od riešení založených na šablónach (ktoré kedysi dominovali na trhu) si pokročilá AI dokáže poradiť s komplexnými dokumentmi s neštruktúrovanými údajmi. Využíva strojové učenie a spracovanie prirodzeného jazyka na extrakciu a analýzu údajov z rôznych typov dokumentov.

 

Mýtus 7: Automatizácia spracovania dokumentov povedie k prepúšťaniu

Automatizácia preberá rutinné úlohy s nízkou pridanou hodnotou. Neznamená to však zrušenie pracovných miest. Naopak, umožňuje zamestnancom venovať sa zložitejším úlohám s vysokou pridanou hodnotou, čím sa zvyšuje ich spokojnosť a produktivita. Dáva spoločnosti možnosť skutočne využiť kreativitu a zručnosti svojich zamestnancov namiesto toho, aby ich platila za úlohy, ktoré môže vykonať stroj s minimálnymi nákladmi.

Zatiaľ čo strojové spracovanie dokladov automatizuje rutinné úlohy, pri riešení výziev, ako je komplexné rozhodovanie alebo diferencované súvislosti, potrebuje ľudskú pomoc. Ľudská inteligencia je potrebná na riešenie výnimiek, zabezpečenie presnosti a poskytovanie vysoko odborných rád.

 

Záver

Zmení automatizácia budúcnosť veľkej časti ľudských činností?

Áno, ak v ňu veríte. Pochopte ju. Pracujte s ňou. Digitálna transformácia je budúcnosť.

Náklady na ničnerobenie sú vysoké. Tvrdohlavé zotrvávanie pri manuálnom spracovaní dokumentov vyčerpá váš tím a zvýši úbytok zamestnancov, zníži produktivitu a poškodí vzťahy so zákazníkmi. Peniaze, ktoré ušetríte v krátkodobom horizonte, obmedzia rast vašej spoločnosti v dlhodobom horizonte.