O spoločnosti P-P-MAT, s.r.o.
Spoločnosť poskytuje komplexné služby colnej agentúry, poradenstvo v oblasti zahraničného obchodu, školenia v colnej problematike, INTRASTAT a zahraničný obchod. Vedie kompletnú evidenciu štatistík INTRASTAT, pomáha firmám zaviesť a optimalizovať vedenie evidencie INTRASTAT. Zastupuje klientov aj pri colných kontrolách a spolupracuje pri účtovných auditoch. Špecializuje sa tiež na spracovanie a vybavovanie žiadostí, odvolaní, sťažností alebo sporov s colnou správou, vybavovanie súvisiacej právnej agendy a zastupovanie v týchto konaniach pred orgánmi colnej správy.
P-P-MAT využíva na vedenie účtovníctva systém POHODA a služby externej účtovnej spoločnosti. Mesačne spracuje menej ako sto dokumentov, z toho v priemere približne 150 dokumentov prostredníctvom služby Docspoint. V súčasnosti má 7 zamestnancov.
Pred službou Docspoint bol papier. Veľa papiera.
Pred zavedením systému Docspoint spoločnosť predkladala väčšinu dokumentov do svojej účtovnej kancelárie v papierovej forme, vrátane dokumentov zasielaných elektronicky dodávateľmi. Rozdelené zasielanie časti dokumentov v papierovej forme a časti elektronicky e-mailom vo formáte PDF sa spoločnosti neosvedčilo. Z tohto dôvodu jej zamestnanci všetky dokumenty vytlačili, čo si vyžiadalo časovo náročné spracovanie, tlač a archiváciu, ako aj náklady na tlač a papier.
Hlavným dôvodom, prečo spoločnosť P-P-MAT zvažovala úplnú digitalizáciu svojho účtovníctva, bolo neúplné a neskoré zasielanie dokumentov externému účtovníkovi.
Dnes už žiadne fyzické odovzdávanie
Vďaka službe Docspoint už spoločnosť nemusí fyzicky odovzdávať dokumenty do účtovníctva. Prostredníctvom aplikácie Docspoint ich importujú priamo do programu Pohoda, kde zodpovedný pracovník pripraví dokument na zaúčtovanie. Externý účtovník potom dokončí celú operáciu v programe Pohoda a zaúčtuje doklad. Odkaz na verziu dokumentu vo formáte PDF je k dispozícii priamo v účtovnom softvéri na karte Dokumenty. Účtovník preto nemusí vstupovať do systému Docspoint a vyhľadávať jednotlivé doklady. Všetko môže robiť z programu Pohoda, kde je vďaka príprave pracovníkov P-P-MAT všetko nachystané na dokončenie.
Zavedením systému Docspoint spoločnosť vyriešila prenos a úplnosť dokumentov z jedného dňa na druhý. Okrem toho sa elektronické dokumenty od dodávateľov odosielajú priamo do riešenia importnej elektronickej pošty Docspoint a následne sa automaticky spracúvajú. Vďaka tomu nie je potrebné preposielať e-maily alebo nahrávať prílohy z jedného úložiska do druhého.
Už žiadne papierovanie
O vplyve používania služby Docspoint klient hovorí: "Je ťažké vyjadriť všetky výhody, ale jedným zo základných merateľných efektov je, že sa odstránilo hromadné zostavovanie dokumentov na predloženie účtovníkovi, čo predstavovalo najmenej 3 hodiny času každý mesiac."
A v čom vidí klient najväčší prínos: "Odpadlo papierovanie - spoliehame sa na archív dokumentov v elektronickej podobe. A za necelý rok používania služby Docspoint sme niekoľkokrát využili aj rýchly prístup k dokumentu PDF v programe Pohoda a jeho odoslanie e-mailom (reklamácie produktu)."
Zistite, ako vám Docspoint môže ušetriť desiatky hodín času a účtovných nákladov.
Kontaktujte nás pre nezáväznú konzultáciu a bezplatnú ukážku.