O společnosti P-P-MAT, s.r.o.
Společnost poskytuje komplexní služby celního jednatelství, poradenství v oblasti zahraničního obchodu, pořádá školení v celní problematice, INTRASTATu a zahraničním obchodě. Vede kompletní evidenci statistiky INTRASTAT, pomáhá firmám zavádět a optimalizovat vedení evidence INTRASTAT. Dále zastupuje klienty při celních kontrolách, spolupracuje při účetních auditech. Specializuje se také na zpracování a vyřizování žádostí, odvolání, stížností či sporů s celní správou, vyřizování s tím spojené právní agendy a zastupování v těchto řízeních před orgány celní správy.
Společnost P-P-MAT používá pro vedení účetnictví systém POHODA a služby externí účetní společnosti. Měsíčně zpracovává nižší stovky dokladů, z toho v průměru cca. 150 dokladů přes řešení Docspoint. Aktuálně má 7 zaměstnanců.
Před Docspointem byl papír. Hodně papíru.
Před implementací Docspointu společnost své účetní kanceláři předávala většinu dokladů v papírové podobě, a to včetně těch, které jí dodavatelé posílali elektronicky. Dělené předávání části dokladů v papírové podobě a části elektronicky e-mailem v PDF se společnosti neosvědčilo. Z tohoto důvodu její pracovníci veškeré doklady tiskli, což s sebou nese časové nároky na zpracování, vytištění a založení dokladů a náklady na tisk a papír.
Hlavním důvodem, proč společnost P-P-MAT uvažovala o plné digitalizaci účetnictví, bylo neúplné a pozdní předávání dokladů externí účetní.
Dnes už žádné fyzické předávky
Díky Docspointu dnes již firma doklady účetní kanceláři fyzicky předávat nemusí. Importuje je přes Docspoint rovnou do Pohody, kde odpovědný pracovník doklad připraví pro zaúčtování. Externí účetní pak celou operaci v Pohodě dokončí a doklad zaúčtuje. Odkaz na PDF verzi dokladu má k dispozici přímo v účetním programu v záložce Dokumenty. Není tedy nutné, aby účetní vstupovala do Docspointu a hledala jednotlivé doklady. Vše zvládne z programu Pohoda, kde má díky přípravě pracovníků P-P-MAT vše přichystáno k dokončení.
Zavedením Docspointu společnost ze dne na den vyřešila předávání a zajištění kompletnosti dokladů. Navíc jsou elektronické doklady od dodavatelů zasílány rovnou na importní e-mail řešení Docspoint a poté ihned automaticky zpracovány. Nemusí tak docházet k přeposílání e-mailů nebo nahrávání příloh z jednoho uložiště na druhé.
Už žádné papírování
K dopadům používání Docspointu klient říká: „Těžko vyjádřit všechny přínosy, ale jeden základní měřitelný efekt je, že odpadla hromadná kompletace dokladů pro předání účetní, což představovalo minimálně 3 hodiny času každý měsíc.“
A v čem klient vidí největší výhodu: „Odpadlo papírování – spoléháme na archiv dokladů v elektronické podobě. A za necelý rok používání Docspointu už jsme několikrát využili i rychlý přístup k PDF dokladu v Pohodě a jeho odeslání e-mailem (reklamace výrobku).“
Zjistěte, jak může Docspoint ušetřit desítky hodin času
a náklady na účetnictví i vám.
Napište si o nezávaznou konzultaci a bezplatné demo.