Používanie Docspointu
Systém Docspoint rozlišuje celkom 6 používateľských rolí:
Základný používateľ (povinná rola) - zamestnanec firmy / klient, ktorý nahráva doklady. Základný používateľ vždy vidí v systéme len doklady, ktoré sám nahral, alebo poslal cez e-mail či mobilnú aplikáciu.
Asistentka (voliteľná rola) - osoba, ktorá môže dopĺňať / vyťažovať informácie o dokladoch a následne ich posielať do ďalšieho stavu podľa nastaveného workflow (na schválenie, zaúčtovanie a pod.). Táto rola je vhodná, ak existuje väčšie množstvo používateľov, ktorí obstarávajú doklady, ale títo používatelia nechcú sami doklady v systéme editovať.
Schvaľovateľ (voliteľná rola) - ak je požiadavka na schvaľovanie dokladov pred ich samotným zaúčtovaním do účtovného programu, je možné využiť rolu schvaľovateľa. Kým schvaľovateľ (manažér) doklad neschváli, doklad sa nedá odoslať účtovníčke. Schvaľovanie je možné aj viacúrovňové.
Účtovník (povinná rola) - účtovný používateľ, ktorý doplní prípadné chýbajúce informácie o doklade, dokončuje zaúčtovanie a odosiela doklad do účtovného programu (napr. POHODA).
Majiteľ (voliteľná rola) - základný používateľ s oprávnením prístupu k dokladom nahraným všetkými základnými používateľmi (bežný základný používateľ vidí len tie doklady, ktoré sám nahral).
Organizačný admin (voliteľná rola) - špeciálna rola umožňujúca pasívny (bez možnosti editácie) náhľad nad všetkými dokladmi vo všetkých stavoch pre danú klientsku spoločnosť (firmu).
Na automatizované vyťažovanie dokladov je použitý externý nástroj Rossum, ktorý je integrovaný do Docspointu. Pri vyťažovaní sa využívajú princípy strojového učenia, keď sa nástroj Rossum snaží prehľadať celý dokument a nájsť v ňom požadované informácie.
Ak chce používateľ vyťažiť vybraný doklad, označí ho v zozname dokladov a stlačí tlačidlo „Vyťažiť“. Tlačidlo sa nachádza pod zoznamom dokladov alebo aj v pravom hornom rohu v režime editácie vybraného dokladu.
Po odoslaní dokladu na vyťaženie je tento stav signalizovaný v zozname dokladov „ozubeným kolieskom“. Proces vyťažovania trvá v priemere 2 minúty a počas tejto doby je doklad uzamknutý pre úpravy. Po dokončení vyťažovania sa zistené informácie naplnia do konkrétnych polí v detailoch dokladu.
Zistite ID dokladu (nájdete ho ako druhý záznam odspodu v Histórii záznamov práce s dokladom).
Toto ID spolu s popisom chyby, prípadne aj printscreenom, pošlite na e-mail servis@docspoint.cz. Nezabudnite tiež uviesť, pod akým používateľom ste boli prihlásení, keď k problému došlo.
Áno, aplikácia Docspoint formát ISDOC plne podporuje. Ak v sebe účtovný doklad vkladaný do aplikácie Docspoint obsahuje prílohu vo formáte ISDOC alebo máte ISDOC ako samostatný súbor, pri nahraní takéhoto dokladu sa všetky metadáta ihneď vyťažia z ISDOC súboru a naplnia do zodpovedajúcich políčok v Docspointe. (Podmienkou je, aby sa názov PDF dokladu a názov ISDOC súboru zhodovali, napr. Faktura0001.PDF a Faktura0001.isdoc).
Zasielanie dokladov vrátane ISDOC súborov funguje aj cez e-mail. Z pohľadu spracovania dokladu Docspointom nie je v spôsobe zaslania dokladu žiadny rozdiel. Doklad vo formáte ISDOC zaslaný cez e-mail tak bude vyťažený úplne rovnako, ako keby ste ho do Docspointu nahrali „ručne“ sami.
Docspoint umožňuje zadávať čiastky ako pomocou desatinnej bodky, tak aj čiarky. Pri ukladaní vykonaných zmien sa prípadná desatinná bodka automaticky zmení na desatinnú čiarku.
Ak na tento problém napriek tomu narazíte, kontaktujte nás prosím na e-maile servis@docspoint.cz, ideálne s priloženým screenshotom závadného stavu a presným popisom miesta (záložky), kde k nemu dochádza.
Logika práce v Docspointe vychádza z tzv. workflow, teda kombinácie používateľských rolí a zmeny stavov, ktorými každý doklad prechádza. Prideľovanie dokladov ďalším používateľom je k dispozícii pre tzv. „obslužných používateľov“ (napr. schvaľovateľov, prípadne používateľov v role účtovníka). Používateľ, ktorý odosiela doklad do ďalšieho stavu (k ďalšiemu kroku spracovania), tak môže zvoliť používateľa, ktorému bude v ďalšom kroku doklad priradený.
Ak má napríklad klient workflow nastavené tak, že doklady odoslané na zberné e-maily jednotlivých spravovaných spoločností prejdú rovno do stavu „Na zaúčtovanie“, sú takéto doklady zobrazené všetkým používateľom v role účtovníka/čky. Títo jednotliví používatelia si buď doklad priradia na spracovanie, prípadne ho môžu ponechať na spracovanie inému používateľovi v rovnakej role (nie však priradiť). Rovnakú logiku možno aplikovať napr. na schvaľovateľov.
Ak vám súčasné nastavenie workflow nevyhovuje, je možné ho akokoľvek upraviť. Pre takúto zmenu nás prosím kontaktujte na e-maile servis@docspoint.cz.
Problém s prepínaním medzi agendami a zobrazením chybného obsahu bol opravený v poslednej verzii aplikácie, ktorú sme nasadzovali pred niekoľkými týždňami.
Čo sa týka zobrazenia neaktuálneho výsledku napríklad pri vyhľadávaní alebo filtrácii dokladov, je tento stav spôsobený tým, že sa požiadavka na filtráciu / vyhľadávanie dokladov stále spracováva na pozadí. Výsledok teda nie je zobrazený „okamžite“, ale jeho načítanie môže nejakú dobu trvať.
Aby bolo zrejmé, že (kedy) stále dochádza k spracovaniu požiadavky, doplníme do Docspointu grafické znázornenie priebehu.
Kontrola duplicitných dokladov sa vykonáva voči všetkým dokladom v systéme nezávisle od ich stavov. Stav „Removed“ („Odstránené“) získa doklad, ktorý niekto z používateľov vymaže ešte predtým, ako je doklad odoslaný do Pohody. Takéto doklady sú ďalších 30 dní k dispozícii v Archíve. Až potom sú úplne odstránené. Toto správanie je zámerné – pre prípad nechceného zmazania či prípadnej kontroly, aký obsah bol zmazaný.
Pre používateľa môže byť užitočné zistiť, že spracovávaný doklad už v systéme existuje a že zároveň došlo k zmazaniu pôvodnej verzie. Preto sa robí kontrola duplicít aj voči odstráneným dokladom.
Toto upozornenie je dôležité, pretože šablóny obsahujú dáta, ktoré majú väzbu na konkrétny účtovný rok. Ak účtovný rok na šablóne nezodpovedá účtovnému roku na doklade, nie je možné metadáta zo šablóny do nového dokladu načítať.
Je teda potrebné upraviť účtovný rok (prípadne ďalšie súvisiace údaje, napr. stredisko alebo číselnú radu) aj v šablóne. Túto úpravu však nemusíte vykonávať v každej šablóne zvlášť. Docspoint totiž umožňuje hromadné úpravy šablón (rovnako ako dokladov).
Medzi používateľskými rolami v Docspointe existuje špeciálny typ používateľa – tzv. Organizačný admin. Cez túto rolu je možné vidieť všetky doklady naprieč všetkými stavmi, klientskymi spoločnosťami a používateľmi. Ide o pasívny náhľad. Nie je teda v tejto role možné doklady editovať. Ak takúto rolu potrebujete, stačí o jej vytvorenie požiadať na e-maile servis@docspoint.cz.
Áno, ku každému dokladu je možné nahrávať prílohy. Vytvára sa tak "online zložka", kde sú všetky súvisiace dokumenty elektronicky archivované. Nahrávanie príloh sa vykonáva cez ikonu „obláčika so šípkou nahor“ vo funkčnej lište nad náhľadom dokladu.
Nad náhľadom každého dokladu je funkčná lišta s rôznymi ikonami vrátane ikony „tlačiarne“ slúžiacej pre tlač dokumentov a tiež ikony „šípky nadol“ umožňujúcej doklad stiahnuť.
Aktualizácie systému Docspoint sú vykonávané automaticky a nové funkcie sa štandardne zobrazia ihneď po prihlásení používateľa.
Ak by sa tak nestalo, je potrebné vo webovom prehliadači vymazať cache pamäť a obnoviť stránku pomocou kombinácie klávesov CTRL + SHIFT + R.
Áno, určite. Ušetríte tým čas, pretože nebudete musieť e-mail s dokladom prijatý od vašich obchodných partnerov sami preposielať do Docspointu.
Doklady môže na pridelenú e-mailovú adresu zasielať ktokoľvek. Podmienkou pre úspešné spracovanie e-mailu je len to, že príloha (samotný doklad) musí byť vo formáte PDF.
V jednom e-maile je možné zasielať aj viac PDF súborov. Každý PDF súbor uložený v prílohe e-mailu bude zavedený ako samostatný doklad a používateľ ho nájde v zložke Moje doklady.
E-mailové schránky sú automaticky kontrolované každých 5 minút.
Toto je zámer. Aby sme dodržali legislatívnu požiadavku na elektronickú archiváciu účtovných dokladov, pôvodný súbor s dokladom musí zostať zachovaný bez zmien. Zachovávame teda obsah aj názov v podobe, v akej bol doklad nahratý do Docspointu.
Informácia o pridelení časovej pečiatky je uložená v záložke História v detaile každého dokladu.
Na začiatku tohto roka sme mali určité problémy so zobrazovaním informácie o pridelení pečiatky v logu. Teraz postupne prechádzame dotknuté doklady a túto informáciu dopĺňame.
Áno, vami popísaný stav zodpovedá nastaveniu Docspointu. Voľba „Načítať dáta“ nahradí údajmi zo šablóny všetko, čo bolo v doklade už vyplnené. Voľba „Doplniť dáta“ doplní zo šablóny len tie metadáta, ktoré zatiaľ v editovanom doklade neboli vyplnené.
Popis týchto a ďalších nových funkcií je možné nájsť na https://docspoint.cz/sk/novinky-z-vyvoja-10-2024/.
Môžete nám prosím napísať, aký používate prehliadač a aký máte nastavený jazyk vášho operačného systému? Pokúsime sa všetko preveriť, pretože toto správanie nepozorujeme u iných používateľov – názvy stavov sú po česky.
Šablóny však obsahujú pomerne veľké množstvo rôzne previazaných dát, ich načítavanie môže byť preto dlhšie ako u ostatných častí aplikácie. Vždy ide ale o jednotky sekúnd. Rolu (v rýchlosti odozvy celej aplikácie) samozrejme hrá aj kvalita internetového pripojenia.
Rýchlosť odozvy celého systému pravidelne monitorujeme a optimalizujeme. Je však závislá aj na množstve dát (počte dokladov), ktoré máte v Docspointe uložené. Určitého zrýchlenia načítavania jednotlivých podstránok možno dosiahnuť znížením počtu zobrazovaných dokladov (šablón) na jednej stránke.
Pri zobrazení potenciálnej duplicity dokladu je jeho ID použité zámerne, pretože ide o unikátny identifikátor každého dokladu. Akýkoľvek iný údaj môže byť rovnaký na viacerých dokladoch. Tým pádom by identifikácia duplicitného dokladu nebola jednoznačná.
Avšak je možné zobrazené ID dokladu skopírovať a vyhľadať si zodpovedajúci doklad cez vyhľadávacie pole (označené symbolom lupy hore uprostred stránky). ID dokladu je možné tiež nájsť u každého dokladu v záložke História ako jeden z prvých záznamov „Vytvorené“.
Možnosť vynechať duplicitný doklad a vykonať požadovanú akciu u ostatných označených dokladov zaraďujeme medzi plánované funkcie.
Využitie na mobile a mobilná apikácia
Zoznam dokladov v mobilnej aplikácii zobrazuje iba doklady, ktoré daný používateľ zaslal prostredníctvom mobilnej aplikácie. Neslúži teda ako alternatíva k plnohodnotnému archívu, ktorý používateľ vidí vo webovej aplikácii https://app.docspoint.cz. Mobilná aplikácia slúži ako „vstupný bod“, teda na nahrávanie dokladov, nie na plnohodnotnú prácu so systémom Docspoint.
Odosielanie dokladov cez mobilnú aplikáciu funguje iba pre základných používateľov. Ostatné role – napríklad asistentka, schvaľovateľ alebo účtovník – nemôžu odosielať doklady do Docspointu cez mobilnú aplikáciu.
Pre štandardný prístup k dokladom môžete používať bežný internetový prehliadač vo vašom telefóne a prihlásiť sa klasickým spôsobom pomocou svojho prihlasovacieho mena a hesla.
Ak však chcete pomocou telefónu doklady fotiť a posielať, odporúčame použiť našu natívnu mobilnú aplikáciu „Docspoint“, ktorá je dostupná pre Android aj iOS cez Google Play alebo App Store.
Natívnu aplikáciu Docspoint ponúkame pre oba najrozšírenejšie operačné systémy – Android aj Apple iOS.
Mobilná aplikácia Docspoint je určená primárne pre fotenie (digitalizáciu) papierových dokladov. Nie je mobilnou alternatívou desktopovej aplikácie, čo ani nebol náš zámer.
Ak potrebujete pracovať s plnou verziou Docspointu na svojom mobilnom telefóne, môžete si ju otvoriť v klasickom webovom prehliadači.
Zasielanie dokladov cez e-mail
Každému základnému používateľovi systému Docspoint je zriadená unikátna e-mailová schránka. Ak na tento e-mail pošlete doklady vo formáte PDF, automaticky budú importované do systému Docspoint. Pridelenú e-mailovú adresu môžete poskytnúť aj svojim obchodným partnerom, ktorí vám týmto spôsobom môžu doklady posielať priamo do Docspointu.
Pomocou predmetu odoslaného e-mailu je možné určiť typ zasielaného dokladu. Ak do predmetu e-mailu uvediete niektorú z nižšie uvedených skratiek, Docspoint pri nahrávaní dokladu túto informáciu automaticky predvyplní.
| Prijatá faktúra | fpr |
| Prijatá zálohová faktúra | fpz |
| Vydaná faktúra | fvy |
| Vydaná zálohová faktúra | fvz |
| Interný doklad | ido |
| Ostatné pohľadávky | opo |
| Ostatné záväzky | oza |
| Pokladňa - príjem | ppr |
| Pokladňa - výdaj | pvy |
| Prijatý opravný daňový doklad | pod |
| Rôzne | rzn |
| Vydaný opravný daňový doklad | vod |
Áno, zberné e-maily sú pevne viazané ku konkrétnej klientskej spoločnosti a táto logika je súčasťou základného workflow v Docspointe. Pre každú spoločnosť vytvárame unikátnu adresu zberného e-mailu.
Chápeme, že pohľad na túto funkciu môže byť rôzny. Naša motivácia pre vyššie popísanú implementáciu je, že vďaka jednoznačnej adrese pre každého klienta predídeme tomu, aby bol doklad zaúčtovaný do Pohody pod inú klientsku spoločnosť.
Ak napriek tomu potrebujete meniť klientsku spoločnosť, môžeme vybraným používateľom prideliť oprávnenie vykonať takúto zmenu. Stačí nám zaslať meno (login) používateľa, pre ktorého chcete toto oprávnenie nastaviť, na e-mail servis@docspoint.cz.
Importované doklady používateľ nájde v sekcii Moje doklady. Podľa nastaveného workflow je následne možné doklady ďalej spracovávať alebo napríklad odoslať na automatizované spracovanie dát.
V jednom e-maile je možné zaslať aj viacero PDF súborov. Každý PDF bude naimportovaný ako samostatný doklad.
Obmedzenie počtu dokladov je dané iba maximálnou veľkosťou prílohy nastavenou poskytovateľom e-mailovej služby odosielateľa.
Účtovný program
Ak vykonáte zmenu čísla dokladu alebo číselného radu v Pohode (ale typ dokladu zostane nezmenený), systém Docspoint túto zmenu automaticky zaregistruje a aktualizuje na doklade v zložke Archív v Docspointe.
Všetky informácie, ktoré o doklade zadáte alebo vyťažíte na strane Docspointu, sa po importe do Pohody uložia do zodpovedajúcich políčok. Rovnako, ako keby ste doklad zadávali priamo v Pohode, vrátane napríklad číselníkov ako stredisko, činnosť, zákazka, číselný rad, členenie DPH a pod.
Párovanie dokladov s adresármi v Pohode funguje. Podmienkou pre správne fungovanie však je, aby verzia záznamu partnera – dodávateľa, ktorého na doklade používateľ zadá v Docspointe, bola zhodná s verziou načítanou z Pohody.
Pri prvotnom napojení účtovných jednotiek sa z Pohody do Docspointu importujú aj záznamy adresára v Pohode. Takéto záznamy majú okrem bežných údajov aj tzv. externé ID, teda ID priradené Pohodou. Ak je pri editácii v Docspointe vybraný záznam dodávateľa načítaný z Pohody, po importe sa vykoná väzba dokladu na adresár v Pohode (právě pomocou externého ID).
Ak ale v Docspointe na doklade zadáte dodávateľa, ktorého nemáte v adresári v Pohode, alebo napríklad aj načítate pôvodný záznam z adresára, ale upravíte nejaký jeho detail (napr. ulicu), vytvoríte tým inú verziu záznamu. Ak následne takýto doklad naimportujete do Pohody, väzba na adresár sa nevytvorí.
Informácia o tom, či ide o záznam natiahnutý z Pohody alebo priamo vytvorený / upravený v Docspointe, sa zobrazuje v zátvorke za názvom partnera. Napríklad keď vyhľadávate partnera podľa názvu alebo IČ.
Ak teda pre vypĺňanie údajov o dokladoch používate primárne šablóny, odporúčame overiť, že v danej šablóne máte uložený záznam partnera načítaný z Pohody.
Je potrebné aktivovať účtovanie v prechodnom období aj pre používateľa v Pohode, ktorý je využívaný naším mostíkom (aplikácia Watchdocs) pre XML importy/exporty.
Správny postup prechodu na účtovanie v prechodnom období je nasledovný:
- Na serveri alebo lokálnom PC, kde beží Pohoda, zastavte systémovú službu Watchdocs (mostík na prenos dokladov medzi Docspointom a Pohodou).
- V Pohode sa prihláste pod dedikovaným účtom, ktorý používa naša aplikácia Watchdocs. Následne aktivujte účtovanie v prechodnom období.
- Znovu spustite systémovú službu Watchdocs. Podrobnejší návod nájdete v sekcii “Najčastejšie otázky a návody -> Ako uzavrieť rok a prejsť na nové účtovné obdobie v programe Pohoda a Docspoint?”
Ak prebieha aktualizácia Pohody (od momentu stiahnutia novej verzie), v účtovnom softvéri nefungujú XML importy. To znamená, že nie je možné nahrávať doklady z Docspointu ani z iných zdrojov.
Ak používate Pohodu s MDB databázami, po inštalácii nášho mostíka Watchdocs v Pohode pravdepodobne narazíte na toto chybové hlásenie:
Alebo na jeho slovenskú verziu.
Napriek veľkej snahe odstrániť túto chybu zatiaľ vývojový tím Pohody nebol úspešný. Kolegovia zo Stormware nás však uistili, že táto „chyba“ nemá vplyv na účtovné dáta ani na funkčnosť jedného či druhého systému. Po kliknutí na „OK“ môžete bez obáv pokračovať v práci.
Chybové hlásenie sa nezobrazuje, ak je mostík Watchdocs zastavený. V takom prípade však Docspoint nemá spojenie s Pohodou a nefunguje import dokladov z Docspointu do Pohody.
Aktuálne ponúkame plnú integráciu s účtovným systémom POHODA od spoločnosti STORMWARE s.r.o.
Napojenie na ďalšie účtovné programy je v pláne.
Docspoint a jeho podpora
Dostupnosť systému Docspoint a prístup k dokladom je garantovaný na 99,99% času v režime 24/7 v rámci kalendárneho roka.
Technická podpora je dostupná prostredníctvom e-mailu servis@docspoint.cz.
Potvrdenie o prijatí požiadavky klienta je zasielané najneskôr do 24 hodín od doručenia požiadavky. V prípade existujúceho problému je zahájené jeho riešenie bez zbytočného omeškania, najneskôr však do 48 hodín od potvrdenia poskytovateľa o prijatí požiadavky. Náprava bude pri jednoduchších a štandardných problémoch vykonaná bez zbytočného zdržania, najneskôr do 5 pracovných dní od potvrdenia prijatia požiadavky. V prípade zložitejších zásahov bude termín opravy stanovený po dohode s klientom.
Všetky servisné a vývojové práce budú vykonávané tak, aby minimálne obmedzili chod systému Docspoint a prístup klienta k jeho údajom.
Všetky doklady vrátane metadát (informácií o dokladoch) sú pravidelne zálohované na viacerých fyzicky oddelených úložiskách. Všetky úložiská sú zabezpečené proti neoprávnenému prístupu.
Ak si klient praje vykonať vlastnú zálohu dát, jeho dáta môžu byť exportované na základe požiadavky zaslanej na e-mail servis@docspoint.cz. Cena tejto služby je účtovaná podľa hodinovej sadzby servisných prác podľa aktuálneho cenníka.
Nie. Systém Docspoint je poskytovaný ako kompletná služba, teda aj samotné doklady (PDF súbory) sú uložené v cloudovom prostredí spravovanom poskytovateľom. Zo strany klienta nie je potrebná žiadna vlastná infraštruktúra.
Všetky servery využívané v Docspointe na ukladanie dokladov či ich zálohovanie sú fyzicky umiestnené na území EÚ, aby boli splnené legislatívne požiadavky na elektronickú archiváciu účtovných dokladov.
Návody
Aby sme vám uľahčili prechod na nové účtovné obdobie a predišli prípadným problémom pri používaní služby Docspoint, pripravili sme stručný návod, ako postupovať.
Aktivácia účtovania na prelome účtovného obdobia (účtovanie v nasledujúcom účtovnom období bez dátumu uzávierky)
- Ak v programe POHODA aktivujete účtovanie na prelome účtovných období, je potrebné toto nastavenie vykonať aj pre špecializovaného užívateľa v programe POHODA (napr. Docspoint), prostredníctvom ktorého náš mostík importuje doklady z Docspointu.
- Správnosť nastavenia je indikovaná písmenom "p" za číslom nového účtovného roka v stavovom riadku v programe POHODA (napr. 2022p).
- V systéme Docspoint nie je potrebné meniť nič iné. Účtovný rok viditeľný v aplikácii Docspoint (karta Všeobecné) zostáva rovnaký (napr. 2021) až do uzávierky údajov. Číselné rady na dokumente si však môžete vybrať podľa vlastných potrieb. Ak už máte číselné rady pre rok 2022 v programe POHODA, načítajú sa do programu Docspoint vďaka mostíku watchdocs a môžete ich vybrať na záložke Účtovníctvo - Číselné rady).
Dátová uzávierka a prechod na nové účtovné obdobie
- Predtým, ako v programe POHODA vykonáte dátovú uzávierku minulého účtovného obdobia niektorej z účtovných jednotiek, musíte najprv zastaviť aplikáciu "watchdocs" (mostík). Táto aplikácia beží ako systémová služba na serveri, na ktorom je umiestnená vaša POHODA.
- Potom môžete vykonať dátovú uzávierku.
- Po ukončení dátovej uzávierky a úspešnom prechode na nové účtovné obdobie je potrebné znovu spustiť mostík watchdocs.
- Potom sa do programu Docspoint automaticky načíta nový účtovný rok z programu POHODA vrátane číselných radov a ďalších údajov. Potom môžete pokračovať v spracovaní dokladov ako zvyčajne, ale do programu POHODA sa naimportujú pod novým účtovným obdobím.
