Používání Docspointu

Je možné si z Docspointu vytisknout nebo stáhnout uložené doklady?

Nad náhledem každého dokladu je funkční lišta s různými ikonami včetně ikony "tiskárny" sloužící pro tisk dokumentů a také ikony "šipky dolů" umožňující doklad stáhnout.

 
Je možné k archivovaným dokladům nahrávat přílohy?

Ano, ke každému dokladu je možné přihrávat přílohy. Vytváří se tak "online složka", kde jsou všechny související dokumenty elektronicky archivovány. Nahrávání příloh se provádí přes ikonu "obláčku se šipkou nahoru" ve funkční liště nad náhledem dokladu.

 
Lze pro nahrávání dokladů do Docspointu používat formát ISDOC?

Ano, aplikace Docspoint formát ISDOC plně podporuje. Pokud v sobě účetní doklad vkládaný do aplikace Docspoint obsahuje přílohu ve formátu ISDOC nebo máte ISDOC jako samostatný soubor, při nahrání takového dokladu se všechna metadata ihned vytěží z ISDOC souboru a naplní do odpovídajících políček v Docspointu. (Podmínkou je, aby se název PDF dokladu a název ISDOC souboru shodovaly, např. Faktura0001.PDF a Faktura0001.isdoc).

Zasílání dokladů včetně ISDOC souborů funguje i přes e-mail. Z pohledu zpracování dokladu Docspointem není ve způsobu zaslání dokladu žádný rozdíl. Doklad ve formátu ISDOC zaslaný přes e-mail tak bude vytěžen úplně stejně, jako kdybyste jej do Docspointu nahráli „ručně“ sami.

 
Jak funguje automatizované vytěžování dokladů?

Pro automatizované vytěžování dokladů je používán externí nástroj Rossum, který je do Docspointu integrován. Při vytěžování se využívají principy strojového učení, kdy se nástroj Rossum snaží prohledat celý dokument a najít v něm požadované informace.

Pokud chce uživatel vytěžit vybraný doklad, označí jej v seznamu dokladů a stiskne tlačítko "Vytěžit". Tlačítko se nachází pod seznamem dokladu nebo také v pravém horním rohu v režimu editace vybraného dokladu.

Po odeslání dokladu na vytěžení je tento stav signalizován v seznamu dokladů "ozubeným kolečkem". Proces vytěžování trvá v průměru 2 minuty a během této doby je doklad uzamčen pro úpravy. Po dokončení vytěžování se zjištěné informace naplní do konkrétních polí v detailech dokladu.

 
Jaké jsou uživatelské role v systému Docspoint?

Systém Docspoint rozlišuje celkem 6 uživatelských rolí:

  • Základní uživatel (povinná role) - zaměstnanec firmy / klient, který nahrává doklady. Základní uživatel vždy vidí v systému pouze doklady, které sám nahrál či poslal přes email nebo mobilní aplikaci.
  • Asistentka (volitelná role) - osoba, která může doplňovat / vytěžovat informace o dokladech a následně posílat do dalšího stavu podle nastaveného workflow (ke schválení, zaúčtování apod.). Tato role je vhodná, pokud existuje větší množství uživatelů, kteří pořizují doklady, ale tito uživatelé nechtějí sami doklady v systému editovat.
  • Schvalovatel (volitelná role) - pokud je požadavek na schvalování dokladů před jejich samotným zaúčtováním do účetního programu, je možné využít roli schvalovatele. Dokud schvalovatel (manažer) doklad neschválí, nelze doklad odeslat účetní. Schvalování je možné i více-úrovňové.
  • Účetní (povinná role) - účetní uživatel, který doplní případné chybějící informace o dokladu, dokončuje zaúčtování a odesílá doklad do účetního programu (např. POHODA).
  • Majitel (volitelná role) - základní uživatel s oprávněním přístupu k dokladům nahraným všemi základními uživateli (běžný základní uživatel vidí pouze ty doklady, které sám nahrál).
  • Organizační admin (volitelná role) - speciální role umožňující pasivní (bez možnosti editace) náhled nad všemi doklady ve všech stavech pro danou klientskou společnost (firmu).
 
Jak mám postupovat, když mám nějaký problém s konkrétním dokladem?

Zjistěte ID dokladu (naleznete jej jako druhý záznam odspodu v Historii záznamů práce s dokladem).

Toto ID spolu s popisem chyby případně i printscreenem pošlete na e-mail servis@docspoint.cz. Nezapomeňte také uvést, pod jakým uživatelem jste byli přihlášeni, když k problému došlo.

 
Mohu přidělenou e-mailovou adresu pro zasílání dokladů do Docspointu sdílet i se svými obchodními partnery?

Ano, určitě. Ušetříte tím čas, protože nebudete muset e-mail s dokladem přijatý od vašich obchodních partnerů sami přeposílat do Docspointu.

Doklady může na přidělenou e-mailovou adresu zasílat kdokoliv. Podmínkou pro úspěšné zpracování emailu je pouze to, že příloha (samotný doklad) musí být ve formátu PDF.

V jednom e-mailu je možné zasílat i více PDF souborů. Každý PDF soubor uložený v příloze e-mailu bude zaveden jako samostatný doklad a uživatel jej najde ve složce Moje doklady.

E-mailové schránky jsou automaticky kontrolovány každých 5 minut.

 
Kdy se v mé verzi Docspointu objeví nové funkce, které jste do systému přidali?

Aktualizace systému Docspoint jsou prováděny automaticky a nové funkce se standardně zobrazí ihned po přihlášení uživatele.

Pokud by se tak nestalo, je třeba ve webovém prohlížeči smazat cache paměť a obnovit stránku pomocí kombinace kláves CTRL + SHIFT + R.

 

Využití na mobilu a mobilní aplikace

Je nutné si instalovat mobilní aplikaci, pokud chci Docspoint používat v mobilu?

Pro standardní přístup k dokladům můžete použít běžný internetový prohlížeč ve vašem telefonu a přihlásit se klasickým způsobem pomocí svého přihlašovacího jména a hesla.

Pokud ale chcete s pomocí svého telefonu fotit a posílat doklady, doporučujeme použít naši nativní mobilní aplikaci "Docspoint", která je dostupná pro Android i iOS přes Google Play či App Store.

 
Jaké typy uživatelů (uživatelských účtů) mohou do Docspointu nahrávat doklady přes mobilní aplikaci?

Posílání dokladů přes mobilní aplikaci funguje pouze pro základní uživatele. Jiné role - např. asistentka, schvalovatel nebo účetní nemohou zasílat doklady do Docspoint přes mobilní aplikaci.

 
Jaké doklady vidí uživatel v mobilní aplikaci Docspoint?

Seznam dokladů v mobilní aplikaci zobrazuje pouze doklady, které daný uživatel zaslal přes mobilní aplikaci. Nefunguje tedy jako alternativa k plnohodnotnému archivu, který uživatel vidí ve webové aplikaci https://app.docspoint.cz. Mobilní aplikace slouží jako "vstupní bod", tedy pro nahrávání dokladů, nikoli pro plnohodnotnou práci se systémem Docspoint.

 
Pro jaké mobilní operační systémy je k dispozici mobilní aplikace?

Nativní aplikaci Docspoint nabízíme pro oba dnes nejrozšířenější systémy - tedy Android a Apple iOS.

 

Zasílání dokladů přes email

Jak mohu do Docspointu nahrávat doklady pomocí e-mailu?

Každému základnímu uživateli systému Docspoint je zřízena unikátní e-mailová schránka. Pokud na tento e-mail pošle doklady ve formátu PDF, budou automaticky importovány do systému Docspoint. Přidělenou e-mailovou adresu můžete sdělit i svým obchodním partnerům, kteří vám díky tomu mohou doklady posílat rovnou do Docspointu.

 
Kolik dokladů je možné najednou poslat e-mailem do Docspointu?

V jednom e-mailu je možné zaslat i více PDF souborů. Každý PDF soubor bude naimportován jako samostatný doklad.

Omezení počtu dokladů je dáno pouze maximální velikostí přílohy nastavené poskytovatelem e-mailového účtu odesílatele.

 
Kde jsou v Docspointu uloženy doklady zaslané do systému e-mailem?

Importované doklady uživatel nalezne v sekci Moje doklady. Podle nastaveného workflow je následně možné doklady dále zpracovávat nebo například zaslat k automatizovanému vytěžení.

 

Účetní software

S jakými účetními systémy dokáže Docspoint pracovat?

Aktuálně nabízíme plnou integraci s účetním systémem POHODA od firmy STORMWARE s.r.o.

Napojení na další účetní programy je v plánu.

 
Jakým způsobem jsou mezi sebou provázány záznamy o konkrétním dokladu v Docspointu a v účetním software POHODA?

Veškeré informace, které o dokladu zadáte / vytěžíte na straně Docspointu, se po importu do Pohody uloží do odpovídajících políček. Stejně jako byste doklad zadávali přímo v Pohodě, včetně např. číselníků jako středisko, činnost, zakázka, číselná řada, členění DPH, atd.

 
Jsou nějaká omezení v používání Docspointu při aktualizaci účetního programu Pohoda?

Probíhá-li aktualizace Pohody (počínaje tím, že je stažena nová verze), nefungují v účetním software XML importy. To má za následek, že nelze nahrávat doklady z Docspointu, ani z jiných zdrojů.

Aktualizace účetního sw Pohoda

 
Co je nutné udělat při přechodu mezi účetními obdobími v systému Pohoda?

Je třeba aktivovat účtování v přechodném období i pro uživatele v Pohodě, který je využíván naším můstkem (aplikace Watchdocs) pro XML importy / exporty. Správný postup přepnutí na účtování v přechodném období je následující:

  1. Na serveru / lokálním PC, kde běží Pohoda, zastavit běh systémové služby Watchdocs (můstek pro přenos dokladů mezi Docspointem a Pohodou).
  2. V Pohodě se přihlásit pod dedikovaným účtem, který je používán naší aplikací Watchdocs. Následně aktivovat účtování v přechodném období.
  3. Znovu spustit systémovou službu Watchdocs.

Podrobnější návod se nachází v sekci "Nejčastější dotazy a návody -> Jak provést ukončení roku a přechod na nové účetní období v Pohodě a Docspointu?"

 
Jak se propíší změny čísla dokladu (číselné řady) v Pohodě také do Docspointu?

Pokud provedete změnu čísla dokladu či číselné řady v Pohodě (ale typ dokladu zůstane beze změny), systém Docspoint tuto změnu automaticky zaregistruje a aktualizuje na dokladu ve složce Archiv v Docspointu.

 

Docspoint a jeho podpora

Jaká je dostupnost systému Docspoint?

Dostupnost systému Docspoint a přístup k dokladům je garantován pro 99,99 % času v režimu 24/7 v rámci kalendářního roku.

 
Jak je realizována technická podpora?

Technická podpora je dostupná přes e-mail servis@docspoint.cz.

Reakce (potvrzení) na přijetí požadavku klienta je zasíláno nejpozději do 24 hodin od doručení požadavku. V případě existujícího problému je zahájeno jeho řešení bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 48 hodin od potvrzení poskytovatele o přijetí požadavku. Náprava bude u jednodušších a standardních problémů provedena bez zbytečného odkladu, nejpozději do 5 pracovních dnů od potvrzení poskytovatele o přijetí požadavku. V případě náročnějších zásahů bude termín opravy řešen po dohodě s klientem.

Veškeré servisní a vývojové práce budou prováděny tak, aby minimálně omezily chod systému Docspoint a přístup klienta k jeho datům.

 
Je nutné mít vlastní server nebo kde jsou fyzicky uložené moje doklady?

Ne. Systém Docspoint je nabízen jako kompletní služba, tedy i samotné doklady (PDF soubory) jsou uloženy v cloudovém prostředí spravovaném poskytovatelem. Ze strany klienta tedy nutná žádná infrastruktura.

Všechny servery, které jsou v Docspointu využívány pro ukládání dokladů či jejich zálohování, jsou fyzicky umístěny na území EU tak, aby byly splněny legislativní požadavky na elektronickou archivaci účetních dokladů.

 
Jakým způsobem je prováděna záloha dokladů a metadat uložených v Docspoint?

Všechny doklady včetně metadat (informací o dokladech) jsou pravidelně zálohovány na několika fyzicky oddělených úložištích. Všechna úložiště jsou zabezpečena proti neoprávněnému přístupu.

 
Dostanu se k zálohám svých dat?

Pokud si chce klient provádět vlastní zálohu dat, mohou být jeho data vyexportována na základě požadavku zaslaného na email servis@docspoint.cz. Cena této služby je zpoplatněna na základě hodinové sazby servisních prací dle aktuálního ceníku.

 

Docspoint a česká legislativa

Jakým způsobem je zajištěna věrohodnost a neměnnost archivovaných dokladů?

Systém Docspoint využívá kvalifikovaná elektronická časová razítka pro zaručení věrohodnosti a neměnnosti dokladu. Elektronická časová razítka jsou vydávána v souladu s Evropským nařízením eIDAS.

 
Splňuje Docspoint legislativní požadavky na elektronickou archivaci účetních dokladů?

Ano. Systém Docspoint zaručuje elektronickou archivaci účetních dokladů dle platné legislativy. Konkrétně se jedná o soulad s těmito zákony:

 

Návody

Jak provést ukončení roku a přechod na nové účetní období v Pohodě a Docspointu?

Abychom vám usnadnili přechod na nové účetní období a předešli možným problémům při používání systému Docspoint, připravili jsme pro vás stručný návod, jak správně postupovat.

Aktivace účtování na přelomu účetních období (účtování v následujícím účetním období bez datové uzávěrky)

  • Pokud v POHODĚ aktivujete účtování na přelomu účetních období, je třeba toto nastavení provést i pro vyhrazeného uživatele v POHODĚ (např. Docspoint), přes který náš můstek provádí importy dokladů z Docspointu.
  • Správnost nastavení je signalizována písmenem „p“ za číslem nového účetního roku ve stavovém řádku v POHODĚ (např. 2022p).
  • Nic dalšího není třeba v Docspointu měnit. Účetní rok viditelný v systému Docspoint (záložka Obecné) zůstává stejný (např. 2021) až do provedení datové uzávěrky. Číselné řady si však volíte na dokladu dle vlastní potřeby. Pokud již máte v POHODĚ číselné řady pro rok 2022, načtou se díky můstku watchdocs do Docspointu a vy je můžete volit v záložce Účtování – Číselná řada).

Podpora práce se soubory ISDOC

Datová uzávěrka a přechod na nové účetní období

  • Před tím, než provedete datovou uzávěrku uplynulého účetního období u některé z vašich účetních jednotek v POHODĚ, je třeba nejprve zastavit aplikaci „watchdocs“ (můstek). Tato aplikace běží jako systémová služba na serveru, kde se nachází vaše POHODA.
  • Následně můžete provést datovou uzávěrku.
  • Po dokončení datové uzávěrky a úspěšném přechodu na nové účetní období je třeba opět spustit můstek watchdocs.
  • Následně se do Docspointu z POHODY automaticky načte nový účetní rok včetně číselných řad a dalších náležitostí. Vy tedy můžete pokračovat v běžném zpracovávání dokladů, které se však již budou v POHODĚ importovat pod novým účetním obdobím.
Opravné daňové doklady
 

Zjistěte, jak může Docspoint ušetřit desítky % času
a nákladů na účetnictví i vám.

Napište si o nezávaznou konzultaci a bezplatné demo.