Slovník pojmů: Document management system (DMS)

Systém pro správu dokumentů (Document management system - DMS nebo Electronic Document Management - EDM), je počítačová aplikace určená ke správě elektronických dokumentů, případně zdigitalizovaných papírových dokumentů v organizacích a firmách. Slouží pro bezpečné nakládání s dokumenty a sdílení informací či samotných dokumentů, jejich elektronický oběh nebo specifické nastavení pracovních postupů (workflow) nad dokumenty s využitím verzování a přístupových práv.

Systémy DMS se stávají stále důležitějším nástrojem v dnešní digitální éře. Vzhledem k tomu, že organizace každodenně vytvářejí a zpracovávají velké množství dokumentů, je DMS klíčovým nástrojem pro správu a organizaci těchto dokumentů.

Typické řešení pro správu dokumentů (document management system) pomáhá vypořádat se s následujícími problémy:

• Začleňování dokumentů
  • Vkládání souborů - hromadné ukládání dokumentů či přímé ukládání dokumentů z nejrůznějších aplikací (Word, Excel apod.), které neumožňují realizovat přímý zápis do databáze (Active Folder, Database connection).

• • Metapopis dokumentů a jejich revizí slouží k přidání dodatečných informací k dokumentu či jeho revizi. Tyto informace mohou, ale také nemusí být součástí obsahu dokumentu. Hlavním účelem metapopisu je snazší vyhledávání konkrétního dokumentu. Typickým metapopisem je tak například autor. 

• • Správa metapopisu umožňuje řídit, jaký metapopis budou dokumenty mít. Ty nejjednodušší systémy používají sadu předdefinovaných parametrů. U pokročilejších řešení se setkáme s možností upravit metapopis dokumentů/revizí pro celý systém. Ty nejpokročilejší pak umožňují řídit metapopis až na úroveň složek či dokonce jednotlivých dokumentů.

• Správa verzí dokumentů neboli verzování slouží pro odlišení jednotlivých stavů, v nichž se dokument během svého životního cyklu nacházel. To znamená, že DMS ukládá historii každého dokumentu, aby uživatelé mohli vidět všechny předchozí verze dokumentu a zjistit, kdo a kdy provedl změny. Tato funkce umožňuje uživatelům pracovat s nejaktuálnější verzí dokumentu a chrání před nechtěnými změnami dokumentu.

• Dohledatelnost slouží k vyhledávání informací jiným způsobem, než jakým byl dokument uložen. Vyhledávat by tak mělo být možné nejen v metapopisech, ale i v dokumentech jako takových. DMS zpravidla umožňuje vyhledávat dokumenty podle různých kritérií, jako jsou názvy, klíčová slova, datum vytvoření nebo typ souboru. To umožňuje uživatelům rychle najít dokument, který hledají, aniž by museli procházet všechny dokumenty manuálně.

• Řízení přístupových práv slouží k omezení přístupu neautorizovaných uživatelů k firemním datům. V tomto bodě bývají mezi systémy významné rozdíly. Najdeme zde takové, jimž zcela řízení přístupových práv chybí. Dále takové, jež dovolují vidět vše nebo nic. Až po robustní řešení, která dokáží řídit přístup na úroveň jednotlivých složek či dokumentů, případně dokonce k jednotlivým položkám metapopisu.

• Archivace dat obvykle řeší problémy jako nedostatek fyzického prostoru pro uložení dat apod.

• Workflow dokumentů neboli "tok dokumentů" v DMS podporuje procesy oběhu dat. Obvykle například umožňuje uživatelům vidět pohromadě "dokumenty k vyřízení". Vedoucím pracovníkům pak zároveň poskytuje nástroje pro sledování každého dokumentu v rámci toku. Umí tak například zodpovědět otázky typu "Které dokumenty jsou připraveny ke schválení déle než týden a nebyly doposud schváleny?".

• Sdílení dokumentů, kdy DMS umožňuje sdílet dokumenty mezi uživateli nebo skupinami uživatelů, což usnadňuje spolupráci a komunikaci v rámci organizace.

Integrace s dalšími systémy: DMS může být také integrován s dalšími systémy, jako jsou e-mailové klienty, CRM (Customer Relationship Management) systémy nebo ERP (Enterprise Resource Planning) systémy, aby byla zajištěna efektivnější práce s dokumenty v rámci organizace. Integrace s těmito systémy umožňuje uživatelům snadněji přistupovat k dokumentům a pracovat s nimi, aniž by museli přepínat mezi různými aplikacemi.