V dnešnej digitálnej dobe stojí mnoho firiem pred rozhodnutím, či investovať do cloudových alebo on-premise riešení pre správu svojich dát a procesov. Toto rozhodnutie je obzvlášť dôležité pre účtovné kancelárie, ktoré potrebujú efektívne a bezpečne archivovať účtovné doklady, optimálne v digitálnej podobe. Tá totiž zaberá menej fyzického priestoru, lepšie sa v nej vyhľadáva a takisto je oveľa jednoduchšie všetky archívne dokumenty odovzdať klientom, keď o ne požiadajú.
V tomto článku sa pozrieme na hlavné rozdiely medzi týmito dvoma prístupmi a vysvetlíme, prečo sa väčšine českých a slovenských účtovných kancelárií neoplatí on-premise riešenie. Riešením je Docspoint ako cloudová služba.
Čo je on-premise?
On-premise riešenie zahŕňa inštaláciu softvéru na vlastných serveroch a infraštruktúre firmy. Všetko je riešené interne, vrátane aktualizácií, údržby a zabezpečenia.
Výhody on-premise riešení:
- Plná kontrola: Máte kompletnú kontrolu nad svojimi dátami a systémom.
- Prispôsobenie: Možnosť hlbokej customizácie softvérovej aplikácie podľa špecifických potrieb. Je však potrebné dodať, že customizáciu neponúkajú všetci dodávatelia on-premise riešení. Dôvodom je fakt, že je pre takéhoto dodávateľa oveľa náročnejšie udržiavať kvalitu a aktualizácie mnohých rôznych verzií prispôsobených na mieru jednotlivým klientom. Navyše, pri dnešných cenách vývojárskych služieb sú podobné úpravy už hotového softvéru veľmi nákladné a v praxi dostupné len veľmi malému počtu (veľkých) firiem.
- Bezpečnosť: Dáta sú uložené interne, čo môže minimalizovať riziko úniku informácií tretím stranám, najmä prostredníctvom útokov po internete.
Nevýhody on-premise riešení:
- Vysoké počiatočné náklady: Investícia do hardvéru, softvéru a infraštruktúry môže byť značná. V prípade kvalitného hardvéru, ako sú servery, sa bavíme o sumách okolo sto tisíc CZK a viac.
- Nároky na údržbu: Vyžaduje odborný personál pre správu a údržbu systému a vlastného hardvéru. Navyše, malá firma si vlastného IT profesionála na plný úväzok prakticky nikdy nemôže dovoliť, musí teda tieto služby nakupovať od iných firiem či externistov. To môže komplikovať dostupnosť údržby (najčastejšie vyjadrené v podobe tzv. SLA – service level agreement).
- Obmedzená flexibilita: Škálovanie systému je zložité a nákladné. Znamená to posilnenie vlastnej HW infraštruktúry a prípadné úpravy softvéru na mieru.
- Aktualizácie: Potreba pravidelných aktualizácií a upgradov môže narušiť prevádzku a vyžaduje ďalšie investície.
- Riziko technologického zastarávania: Technológie sa rýchlo vyvíjajú a udržať krok môže byť náročné.
Čo sú cloudové aplikácie?
Cloudová aplikácia znamená, že softvér a dáta sú hostované na vzdialených serveroch poskytovateľa služieb a pristupuje sa k nim cez internet. Používatelia nemusia inštalovať ani spravovať softvér na svojich vlastných zariadeniach. Stačí im obyčajný internetový prehliadač na prakticky akomkoľvek zariadení (počítač, notebook, tablet, chytrý telefón).
Výhody cloudových aplikácií:
- Flexibilita a škálovateľnosť: Ľahko prispôsobíte kapacitu svojim aktuálnym potrebám. V prípade potreby len dokúpite väčší priestor, viac používateľov a pod.
- Nižšie počiatočné náklady: Nie je potrebné investovať do drahého hardvéru a infraštruktúry. Tieto náklady sú úplne na strane poskytovateľa služby a vás ich výška nemusí vôbec trápiť.
- Aktualizácie a údržba: Poskytovateľ sa stará o všetky technické aspekty, aktualizácie zabezpečenia, údržbu aplikácie z pohľadu kvality kódu atď.
- Prístup odkiaľkoľvek: Stačí internetové pripojenie a môžete pracovať z ľubovoľného miesta.
- Vždy najnovšia verzia: Poskytovatelia cloudového softvéru sú vysoko motivovaní neustále ho rozvíjať a prispôsobovať aktuálnym trendom. Vy tak máte za rovnaké mesačné poplatky vždy k dispozícii najnovšiu verziu.
Nevýhody cloudových aplikácií:
Niektoré z kľúčových výhod cloudových riešení sa v určitých podmienkach môžu obrátiť na nevýhody.
- Závislosť na internetovom pripojení: Bez stabilného pripojenia môže byť prístup k dátam obmedzený.
- Bezpečnostné obavy: Hoci poskytovatelia investujú do zabezpečenia, dáta sú uložené mimo firmu, čo môže vzbudzovať obavy o súkromie a kontrolu nad citlivými informáciami.
- Mesačné poplatky: Dlhodobé náklady môžu byť vyššie než jednorazová investícia do on-premise riešenia. V tomto prípade však spravidla porovnávame obdobia počítané v rokoch.
- Obmedzené možnosti prispôsobenia: Niekedy nie je možné systém prispôsobiť presne podľa špecifických potrieb firmy.
Prečo sa väčšine účtovných kancelárií v ČR a SR on-premise riešenia neoplatia?
Vysoké počiatočné náklady
Investície do vlastných serverov, softvérových licencií a bezpečnostných opatrení môžu byť pre menšie a stredné účtovné kancelárie finančne náročné, mnohokrát aj nedostupné.
Nároky na údržbu
On-premise riešenia vyžadujú neustálu údržbu, aktualizácie a správu zabezpečenia. To znamená potrebu vlastného IT tímu alebo externých špecialistov.
Obmedzená flexibilita
Škálovanie systému podľa rastúcich alebo klesajúcich potrieb je zložité a často nákladné.
Docspoint ako ideálne cloudové riešenie
Docspoint ponúka všetky výhody cloudových riešení bez kompromisov:
- Bezpečnosť: Pokročilé šifrovanie a pravidelné, viacnásobné a fyzicky oddelené zálohy chránia vaše dáta.
- Dostupnosť: Prístup k dokumentom 24/7 odkiaľkoľvek, navyše zaručený zmluvným SLA.
- Používateľská prívetivosť: Intuitívne rozhranie uľahčuje prácu s dokumentmi. V tomto smere patrí Docspoint medzi najobľúbenejšie aplikácie medzi účtovníkmi, najmä kvôli podobnosti s účtovnou aplikáciou Pohoda od Stormware.
- Podpora: Profesionálna zákaznícka podpora vám pomôže s akýmkoľvek problémom.
- Cenová efektívnosť: Vždy platíte len za to, čo skutočne využívate. Fakturácia sa tak môže každý mesiac meniť (oboma smermi), vždy však zodpovedá vašej skutočnej miere využívania Docspointu.
Záver
Pre väčšinu českých a slovenských účtovných kancelárií predstavuje cloudové riešenie ako Docspoint najlepšiu kombináciu nákladovej efektívnosti, bezpečnosti a flexibility. On-premise riešenia môžu ponúknuť určité výhody pre veľmi špecifické potreby, ale pre štandardnú účtovnú prax sú spravidla zbytočne komplikované a nákladné.