Nástroje na online fakturáciu si v súčasnosti získavajú veľkú popularitu. Medzi najznámejšie české aplikácie patria iDoklad od spoločnosti SOLITEA, mPohoda od spoločnosti STORMWARE (výrobca účtovného softvéru POHODA) a samozrejme Fakturoid, ktorý nie je zaradený pod žiadny softvérový dom vyvíjajúci účtovné aplikácie.
Obľúbené nástroje pre malých podnikateľov
Tieto aplikácie si vďaka svojim praktickým funkciám získavajú používateľov medzi drobnými živnostníkmi, slobodnými povolaniami a zavedenými menšími firmami. Dôvodov je hneď niekoľko. Najčastejšie používané účtovné systémy stále nie sú dostupné online (bez prístupu cez vzdialenú plochu alebo podobné riešenia). Ak teda prostredníctvom nich fakturujete, často tak musíte urobiť v kancelárii, kde je softvér nainštalovaný, alebo touto činnosťou poveriť fakturantov alebo účtovníkov. Na druhej strane, online fakturácia prostredníctvom nástrojov, ako sú Fakturoid alebo mPohoda, ktoré fungujú v bežnom webovom prehliadači, vám umožní vystaviť faktúru kdekoľvek, kde máte pripojenie na internet. Je celkom bežné, že vývojári fakturačných aplikácií ponúkajú aj natívnu mobilnú aplikáciu. Vďaka tomu je vystavovanie faktúr mimo kancelárie ešte jednoduchšie.
Ďalším dôvodom je podpora všetkých moderných formátov vrátane ISDOC a vytváranie tzv. webových faktúr. Táto funkcia výrazne zjednodušuje celý proces fakturácie. Vo Fakturoide stačí napríklad pripraviť faktúru, do pripraveného poľa vložiť e-mail klienta a aplikácia odošle e-mail s odkazom na zobrazenie faktúry online. Klient si potom môže faktúru vytlačiť, stiahnuť vo formáte PDF alebo ISDOC alebo ju priamo zaplatiť, napríklad pomocou zobrazeného QR kódu.
Väčšina aplikácií na online fakturáciu ponúka rôzne spôsoby prenosu vytvorených faktúr do účtovného systému. Najjednoduchším, ktorý funguje len v Českej republike, je použitie formátu ISDOC. Nie je to však jediný jednoduchý spôsob. Týmto spôsobom nemusíte faktúry ručne prepisovať, ale vaša účtovníčka ich jednoducho naimportuje so všetkými potrebnými údajmi a potom ich len zaúčtuje.
Fakturácia je len začiatok života dokladu
Je však dôležité si uvedomiť, že vystavenie a odoslanie faktúry je len prvým krokom. Faktúra je účtovný doklad a v závislosti od typu účtovníctva ju musíte archivovať a, samozrejme, spracovať v účtovnom systéme ako záznam o príjme z podnikania (v prípade (podvojného) účtovníctva). Podľa českej legislatívy platnej v čase písania tohto článku (marec 2023) sa faktúry a ostatné účtovné doklady musia archivovať päť rokov.
V prípade kontroly musíte byť schopní preukázať, že s dokladom sa po archivácii nemanipulovalo a že archivovaný formulár je totožný s pôvodne vytvoreným. To znamená, že napríklad faktúra, ktorú ste kedysi vytvorili a poslali klientovi, je stopercentne totožná s faktúrou v archíve. Z tohto pohľadu je online archivácia o niečo zložitejšia ako archivácia fyzických dokumentov. Aspoň z hľadiska požiadaviek daňových kontrol.
Online archivácia je plnohodnotnou možnosťou
Pri online archivácii však už máte k dispozícii nástroje, ktoré vám umožnia jednoznačne preukázať pôvod elektronicky uložených dokumentov a to, že s nimi nebolo manipulované. Základnými prostriedkami sú časové pečiatky (na určenie času vytvorenia alebo úpravy dokumentu) a elektronické podpisy alebo pečate (na určenie toho, kto s dokumentom manipuloval). Je však dôležité starostlivo si vybrať z dostupných archivačných služieb tú, ktorá poskytuje čo najdlhšiu platnosť pečiatok - tak, aby pokrývala všetky obdobia archivácie pre rôzne typy dokumentov. Napríklad niektoré mzdové záznamy môžu vyžadovať archiváciu až 30 rokov a musia mať platnú časovú pečiatku na celé toto obdobie.
Počet pečiatok, ktoré použijete vo svojom archivačnom riešení, sa však odrazí v jeho konečnej cene. Je to preto, že dodávatelia riešení na archiváciu dokumentov musia nakupovať časové pečiatky od certifikačných autorít. Ide teda o variabilné náklady v závislosti od počtu dokumentov, ktoré sa celkovo spracúvajú v archivačnom systéme. Tieto náklady potom poskytovatelia archivačných riešení zvyčajne refakturujú svojim zákazníkom.
Aj napriek tomu je online archivácia budúcnosťou účtovných záznamov vrátane faktúr. Tvorcovia online fakturačných systémov sa logicky snažia vyjsť v ústrety aj tejto výzve v podobe vzájomných integrácií, otvorených a ľahko použiteľných rozhraní API alebo vytvorenia softvérových mostíkov na jednoduché prepojenie oboch aplikácií.
Používate aj vy niektorý z nástrojov na online fakturáciu? Radi si vypočujeme vaše skúsenosti a dojmy.
Zistite, ako vám Docspoint môže ušetriť desiatky hodín času a účtovných nákladov.
Kontaktujte nás pre nezáväznú konzultáciu a bezplatnú ukážku.