Slovenská legislatíva má rôzne lehoty na archiváciu rôznych typov účtovných a mzdových dokladov. Najkratšia lehota je 5 rokov, ale najdlhšia i 70 rokov.
Archivácia papierových dokumentov je pri takom dlhom období skutočnou výzvou. Papier je preto na tieto účely úplne nevhodný.
Dokážete zabezpečiť, aby sa firemné dokumenty nestratili alebo nezničili až 70 rokov?
Vyžaduje si to veľký poriadok, systém a v prípade väčších firiem aj veľkú miestnosť (známu pod dnes už trochu posmešným názvom archív), aby sa zabezpečilo, že dokumenty budú skutočne vyhľadateľné počas takého dlhého obdobia. Navyše papier má svoje prirodzené nevýhody - môže vyblednúť a tlač sa môže časom stratiť.
Dokumenty môže poškodiť oheň alebo voda (v dôsledku povodne alebo hasenia požiaru).
Skrátka, dôvody archivovať účtovné a mzdové doklady v papierovej podobe pomaly, ale isto ubúdajú - najmä preto, že zákon to už nevyžaduje.
Výhody digitálnej archivácie sú čoraz väčšie
Docspoint ponúka významné výhody ako nástroj na archiváciu digitalizovaných dokumentov. Dokumenty vo formáte PDF majú veľkosť len niekoľko MB, čo umožňuje uložiť veľké množstvo údajov na malom priestore. Viacnásobné a fyzicky oddelené zálohovanie zaručuje, že o dokumenty neprídete. Takto budete mať vždy pokojný spánok.
Práca s archívmi a vyhľadávanie v nich je samostatná téma. Namiesto zdĺhavého prehľadávania skríň a priečinkov stačí zadať niekoľko údajov do vyhľadávacieho poľa online archívu a v okamihu nájdete dokument, ktorý potrebujete.
Nevyhnete sa ani práci s archiváciou skôr vytvorených dokumentov
Prevod firemných dokumentov do elektronickej podoby môže byť spočiatku náročný, najmä ak firma existuje už dlho a počas svojej činnosti zhromaždila stovky alebo tisíce dokumentov. Tomuto kroku sa však skôr či neskôr nevyhnete. S každým ďalším rokom, keď vytvárate nové finančné výkazy, mzdové doklady alebo podpisujete nové zmluvy, pribúdajú nové fyzické dokumenty. Preto je lepšie začať s digitalizáciou teraz ako neskôr - nikdy to nebude menej práce.