Po dlhšom čase vám prinášame prehľad mnohých nových funkcií a vylepšení Docspointu, ktoré sme nasadili do produkčného prostredia. Veríme, že tieto nové funkcie oceníte a že vám zefektívnia prácu pri používaní nášho riešenia.
Hromadná úprava položiek
- Hromadné mazanie a úpravu položiek je teraz možné vykonávať na karte Náklady.
- Najskôr označte požadované položky (je možné označiť aj všetky položky naraz) a vyberte položku „Vymazať položky“ pre vymazanie alebo „Upraviť položky“ pre hromadnú úpravu.
- Počas hromadnej úpravy sa otvorí nové okno, v ktorom môžete zadať požadované zmeny, ktoré sa po potvrdení (tlačidlo „Vykonať zmeny“) nastavia pre všetky vybrané položky.
Nová logika práce so šablónami
Na základe vašich pripomienok sme upravili logiku práce so šablónami. Tie sú užitočné na rýchle vyplnenie metadát, najmä v prípade často sa opakujúcich dokladov.
Oddelenie šablón od pôvodných dokladov
- Teraz už šablóny nie sú trvalo prepojené s pôvodným dokladom. Pri vytvorení šablóny sa prevezmú metadáta z pôvodného dokladu, ale potom je možné šablónu upravovať nezávisle od zdrojového dokladu.
- To umožňuje prispôsobiť šablónu presne vašim potrebám, napríklad ju môžete naplniť len vybranými údajmi (napr. stredisko, zákazka, predkontácia, rozpis DPH atď.).
- Šablónu môžete tiež priebežne upravovať. Môžete napríklad aktualizovať účtovný rok (a súvisiace číselníky) po ročnej uzávierke. Teraz už teda nie je potrebné vytvárať novú šablónu v každom roku.
Funkcia na načítanie dát z existujúcej šablóny
- Upravená bola aj funkcia na načítanie dát z existujúcej šablóny. Po stlačení tlačidla „Načítať zo šablóny“ a výbere požadovanej šablóny sú k dispozícii dve možnosti: Načítať dáta a Naplniť dáta.
- „Načítať dáta“ vykoná načítanie všetkých metadát, ktoré šablóna obsahuje. Ak teda doklad už mal pred použitím šablóny vyplnené nejaké údaje, stlačením tlačidla „Načítať dáta“ sa prepíšu údajmi zo šablóny.
- „Doplniť dáta“ vyplní len tie údaje, ktoré neboli vyplnené pred použitím šablóny. Už zadané hodnoty sa teda neprepíšu. „Doplniť dáta“ je preto užitočné napríklad v situácii, keď najprv vyťažíme doklad (získame základné metadáta z dokladu) a potom chceme doplniť interné údaje (napr. stredisko, objednávku, predkontáciu atď.).
- Pri použití šablóny sa neprenáša číslo dokladu, variabilný symbol ani žiadne dátumy.
- So šablónami môžu pracovať používatelia vo všetkých rolách. Šablóna je prepojená s klientskou spoločnosťou, takže s ňou môžu pracovať všetci používatelia patriaci do tejto spoločnosti. Ak napríklad účtovník vytvorí šablónu, môže ju používať (a prípadne upravovať) základný používateľ alebo schvaľovateľ a naopak.
Podpora nahrávania dokladov v obrazových formátoch
- Do systému Docspoint je teraz možné nahrávať aj doklady vo forme obrázkov.
- Podporujeme formáty JPG, PNG, TIF, BMP a GIF.
- Doklady vo forme obrázkov možno nahrať prostredníctvom webového rozhrania Docspoint alebo ich poslať na zberné e-maily.
- Ak sa do služby Docspoint nahrá doklad v obrazovom formáte, po odoslaní sa automaticky prevedie do formátu PDF. Tento formát je uprednostňovaný z hľadiska dlhodobej elektronickej archivácie a bezpečnosti.
Zmena veľkosti náhľadu dokladu
- V zozname dokladov (napr. Moje doklady) alebo v detaile dokladu je možné zmeniť pomer medzi veľkosťou náhľadu dokladu a veľkosťou obsahu v ľavej časti okna.
- Pomer možno zmeniť pomocou zvislého posuvníka - stačí kliknúť ľavým tlačidlom myši a potiahnuť.
- Najnovšie sa náhľad dokladu (po stlačení tlačidla „oko“) otvorí v samostatnom okne. Môžete ho umiestniť kamkoľvek potrebujete (napr. pri kontrole údajov na doklade).
Užívateľský export dokladov - sťahovanie záloh
- Ďalšou novou funkciou je možnosť stiahnuť kompletné zálohy dokladov vybranej klientskej spoločnosti za vybrané obdobie priamo z webovej aplikácie Docspoint.
- Táto funkcia je dostupná prostredníctvom špeciálneho používateľa s názvom Organizačný admin, ktorý má pasívny prehľad o všetkých dokladoch v systéme Docspoint za danú organizačnú jednotku (napr. účtovnú kanceláriu). Ak účet Organizačný admin ešte nepoužívate, dajte nám vedieť. Radi vám ho vytvoríme.
- Ak chcete exportovať doklady, musíte sa prihlásiť do systému Docspoint pod uvedeným používateľom a kliknúť na názov používateľa v ľavom dolnom rohu. Tým sa otvorí časť Používateľský účet. V jej dolnej časti nájdete časť „Export dokladov“ . Tu stačí vybrať klientskú spoločnosť a požadované obdobie a potvrdiť tlačidlom „Stiahnuť zálohu“. Tým sa začne vytvárať archív všetkých dokladov subjektu za zvolené obdobie. Po vytvorení archívu (súbor ZIP) sa automaticky stiahne do vášho počítača, prípadne sa zobrazí okno na potvrdenie stiahnutia výsledného archívu.
- Čas potrebný na vygenerovanie archívu dokladov a jeho stiahnutie závisí od počtu dokladov a rýchlosti vášho internetového pripojenia.
Zlučovanie dokladov
- Ak máte v systéme Docspoint nahrané doklady, ktoré spolu súvisia tak, že jeden doklad je hlavný doklad (faktúra) a ostatné sú prílohy (napr. dodací list, objednávka, rozpis nákladov atď.), je teraz možné tieto doklady jednoducho zlúčiť.
- Najprv vyberte tie, ktoré chcete zlúčiť (odovzdať ako prílohu) s hlavným dokladom.
- Potom otvorte kontextovú ponuku (kliknutím na „...“ na konci riadku) hlavného dokladu a vyberte položku „Zlúčiť vybrané tu“. Tým sa vybrané dokumenty presunú do hlavného dokumentu.
- Zlúčené doklady sa nahrajú ako prílohy hlavného dokumentu a môžete si ich prezrieť kliknutím na pole „Súbor dokladu“ nad zobrazením hlavného dokumentu.
- Doklady je možné zlúčiť aj v Archíve. Podmienkou však je, že doklady, ktoré sú zlúčené s vybraným dokladom, nesmú byť v stave „Zaúčtované“ (pretože takéto doklady sú už zaevidované v účtovnom systéme).
Funkcia šepkania pri výbere číselníkov
- Pri úprave dokladu a výbere jedného z interných číselníkov (t. j. stredisko, činnosť, zákazka, predkontácia, rozpis DPH alebo číselný rad) možno použiť funkciu „šepkanie“.
- Postupným stláčaním tlačidiel sa filtruje výber požadovaného číselníka.
Vyhľadávanie partnerov podľa čísla DPH
- Partnerov môžete teraz vyhľadávať aj podľa čísla DPH. Môžete si vybrať, či chcete použiť IČO, DIČ alebo názov.
Rozšírenie oprávnení roly používateľa „Asistent“
- Na základe spätnej väzby používateľov sme upravili oprávnenia používateľskej roly „Asistent“. Teraz má rovnaké oprávnenia ako ostatné používateľské roly, t. j. nahrávanie/vymazávanie dokladov a prístup do archívu.
Rozšírenie počtu úrovní schvaľovania a možnosť preskočiť pracovný postup schvaľovania
- Počet možných úrovní schvaľovania bol rozšírený na 5.
- Pridali sme tiež možnosť preskočiť pracovný postup schvaľovania a odoslať doklady priamo na zaúčtovanie. Táto funkcia je v predvolenom nastavení vypnutá pre všetkých používateľov. Kontaktujte nás, ak ju chcete povoliť pre vybraných používateľov.
Aktualizácia funkcie vyhľadávania údajov ARES
- V súvislosti s nasadením novej verzie informačného systému ARES Ministerstvom financií Českej republiky bolo v systéme Docspoint upravené rozhranie API na načítanie jeho údajov.
- ARES umožňuje využívať ako zdroj údajov rôzne registre a databázy. Po testovacej fáze a problémoch s neaktuálnosťou niektorých databáz sme pre Docspoint vybrali Register ekonomických subjektov (RES), ktorý vedie Český štatistický úrad.
Optimalizácia automatického vyťažovania dokladov
Výber stránok, ktoré sa majú vyťažiť
- Ak dokument obsahuje viac strán, ale relevantné informácie na vyťaženie sa nachádzajú len na prvej strane a zvyšok dokumentu tvoria dodatočné informácie (napr. podrobný rozpis nákladov), niektoré údaje môžu byť vyťažené nesprávne. Keďže nástroj na vyťažovanie sa snaží vyhľadať informácie v ich úplnosti, môže mať problém s identifikáciou relevantných metaúdajov.
- Z tohto dôvodu môžete pri vyťažovaní viacstranových dokumentov vybrať požadovaný rozsah strán, ktoré sa majú vyťažiť.
Kontrolné dopočítavanie nákladov
- Ak nástroj na vyťažovanie nedokáže nájsť kompletné údaje o nákladoch (napr. pri vyťažovaní položiek), Docspoint sa pokúsi chýbajúce údaje doplniť.
- Napríklad ak sa vyťaží základ dane a sadzba dane, ale nie celková suma vč. DPH, Docspoint sa ju pokúsi vypočítať.
- Kontrolné dopočítavanie nákladov sa používa aj na automatickú kontrolu správnosti vyťažených nákladov.
Rozklad adresy do jednotlivých polí
- Pri automatickom vyťažovaní adresy partnera mal nástroj na vyťažovanie v minulosti problémy s rozkladom adresy na jednotlivé polia (ulica, číslo domu, mesto, PSČ).
- V spolupráci s dodávateľom tohto nástroja, spoločnosťou Rossum, sme implementovali doplnok, ktorý dokáže rozložiť celú adresu na jednotlivé časti a vložiť ich do príslušných polí v systéme Docspoint.
Načítanie formátov čísla účtu podľa partnerskej krajiny
- Na základe zistenej partnerskej krajiny sa do systému Docspoint načíta príslušný formát čísla účtu a kód banky (ak sú oba formáty vyťažené).
- V prípade partnera z Českej republiky sa do systému Docspoint uloží miestny formát.
- V prípade zahraničných partnerov sa uloží IBAN a SWIFT.
Rozšírenie a optimalizácia mostíka
Väzba položiek na sklad
- Po importe dokladu z Docspointu do Pohody je teraz možné vytvoriť prepojenie položky dokladu so skladom.
- Z importovanej faktúry je teda možné vytvoriť príjemku a do nej načítať položky.
Presun dokladov medzi databázami pri vykonávaní účtovnej uzávierky
- Odstránili sme doterajšie problémy s presunom dokladov z pôvodnej do novej databázy po vykonaní účtovnej uzávierky (a teda zmeny účtovného roka).
Automatický prenos URL odkazov v programe Pohoda v prípade prečíslovania dokladov
- Docspoint vykonáva automatickú kontrolu zmeny čísla dokladu v programe Pohoda raz za 24 hodín.
- Ak sa doklad prečísluje v programe Pohoda, táto zmena sa premietne aj do Docspointu. Zároveň sa URL odkazu (súboru) presunie do nového priečinka zodpovedajúceho novému číslu dokladu v programe Pohoda.