Archivace mzdových dokladů

Dlouhodobé uchovávání neboli archivace mzdových dokladů patří z hlediska skartačních lhůt mezi ty nejnáročnější. Většina podkladů v této agendě se musí uchovávat po dobu 10 respektive 45 let.

Povinnosti archivace mzdových dokladů a nakládání s podklady mzdové agendy upravuje v České republice zákon č. 582/1991 Sb., O organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Jde zejména o paragraf 35a.

Zaměstnavatelé jsou dle tohoto zákona a paragrafu povinni uschovávat:

• Stejnopisy evidenčních listů vyhotovených v kalendářním roce, jehož se týkají, případně v bezprostředně následujícím kalendářním roce. Skartační lhůta je stanovena na dobu tří kalendářních let po roce, kterého se týkají (viz spouštěcí událost).
• Mzdové listy či účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění. Skartační lhůta je stanovena na 45 let následujících po roce, jehož se týkají. V případě, že jde o mzdové listy či účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, skartační lhůta je kratší. A to 10 kalendářních let následujících po roce, jehož se týkají.
• Obchodní společnosti mají povinnost uchovávat seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce. Skartační lhůta je stanovena na 6 kalendářních let následujících po měsíci, jehož se záznam týká.
• Společnosti musí také schraňovat přehled kalendářních měsíců, za něž neodvedly pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti (a nesplnily tak svou zákonnou povinnost). Skartační lhůta je také v tomto případě stanovena na 6 kalendářních let následujících po měsíci, kterého se záznam týká. Vždy však po dobu 3 kalendářních let následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno.

Další související položkou jsou například manažerské smlouvy. Ty se musí uchovávat po dobu 20 let. Jejich skartační lhůta je tedy 20 let.

Přehled dalších skartačních lhůt (jiných typů účetních dokladů) můžete najít v přehledné tabulce na stránce Povinná doba archivace přehledně.