Co je mzdový list

Mzdový list zakládá zaměstnavatel (respektive jeho mzdová účetní či personalista) každému zaměstnanci, a to bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu.

Pojem „mzdový list“ je v české legislativě zmiňován v zákoně o daních z příjmů, v zákoně o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a v zákoně o účetnictví.

Podle zákona o daních z příjmů jsou plátci daně povinni vést mzdové listy pro všechny poplatníky s příjmy podle § 6 (tedy ze závislé činnosti). Plátci jsou pak pro účely tohoto zákona označováni za zaměstnavatele a poplatníci s příjmy podle § 6 za zaměstnance.

 

Povinné náležitosti mzdových listů

Povinné náležitosti mzdových listů stanovuje paragraf 38 zákona o daních z příjmů, který je taxativně vyjmenovává.

Jde o následující údaje (k 7/2022):

• Jméno a příjmení poplatníka (včetně rodného),
• u daňových rezidentů: rodné číslo, u daňových nerezidentů: datum narození, typ a číslo dokladu prokazujícího totožnost a kód státu, jenž tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem,
• u daňových rezidentů: bydliště, u daňových nerezidentů: bydliště ve státě, jehož je daňovým rezidentem,
• jméno a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani podle paragrafu 35ba (tj. manžela/manželky) a daňové zvýhodnění (tj. děti),
  • výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně podle par. 15 (dary, úroky z úvěru, penzijní připojištění, životní pojištění, příspěvky do odborů, úhrady za zkoušky apod.),
  • výši částek slevy na dani podle par. 35ba (základní, na manžela/manželku, na invaliditu, ZTP/P, na studenta, na umístění dítěte – tzv. školkovné) a daňového zvýhodnění (na vyživované děti) s uvedením důvodu jejich uznání,
• u daňových rezidentů: den nástupu poplatníka do zaměstnání, u daňových nerezidentů: den nástupu poplatníka do zaměstnání a den ukončení zaměstnání v ČR.

 

Dále zákon o daních z příjmu v par. 38, písmenu f) definuje, jaké údaje je nutné evidovat za každý kalendářní měsíc:

• úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
• částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd uvedených výše,
• základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
• vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
• měsíční slevu na dani podle § 35ba a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba,
• měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani podle § 35c, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba a 35c,
• skutečně sraženou zálohu.

 

Povinnou náležitostí je také součet údajů uvedených výše za zdaňovací období a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů.

Taktéž je třeba uvést údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění. Odděleně se pak uvádějí údaje o odměně člena orgánu právnické osoby, jenž je daňovým nerezidentem, a o sražené dani z této odměny.

Kromě všech výše uvedených údajů ještě zákon o daních z příjmů stanovuje povinnost záznamu u tzv. solidární daně. Solidární zvýšení daně u zálohy činí 7 % z kladného rozdílu mezi příjmy zahrnovanými do základu pro výpočet zálohy a čtyřnásobkem průměrné mzdy stanovené podle zákona upravujícího pojistné na sociální zabezpečení. Mzdový list musí za každý kalendářní měsíc obsahovat částku odpovídající tomuto rozdílu.

Další (nepovinné) náležitosti lze odvodit ze zákonů upravujících sociální zabezpečení, zdravotní pojištění, nemocenské pojištění atp. Lze tedy říci, že je účelné na mzdových listech evidovat také další údaje, jež by jinak musely být uchovávány v jiné evidenci.

Jedná se například o základ pro výpočet zdravotního a sociálního pojištění a výši pojistného za zaměstnance i zaměstnavatele. Praktické je i uvedení průměrného výdělku, čerpání dovolené, evidence absencí, výši náhrad atd.

 

Archivace mzdových listů

Mzdový list má jako dokument podle zákona určený k archivaci dlouhou archivační lhůtu. Podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení mají zaměstnavatelé povinnost uchovávat mzdové listy, jež obsahují údaje potřebné pro účely důchodového pojištění, po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, jehož se týkají.

Jedná-li se však o mzdové listy vedené pro poživatele starobního důchodu, lhůta pro jejich uchování je kratší než u standardních mzdových listů, a to 10 kalendářních roků následujících po roce, jehož se týkají.

Kompletní přehled archivačních lhůt pro jednotlivé typy dokladů jsme pro vás připravili na stránce Povinná doba archivace přehledně.