Podnikatelská činnost, ať již ve formě OSVČ či provozu právnické osoby, s sebou přináší velké množství nejrůznějších dokumentů a dokladů. S těmi je potřeba v delším časovém horizontu nakládat podle různých zákonů, především v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., O archivnictví a spisové službě. Případně se zákony č. 563/1991 Sb., O účetnictví, a č. 235/2004 Sb., O dani z přidané hodnoty. Mluvíme o činnostech známých pod pojmem archivace účetních a daňových dokladů nebo také archivace firemních dokumentů.

Archivace účetních dokladů

Základní problematikou je uchování účetních a daňových dokladů. Účetní záznamy se uschovávají (dle zákona č. 563/119 Sb., O účetnictví) po následující období:

• účetní závěrka a výroční zpráva mají skartační lhůtu 10 let (Ta začíná běžet na konci účetního období, jehož se týká).
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy mají skartační lhůtu stanovenou na 5 let (Opět začíná běžet na konci účetního období, jehož se týká).
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví mají skartační lhůtu 5 let (Stejně jako v předchozích případech – lhůta začíná běžet koncem účetního období, kterého se týká).

Archivace daňových dokladů

Daňové doklady (ve vztahu k DPH) se podle zákona č. 235/2004 Sb., O dani z přidané hodnoty, musí uchovávat nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, v němž se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně.

Po celou tuto dobu podnikatel či firma odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně (finančních úřadů) musí k těmto dokladům bez zbytečného odkladu umožnit přístup.

Jsou-li doklady v listinné podobě, jejich věrohodnost a neporušitelnost obsahu se prokazuje snáze, než je tomu u elektronicky archivovaných dokladů. Vzhledem k tomu, že je elektronická archivace moderním trendem, doporučujeme se s jejími náležitostmi seznámit. Pro tyto účely jsme připravili stránku Elektronická archivace dokladů.

Další firemní dokumenty

Další oblast pro archivaci definuje Příloha č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb. Jde o jiné než výše zmíněné typy dokumentů vzniklých z činnosti (nejen) obchodních společností. I tyto dokumenty je třeba archivovat a po skončení jejich skartační lhůty umožnit vybrat místně příslušnému archivu dokumenty pro trvalou archivaci. Mezi takové dokumenty řadíme:

• Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku společnosti
  • zakladatelské dokumenty,
  • statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,
  • dokumenty o přeměnách právnických osob,
  • dokumentace o zrušení a zániku.
• Dokumenty o řízení společnosti
  • protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami,
  • výroční zprávy,
  • zprávy o auditu.
• Dokumenty o majetku společnosti
  • mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových,
  • smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,
  • dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek.
• Finanční dokumenty vycházející z provozu společnosti
  • účetní závěrky.
• Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání společnosti
  • podnikatelské záměry, vývojové studie,
  • dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice).

Samostatnou kapitolou jsou dokumenty mzdové agendy. O jejich skartačních lhůtách se můžete dozvědět na stránce Archivace mzdových dokladů.