O skupině PRIGO
Skupina PRIGO je skupina vzdělávacích institucí zahrnující mateřské, základní, střední a vysoké školy, které poskytují kvalitní a moderní vzdělávání s důrazem na individualizaci výuky a rozvoj kritického myšlení. PRIGO se zaměřuje na etický přístup ke vzdělávání, ekologickou udržitelnost a podporu mimoškolních aktivit. Nabízí programy jako International Baccalaureate a Competences for Master’s Degree. PRIGO také klade důraz na práci s nadanými dětmi a mezinárodní spolupráci. Více informací naleznete na PRIGO.cz.
Skupina PRIGO, zahrnující mateřské, základní, střední a vysoké školy, se rozhodla udělat zásadní krok k modernizaci svého účetnictví. Díky zavedení systému Docspoint se jim podařilo eliminovat ztráty dokladů, zefektivnit procesy a ušetřit až 25 % času věnovaného administrativním činnostem. Na možnosti a výhody využívání Docspointu ve školách pod značkou PRIGO jsme se zaměřili s paní Ing. Liduší Pchálkovou, jež má ve skupině na starosti účetnictví a mzdovou agendu.
Parametry účetnictví
Měsíčně se v účetnictví zpracuje zhruba 200 faktur a stejný objem příjmových/výdajových pokladních dokladů.
Před Docspointem: Problémy s předáváním papírových dokladů ze vzdálených poboček a jejich občasné ztráty
Před zavedením Docspointu se doklady ze všech poboček předávaly fyzicky, vždy jednou za týden.
Největší výzvou pro úspěšné předávání dokladů byl fakt, že jednotlivé firmy v rámci skupiny mají sídlo v různých místech České republiky. To přinášelo logistické problémy a celý proces shromažďování podkladů pro účetnictví významně prodražovalo. I když vedení firmy zorganizovalo systém evidence a předávání dokladů, vždy se našly takové, které se ztratily „na cestě“ a musely se dohledávat nebo získávat jejich opisy.
Po zavedení Docspointu: Předávání dokladů ze všech poboček online a s nulovými ztrátami
Nyní se doklady na jednotlivých pobočkách hned skenují a posílají rovnou do Docspointu z místa svého vzniku. Odtud si je účetní vytiskne a založí. Klient totiž zatím stále preferuje archivaci dokladů i v papírové podobě.
Podle vyjádření klientky je velkým plusem Docspointu široká škála možností, jak do něj lze doklady dostat. Ať už jde o skenování přímo do nastavené složky nebo zasílání dokladů na speciální sběrný e-mail, z něhož jsou automaticky zpracovány. Účetní, Ing. Liduše Pchálková, k tomu dodává: „Díky těmto možnostem jsme od začátku používání Docspointu řešili snad jen 2 chybějící faktury, abychom ve výsledku zjistili, že je dotyčný zaměstnanec do systému vůbec neposlal. V praxi tak nedošlo „na cestě“ ke ztrátě snad žádného dokladu. Zatímco před Docspointem bylo hledání a ověřování faktur na denním pořádku.“
Vždy víte, jak na tom jednotlivé doklady jsou
Mezi další výhody, jež si klientka pochvaluje, patří snadné ověření stavu dokladů, s nimiž pracují různí zaměstnanci. Díky nastavení Docspointu se můžou kdykoliv podívat, v jakém stavu daný doklad je – je zadaný, schválený, zaplacený, čeká na zaplacení atd. „Pro mě jako účetní je velkým přínosem to, že PDF verze faktur vidím přímo z účetního programu po jednom kliknutí na odkaz. Díky tomu nemusím mít po ruce „objemný šanon“ nebo složitě dohledávat PDF někde v počítači“, dodává paní Liduše.
Velkou pochvalu Docspoint sklidil také za to, že po jeho zavedení došlo k většímu dodržování procesů a rychlejší (a pravidelnější) reakci ze strany odpovědných schvalovatelů. Tím se zrychlilo celé účetní workflow.
Časová úspora na straně účetní cca. 25 %
Podle vlastních odhadů účetní ušetří díky zavedení Docspointu zhruba 25 % svého času. Ten dříve věnovala administrativním činnostem, dohledávání dokladů či komunikaci se zaměstnanci kvůli chybějícím podkladům pro účetnictví. Navíc bez ohledu na to, kde se zrovna nachází, má celý systém po ruce a může se kdykoliv dostat k jakémukoliv dokladu, který aktuálně potřebuje řešit.
Firma využívá i možnosti vytěžování pomocí integrovaného nástroje Rossum. To pomáhá šetřit čas a nudnou práci v podobě přepisování údajů. Systém doklad vytěží a na účetní již zbude pouze rychlá kontrola. I díky tomu lze dosáhnout časových úspor v nižších desítkách procent.
Vyjádření klienta
Na závěr paní Pchálková dodává: „Se systémem DOCSPOINT jsem velmi spokojena. Je přehledný, nezahlcuje se pro tento účel zbytečnými informacemi. Splňuje nároky na schvalování a oběh dokladů. Informace jsou pro ty, kdo se systémem pracují na vstupu, stále dostupné a přehledné. Tito lidé mají snadno přehled o tom, co se s doklady děje. Pro mě jako účetní je velmi pozitivní, že vidím PDF verze dokladů po jednom kliknutí na odkaz v účetním programu Pohoda. Nemusím hledat v šanonech, což oceňuji hlavně při různých kontrolách, auditech apod.“
Zjistěte, jak může Docspoint ušetřit desítky hodin času
a náklady na účetnictví i vám.
Napište si o nezávaznou konzultaci a bezplatné demo.