Ať již přemýšlíte, jak převést vaše účetnictví do online podoby, potřebujete zefektivnit workflow práce s účetními dokumenty, nebo hledáte nástroj pro dlouhodobou a bezpečnou archivaci firemního účetnictví či jakýchkoliv jiných dokumentů (smlouvy, evidence pracovní docházky, poznámky z porad), elektronický archiv Docspoint je tím správným řešením.

Veškeré dokumenty, které do Docspointu přenesete některým z možných způsobů, v něm zůstávají archivovány i po případném přenosu do účetního systému (u účetních, daňových a mzdových dokladů). Díky specializovanému SW pro automatizované vytěžování dokumentů může být každý doklad automaticky zpracován a tím pádem je jeho zaúčtování otázkou několika vteřin.

Řešení Docspoint tak slouží jako bezpečný elektronický archiv firemních dokumentů – váš online zálohovací systém pro potřeby daňové kontroly, archivace dle zákonů České republiky či jen v případě, že budete sken dokladu či dokumentu v budoucnu z jakéhokoli důvodu potřebovat.

Elektronický archiv v rámci řešení Docspoint funguje v cloudu a dá se do něj přihlásit z běžného webového prohlížeče. Docspoint je nabízen jako kompletní služba, díky čemuž máte vaše soubory přístupné 24/7 z jakéhokoliv zařízení.

Řešení Docspoint s jeho elektronickým archivem je pokračovatelem úspěšného produktu Důvěryhodný archiv účetní kanceláře Jaspar s.r.o.

 

Vytěžování dokumentů

Vytěžování účetních dokladů a dokumentů

Pro zpracování velkých objemů účetních dokladů (vyšší desítky až stovky denně) není forma ručního zpracování efektivní. Je časově náročná, s rizikem chyb (lidského faktoru) a hlavně svým šikovným účetním můžete přidělit mnohem sofistikovanější práci s daleko vyšší přidanou hodnotou, než je přepisování dokumentů do účetního software. Zvlášť když existují řešení pro vytěžování dokumentů.

Dnes dostupný vytěžovací software dokáže ruční práci s dokumenty zcela nahradit. Vytěží informace z jednoduché tabulky i ze složité faktury. Umí i taková kouzla, jako například spárovat dodací list s fakturou. K tomu využívá pokročilé technologie z oblasti analýzy textu, umělou inteligenci a strojové učení.

 

OCR

Pro vytěžování dokumentů se používá technologie OCR (optického rozpoznávání znaků). Více si o ní můžete přečíst v našem slovníku: OCR (optical character recognition).

 

Strukturované, polostrukturované a nestrukturované dokumenty

Vytěžované dokumenty či doklady mohou mít různou strukturu (není tedy nutné předem specifikovat šablonu pro jednotlivé typy dokladů).

 

Strukturované dokumenty

Strukturovaným dokumentem rozumíme dokument členěný do uspořádaných částí, např. kapitol a podkapitol. Typickým představitelem strukturovaných dokumentů jsou různé formuláře. Strukturované dokumenty mají obecně nejvyšší úroveň přesnosti vytěžování dat, díky čemuž vyžadují nejmenší počet vzorových dokumentů. Významný vliv na přesnost zpracování má však vzhled formuláře.

 

Polostrukturované dokumenty

Dalším typem dokumentů jsou dokumenty polostrukturované. Ty mívají vložené tabulky (např. řádkové položky faktury), více tabulek v dokumentu nebo tabulky v tabulkách. Díky těmto prvkům pak obecně vykazují nižší přesnost při vytěžování. Typickým představitelem polostrukturovaných dokumentů jsou faktury, objednávky, nabídky či dodací listy.

 

Nestrukturované dokumenty

Mezi nestrukturované dokumenty pak patří dopisy, e-maily (respektive jejich obsah) či smlouvy. Tyto typy dokumentů jsou nejnáročnější pro automatické vytěžování obsahu. Nicméně dnešní technologie jsou schopny z obsahu rozpoznat, zda vám zákazník píše se stížností, objednávkou či jiným požadavkem, čeho se daná stížnost či požadavek týká a zároveň jakou povahu samotné sdělení má.

 

Řešení Docspoint a vytěžování účetních dokladů

Řešení Docspoint díky doplňkovým modulům nabízí možnost vytěžování vašich dokladů a dokumentů. Zpracovává digitální či digitalizované (skenované, focené) soubory - rozpozná dokument, vyhodnotí jej a vytěží všechna jeho metadata tak, abyste s nimi mohli dále pracovat. Tuto funkci můžete využít u všech typů dokladů a dokumentů uvedených výše, nicméně vzhledem k napojení na účetní software Pohoda nejvíce využijete vytěžování faktur a účetních dokladů následně importovaných právě do Pohody.

Po načtení nových dokumentů, které do Docspointu zašlete některým z možných způsobů, přečte potřebné údaje a zapíše je do databáze k danému dokladu (záznamu). Následně stačí rychlá kontrola, že všechny údaje sedí, a doklad může putovat do účetního software.

Pro vytěžování dokladů používá Docspoint české profesionální řešení Rossum, které patří mezi špičku v oboru a vyznačuje se nejvyšší dostupnou přesností při čtení dokumentů.

Zjistěte, jak může Docspoint ušetřit desítky % času
a nákladů na účetnictví i vám.

Napište si o nezávaznou konzultaci a bezplatné demo.