Prečo záleží na type časovej pečiatky v digitálnej archivácii účtovníctva

Previedli ste účtovníctvo do digitálnej podoby a spoliehate sa na elektronickú archiváciu? Skvele! Ste si však istí, že vaše digitálne archivované dokumenty obstoja pri prípadnej kontrole alebo súdnom spore? Kľúčovú úlohu v takýchto prípadoch hrajú dve veci:

• čo najkompletnejšia audítorská stopa,
• časová pečiatka.

Auditné stopy sme na našom blogu rozoberali nedávno, preto tu len vysvetlíme poznámku k ich čo najväčšej úplnosti. Úplná audítorská stopa by zahŕňala záznamy všetkých krokov – od vzniku dokladu, cez všetko nakladanie s ním na strane tvorcu, až po jeho doručenie vám ako zákazníkovi a následné nakladanie s dokladom na vašej strane. Stopu na strane dodávateľa ale ovplyvníte len výnimočne, ak vôbec. Čo „najkompletnejšou stopou“ tak myslíme hlavne záznam všetkých krokov od chvíle, kedy sa daný doklad dostane k vám.

Venujme sa ale časovým pečiatkam a odlišnostiam v ich typoch. Nie všetky sú si totiž rovné. Zároveň sa pozrieme, prečo je pre pokojný spánok nevyhnutné používať tzv. kvalifikované.

Digitalizácia firemných procesov, vrátane účtovníctva a archivácie dokumentov, je dnes už bežnou praxou. Prináša vyššiu efektivitu, úsporu miesta a ľahší prístup k informáciám. S digitálnymi dokumentmi sa však spája jedna zásadná otázka: Ako spoľahlivo preukázať, kedy dokument vznikol? Alebo že od určitého okamihu nebol zmenený? Odpoveďou je elektronická časová pečiatka.

Čo je časová pečiatka a prečo ju vôbec používať

Elektronická časová pečiatka je digitálny ekvivalent poštovej pečiatky na liste. Spája konkrétne dáta (napríklad elektronický dokument, ako je faktúra alebo zmluva) s presným časovým údajom.

Časová pečiatka je sama o sebe tiež elektronickým údajom. Potvrdzuje, že určitý dokument existoval v presne stanovenom okamihu v konkrétnej podobe.

Pokiaľ dokument elektronicky podpíšete a opatríte časovou pečiatkou, získate nespochybniteľný dôkaz o jeho podobe v konkrétnom čase. To je dôležité najmä pri účtovných dokladoch, kde je potrebné preukázať nielen autenticitu, ale aj nemennosť dokumentu v čase. Teda to, že s jeho obsahom nebolo manipulované. A presne to je požiadavka slovenskej legislatívy na akýkoľvek spôsob archivácie účtovníctva – teda aj ten elektronický. Zákon o účtovníctve vyžaduje zabezpečenie vierohodnosti pôvodu a neporušiteľnosti obsahu účtovných záznamov.

Rozdiel, na ktorom záleží: kvalifikovaná vs. nekvalifikovaná časová pečiatka

Teraz sa dostávame k jadru toho, prečo tento článok vznikol. Existujú totiž dva základné typy elektronických časových pečiatok:

Nekvalifikované čiže obyčajné:

• Tieto pečiatky často generujú priamo informačné systémy alebo servery. Môže ísť napríklad o časový údaj z interného servera firmy.
• Hlavným problémom je ich nízka dôveryhodnosť a právna sila. Čas systémov je možné relatívne ľahko zmeniť a nie je tu žiadna nezávislá autorita, ktorá by garantovala správnosť času a integritu pečiatky.
• Pre archiváciu účtovníctva je tento typ pečiatok úplne nedostatočný. Nemožno sa na ne spoľahnúť ako na dôkaz pri daňovej kontrole alebo v právnom spore.

Kvalifikované:

• Tieto pečiatky vydáva kvalifikovaný poskytovateľ dôveryhodných služieb (QTSP – Qualified Trust Service Provider). Ide o subjekty certifikované a dozorované štátom (na Slovensku Národným bezpečnostným úradom - NBÚ).
• Sú vytvorené pomocou zabezpečených kryptografických metód a ich čas je synchronizovaný s oficiálnym zdrojom času.
• Zaisťujú právnu istotu: Podľa nariadenia eIDAS (nariadenie EÚ o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu) majú kvalifikované časové pečiatky právny účinok. Ďalej predpoklad presnosti dátumu a času, ktoré udávajú, a integrity dát, s ktorými sú spojené.
• Pre archiváciu účtovníctva sú teda kvalifikované pečiatky nevyhnutné. Poskytujú najvyššiu mieru istoty, že časový údaj je správny, že dokument nebol od opečiatkovania zmenený a že sú splnené požiadavky Zákona o účtovníctve.

Riziká spojené s nekvalifikovanými pečiatkami

Z vyššie uvedených informácií by malo byť dostatočne zrejmé, že spoliehať sa pri archivácii účtovníctva na nekvalifikované časové pečiatky (alebo dokonca nepoužívať žiadne) je pomerne riskantné.

Hoci aktuálne (v apríli 2025) slovenský Zákon o účtovníctve explicitne neukladá povinnosť používať iba kvalifikované pečiatky pre všetky situácie, ich absenciou alebo použitím len nekvalifikovaných sa vystavujete riziku pri posudzovaní splnenia zákonných požiadaviek zo strany úradníka finančnej správy pri daňovej kontrole. Respektíve toho, ako si vyloží povinnosť daňového subjektu (vás) preukázať vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu dokladov v čase, zakotvenú v Zákone o účtovníctve (č. 431/2002 Z. z.), ktorá je relevantná aj pre povinnosti vyplývajúce napríklad zo Zákona o DPH (č. 222/2004 Z. z.). Prípadne dokonca dokazovaniu pred súdom, že máte pravdu vy a nie úradník.

Pokiaľ sa úradníci pri kontrole neuspokoja s obyčajnými pečiatkami alebo ich úplnou absenciou, môže to viesť k:

• spochybneniu preukaznosti účtovníctva pri daňovej kontrole;
• problémom pri preukazovaní včasného zaúčtovania alebo existencie dokladu;
• potenciálnym sankciám a dorubeniu dane;
• ďalším problémom a nákladom v podobe súdnych sporov s finančným úradom;
• neuznaniu dokladov či dokumentov ako dôkazov v právnych sporoch.

Kvalifikované časové pečiatky – investícia do istoty

V digitálnom svete, kde je ľahké dokumenty upravovať, je zaistenie ich nemennosti a časového ukotvenia úplne zásadné. Obzvlášť pri takej citlivej oblasti, ako je účtovníctvo (a jeho rola pri plnení povinností voči štátu). Nekvalifikovaná časová pečiatka sa môže javiť ako dostatočné riešenie, ale postráda právnu silu a záruky nezávislej autority. Pre skutočne bezpečnú a legislatívne vyhovujúcu digitálnu archiváciu účtovných dokladov sú kvalifikované elektronické časové pečiatky nutnosťou, nie luxusom.

Pri výbere systému pre správu dokumentov (tzv. DMS) alebo systému pre online archiváciu účtovných dát (napríklad Docspoint) sa preto vždy uistite, že vybraný systém pracuje práve s týmto typom pečiatok. Je to investícia do vášho pokoja a právnej istoty vášho podnikania.

Na čo ďalšie pamätať?

• Pridávajte časovú pečiatku čo najskôr po vytvorení alebo podpísaní dokumentu, aby ste zaistili jeho maximálnu dôkaznú hodnotu.
• Sledujte platnosť pečiatok, ktorá je vždy obmedzená na vopred daný časový úsek. Pečiatky s končiacou platnosťou nezabudnite obnoviť (napr. prepečiatkovaním alebo využitím služieb dlhodobého uchovávania), najmä pri dokladoch, pri ktorých je potrebné ďalej preukazovať ich neporušenosť v čase (napr. počas 10-ročnej archivačnej lehoty).
• Pravidelne obnovujte interné postupy a procesy digitalizácie a archivácie firemných dokumentov, aby ste zachovali súlad s aktuálnou legislatívou.

Docspoint všetko postráži za vás

Ak chcete mať stopercentnú istotu, že je vaše archivované účtovníctvo skutočne v bezpečí a právne nespochybniteľné, je Docspoint tým pravým riešením pre vás.

Používame iba kvalifikované časové pečiatky od popredných poskytovateľov, ktoré sa navyše po piatich rokoch automaticky a bez dodatočných nákladov predlžujú. Tým vám oproti iným službám šetríme náklady. Obvykle je v cene pečiatky zahrnutá iba päťročná doba platnosti. Pre dosiahnutie desaťročnej platnosti (minimálna doba pre doklady ovplyvňujúce DPH), musíte nechať doklady znovu prepečiatkovať a zaplatiť plnú cenu novej pečiatky. Navyše to pre vás znamená ďalšiu administratívu.

Uľahčite si život a znížte náklady na archiváciu vďaka Docspointu – napíšte si o bezplatnú demoverziu.