Systém pro správu dokumentů (Document management system - DMS nebo Electronic Document Management - EDM), je počítačová aplikace určená ke správě elektronických dokumentů, případně zdigitalizovaných papírových dokumentů. Slouží pro bezpečné nakládání s dokumenty a sdílení informací či samotných dokumentů, jejich elektronický oběh nebo specifické nastavení pracovních postupů (workflow) nad dokumenty s využitím verzování a přístupových práv.

Typické řešení pro správu dokumentů pomáhá vypořádat se s následujícími problémy:

  • Začleňování dokumentů
    • Vkládání souborů - hromadné ukládání dokumentů či přímé ukládání dokumentů z nejrůznějších aplikací (Word, Excel apod.), které neumožňují realizovat přímý zápis do databáze (Active Folder, Database connection).
    • Metapopis dokumentů a jejich revizí slouží k přidání dodatečných informací k dokumentu či jeho revizi. Tyto informace mohou, ale také nemusí být součástí obsahu dokumentu. Hlavním účelem metapopisu je snazší vyhledávání konkrétního dokumentu. Typickým metapopisem je tak například autor. 
    • Správa metapopisu umožňuje řídit, jaký metapopis budou dokumenty mít. Ty nejjednodušší systémy používají sadu předdefinovaných parametrů. U pokročilejších řešení se setkáme s možností upravit metapopis dokumentů/revizí pro celý systém. Ty nejpokročilejší pak umožňují řídit metapopis až na úroveň složek či dokonce jednotlivých dokumentů.
  • Správa verzí dokumentů neboli verzování slouží pro odlišení jednotlivých stavů, v nichž se dokument během svého životního cyklu nacházel.
  • Dohledatelnost slouží k vyhledávání informací jiným způsobem, než jakým byl dokument uložen. Vyhledávat by tak mělo být možné nejen v metapopisech, ale i v dokumentech jako takových.
  • Řízení přístupových práv slouží k omezení přístupu neautorizovaných uživatelů k firemním datům. V tomto bodě bývají mezi systémy významné rozdíly. Najdeme zde takové, jimž zcela řízení přístupových práv chybí. Dále takové, jež dovolují vidět vše nebo nic. Až po robustní řešení, která dokáží řídit přístup na úroveň jednotlivých složek či dokumentů, případně dokonce k jednotlivým položkám metapopisu.
  • Archivace dat obvykle řeší problémy jako nedostatek fyzického prostoru pro uložení dat apod.
  • Workflow dokumentů neboli "tok dokumentů" v DMS podporuje procesy oběhu dat. Obvykle například umožňuje uživatelům vidět pohromadě "dokumenty k vyřízení". Vedoucím pracovníkům pak zároveň poskytuje nástroje pro sledování každého dokumentu v rámci toku. Umí tak například zodpovědět otázky typu "Které dokumenty jsou připraveny ke schválení déle než týden a nebyly doposud schváleny?".

Řešení Docspoint slouží jako elektronický archiv daňových dokladů.

Archivujte a spravujte své účetní doklady online, bez papírů a v souladu s českou legislativou. Docspoint spolupracuje s účetním software POHODA a umožňuje snadný import připravených dokladů.