Skartace účetních dokladů

S pojmem skartace účetních dokladů jste se již pravděpodobně setkali. Většina z nás si jej nesprávně vykládá jako fyzické zničení dokumentu nebo třeba CD s daty. Tento pohled se však rozchází s tím, jak se na skartaci dívá zákon (konkrétně zákon č. 499/2004 Sb., O archivnictví a spisové službě). Tento zákon pojmem skartace označuje vyřazení nepotřebných dokumentů (např. ze spisovny). Teprve po tomto vyřazení se rozhoduje, jak se s dokumentem dále naloží.

 

Jak skartaci účetních dokladů správně řešit

O skartaci je možné uvažovat až po uplynutí tzv. skartační lhůty. Jako skartační lhůtu označujeme dobu, po kterou je nezbytné v rámci zákonných i jiných požadavků dokument uchovat (přehled skartačních lhůt u jednotlivých typů dokumentů najdete na stránce Povinná doba archivace přehledně). Skartační lhůta začíná u většiny dokumentů běžet od 1. ledna roku následujícího po roce, v němž došlo k tzv. spouštěcí události (např. k uzavření spisu, vyhotovení účetní závěrky, uplynutí záruční lhůty apod.). Pokud ne, definuje příslušný zákon přesný začátek této lhůty.

Podnikatel či firma by měli na daném dokumentu či spisu včas vyznačit již zmíněnou skartační lhůtu. Po uplynutí této skartační lhůty přichází na řadu tzv. skartační řízení. Zde je s daným dokumentem naloženo podle označení (viz výše). Označení nabývá jedné ze tří hodnot, viz tabulka níže:

 

Označení	Význam označení
A	Archiv
S	Stoupa (= zničení daného dokumentu)
V	Výběr (místně příslušný archiv vybírá, zda jde o dokument A či S)

 

Za tímto označením vždy následuje číslo označující, za jak dlouho má k události indikované označením dojít. Např. S10 znamená, že se má dotyčný dokument fyzicky zničit po 10 letech od spouštěcí události. A5 pak znamená, že dokument pět let uchovává firma a následně jej postupuje místně příslušnému archivu na základě příslušného zákona k trvalé archivaci (jde podle zákona o dokument trvalé hodnoty).

 

Fyzická likvidace dokumentů a ochrana dat

Když už má k fyzické likvidaci dokumentů opravdu dojít, je potřeba myslet i na bezpečnost dat a údajů, které jsou v daném dokumentu uvedeny. Zdaleka ne vše může skončit v koši či tříděném odpadu v neporušené podobě. Od roku 2014 totiž v Evropské unii platí nové standardy pro stupně utajení u skartovacích strojů.

Od tohoto roku platí norma DIN 66399, která nahradila původní normu DIN 32757. Tato „nová“ norma definuje 3 úrovně ochrany podle citlivosti dat, dále pak 7 stupňů bezpečnosti dokumentů a 6 typů datových nosičů. Čím vyšší stupeň bezpečnosti, tím vyšší jsou požadavky na ochranu dat.

 

Úroveň ochrany podle citlivosti údajů

• Úroveň 1– Jedná se o běžně dostupné či interní informace, jež jsou určené pro široké spektrum uživatelů, a u nichž chceme, aby byly nečitelné. Do této úrovně utajení řadíme dokumenty ve třech stupních bezpečnosti, a totiž v 1. (různé katalogy či brožury), ve 2. (směrnice, obchodní podmínky apod.) a ve 3. (obchodní nabídky, obecné ceníky). Třetí stupeň lze nalézt i v úrovni 2 v závislosti na tom, jaké údaje jsou v daném dokumentu obsaženy.
• Úroveň 2– Do této úrovně utajení řadíme vysoce citlivé, osobní a důvěrné dokumenty, jež jsou určeny pouze pro malou skupinu osob. Jejich zneužití může mít pro společnost či podnikatele výrazný negativní dopad či dokonce může vést k porušení zákona, případně smluvních závazků. Ochrana osobních dat je na této úrovni vymáhána striktními nařízeními. V této úrovni utajení opět najdeme tři stupně bezpečnosti: dokumenty se 3. stupněm (obchodní nabídky, ceníky), se 4. stupněm (cenové nabídky, obchodní výsledky, zdravotní dokumentace) a s 5. stupněm (patenty, stavební dokumentace, ID). Pátý stupeň je opět na pomezí úrovně 2 a 3 v závislosti na povaze údajů.
• Úroveň 3– V této úrovni utajení najdeme maximálně citlivé, důvěrné a přísně tajné informace. Přístup k těmto dokumentům má jen velmi úzký okruh osob, po nichž je požadována bezpečná identifikace. Zneužití takovýchto dat je vážné, ohrožující existenci organizace a může vést k porušení utajených obchodů a transakcí. Do této úrovně spadají dokumenty s 5. (patenty, stavební dokumentace, identifikační údaje pracovníků), s 6. (tajné dokumenty vyžadující mimořádné opatření) a se 7. (přísně tajné dokumenty vyžadující mimořádné bezpečnostní opatření – dokumenty armádní, tajných služeb, tajné policejní a vyšetřovací spisy apod.) stupněm bezpečnosti.

 

Klasifikace z hlediska materiálů

Jak již bylo uvedeno, výše uvedená DIN norma definuje také různé typy nosičů dat podle velikosti a materiálu, z nichž jsou dané nosiče zhotoveny.

Označení	Materiál dokumentu či nosiče
P	data v originální velikosti, např. různé písemnosti, fólie, desky
F	data ve zmenšené podobě, např. mikrofilmy
O	data na optických nosičích, např. CD, DVD
T	data na magnetických nosičích, např. ID karty s magnetickým proužkem, diskety
H	data na pevných discích, např. HD
E	data na elektronických nosičích, např. flash disk, čipové karty

 

Stupně bezpečnosti P1 – P7

Toto označení nalezneme v technických informacích skartovacích strojů a odpovídají označením uvedeným v jednotlivých úrovních utajení (viz výše). P1 – P3 pro první úroveň, P3 – P5 pro druhou úroveň a P5 – P7 pro úroveň 3.

Označení	Podmínky pro skartaci dokumentu či nosiče dat
P-1	po provedení skartace plocha částic maximálně 2 000 mm² nebo šířka proužků maximálně 12 mm, délka proužků neomezená.
P-2	po provedení skartace plocha částic maximálně  800 mm² nebo šířka proužků maximálně 6 mm, délka proužků neomezená
P-3	po provedení skartace plocha částic maximálně 320 mm² (např. 6 × 50 mm) nebo šířka proužků maximálně 2 mm, délka proužků neomezená
P-4	po provedení skartace plocha částic maximálně 160 mm² a pro pravidelné částice šířka proužků maximálně 6 mm (např. 4 × 40 mm)
P-5	po provedení skartace plocha částic maximálně 30 mm² a pro pravidelné částice šířka proužků maximálně 2 mm (např. 2 × 15 mm)
P-6	po provedení skartace plocha částic maximálně 10 mm² a pro pravidelné částice šířka proužků maximálně 1 mm (např. 0,8 × 12 mm)
P-7	po provedení skartace plocha částic maximálně 5 mm² a pro pravidelné částice šířka proužků maximálně 1 mm (např. 0,8 × 5 mm)

Obecně lze říci, že použití vyššího stupeň fyzické likvidace není na škodu. Potřeba je dávat si pozor, aby nedošlo k využití nižšího stupně. Proto je při nákupu skartovacích strojů nebo zajištění fyzické likvidace dokumentů externím subjektem potřeba dobře promyslet, s jakými údaji se ve vaší organizaci pracuje a zda je úroveň utajení stejná ve všech odděleních.