Jděte vstříc digitalizaci a vyšší efektivitě při zpracování účetnictví
Stále více firem přechází na digitální přenos a archivaci účetních dokladů a požadují jej i po svých účetních. Jste připraveni?
V souladu s požadavky klientů
Docspoint vyvíjíme ve spolupráci jak s účetními kancelářemi, tak s firmami. Zohledňujeme tak požadavky obou stran na co nejjednodušší digitalizaci a automatizaci účetního workflow.
Hromadný import do Pohody v sekundě
Šetříme čas tam, kde to jde. Abyste vy nemuseli spěchat u činností, kde je to na škodu (ale čas vás k tomu mnohdy tlačí). Rychlý import z Docspointu do SW Pohoda vás nadchne.
Digitalizace dokladů v souladu se zákonem
Digitalizace účetnictví pomocí Docspointu je v souladu s předpisy a zákony České republiky (zákon o účetnictví, zákon o DPH, zákon o archivnictví a spisové službě atd.).
Nikdy nepřijdete o uložená data
Data jsou ukládána na zabezpečeném zálohovaném cloudovém uložišti, které splňuje všechny evropské a české normy (včetně podmínek uložení osobních dat dle GDPR).
Snadný přenos dokladů od klientů
Vaši klienti mohou využít několik způsobů, jak vám doklady do Docspointu zaslat (vyfocením v aplikaci, skenem, zasláním na e-mail či nahráním pdf do aplikace). Nabídnete jim tak maximální komfort.
Docspoint pomáhá již více jak 450 účetním kancelářím a firmám v Čechách a na Slovensku
Zde jsou některé z nich
"K tomu, abychom začali používat elektronický archiv, nás tak trochu přitlačila současná pandemická situace, neboť část našich zaměstnanců pracovala systémem homeoffice. Systém Docspoint je velmi přehledný, funkční a máme všichni po ruce potřebné dokumenty v elektronické podobě. Systém workflow umožňuje schvalování dokumentů s tím, že po celou dobu máme přehled, jak se s daným dokumentem pracovalo. Jeho propojení s účetnictvím je velmi praktické. Přechod na elektronický archiv nebyl složitý a získává si v naší firmě stále větší oblibu. Velmi si pochvalujeme spolupráci s firmou GIRI, neboť rychle reagují na naše dotazy, návrhy a zároveň zapracovávají naše připomínky do nových verzí produktu.”
Klient: i-tec Technologies s.r.o.
"S programem Docspoint jsme moc spokojeni, neustále se rozvíjí a zdokonaluje a to se nám líbí. Technická i poradenská podpora má příjemný proklientský přístup a řeší veškeré i individuální požadavky obratem. Neváhají se s námi pustit i do extra propojení Docspointu s jinými e-shopovými programy, což je přesně to, co pro naše klienty potřebujeme pro usnadnění a zautomatizování naší práce."
Klient: Lucie Sýkorová, Easy Way Solutions
"Docspoint nám výrazně šetří čas. Posíláme přes něj naší účetní doklady hned, jak vzniknou. Díky tomu nemusí účetní čekat na "velkou várku" na konci měsíce, ale může si doklady zpracovávat postupně. My díky tomu vidíme ekonomický vývoj firmy v reálném čase."
Klient: Michal Kubín, Brand Hub s.r.o.
"Lidé z Docspointu nám poskytují perfektní support, reagují vždy pružně na naše požadavky a systém neustále modernizují podle potřeb nás a našich klientů… Dle mě moderní elektronický archiv, který je perfektně propojen na účetní programy a tím dochází k vysoké efektivitě při správě klientských společností."
Klient: Martin Jaspar, Jaspar s.r.o.
“Docspoint funguje rychle a intuitivně, vyhledávání dokladů je velice snadné. Perfektní je unikátní e-mail, který rovnou překlopí přílohu do systému a vyplnění dokladu už zabere opravdu minutku. Následný schvalovací proces pro manažera je už rychlou záležitostí a účetní má možnost poslední úpravy bez zbytečného vracení. V účetním programu Pohoda se potom doklad zobrazí velmi rychle a hlavně bez jakéhokoliv přihlašování.”
Klient: Martin Kalaš, AutoAnex s.r.o.
"My sami a naše vývojářské studio jsme uživateli Docspointu od začátku jeho vývoje.”
Klient: Jiří Hošek, Giri s.r.o.
“V naší společnosti jsme minimalizovali spotřebu papíru a všechny procesy probíhají elektronicky, proto byl pro nás elektronický archiv nutností. Řešení Docspoint jsme si vybrali proto, že splňuje všechny legislativní požadavky na archivaci, je propojen s účetním systémem Pohoda, a také pro svou přehlednost a jednoduché intuitivní ovládání. Se společností Giri s.r.o spolupracujeme od začátku naší činnosti a jsme spokojeni s technickou podporou i zlepšováním Docspoint dle podnětů uživatelů.”
Klient: Lenka Jelínková, GRACETA s. r. o.
"Zavedením Docspointu nám odpadla většina práce s papírovými doklady. Využíváme elektronický archiv dokladů, do kterého skenujeme přijaté doklady v papírové podobě a dále už pracujeme jen s elektronickou verzí. Elektronicky přijaté doklady se přes vyhrazený e-mail do archive importují rovnou. Všechny takto pořízené doklady přes Docspoint se po schválení importují do účetního systému Pohoda, kde je k dispozici i zobrazení dokladu v PDF. Přechod od papírových dokladů na práci s elektronickými doklady se může na začátku zdát jako velká změna. Je to změna způsobu práce s doklady, ale rychlost práce, přehlednost a dostupnost náhledů původních dokladů je pro nás obrovským přínosem a ušetřením času. Se systémem Docspoint jsme spokojeni.”
Klient: P-P-MAT, s.r.o.
Podívejte se, jak účetní kancelář Jaspar s.r.o. zvýšila díky Docspointu efektivitu svých účetních o 50 %
V lednovém čísle časopisu Moja Pohoda, vydávaném společností Stormware - tvůrcem účetního software POHODA, najdete případovou studii o řešení Docspoint. Dočtete se, jak Docspoint využívá účetní kancelář Jaspar s.r.o. obsluhující desítky klientů v České a Slovenské republice. Článek najdete na straně 16.
Základní funkce
Hromadný import dokladů do SW Pohoda včetně předkontací a řad
Všechny doklady upraveny a zkontrolovány? Pak už stačí jen spustit hromadný import a po pár chvílích najít všechny doklady v SW Pohoda přesně tam, kde mají být.
Kontrola a úprava dokladů před importem do účetního SW Pohoda
Než pošlete dávku účetních dokladů do SW Pohoda, můžete ji zkontrolovat a doplnit či opravit vše, co je potřeba. Do Pohody se vám pak již dostanou kompletně připravené doklady bez nutnosti cokoliv měnit.
Archivace dokladů v prostředí Docspoint
Nejen zákon, ale i zdravý rozum nabádá k úschově dokladů na dalším místě, než jen v účetním software Pohoda. K tomuto účelu je součástí řešení Docspoint elektronický archiv, v němž se všechny doklady uchovávají včetně skenu jejich originálu.
Workflow práce s doklady na míru vašim potřebám
Nastavíme vám individuální workflow práce s doklady tak, jak potřebujete vy a vaše účetní oddělení nebo účetní kancelář.
Potřebujete některé doklady schvalovat před zařazením do účetnictví? Nebo dokonce všechny? Potřebujete mzdové doklady zpracovávat jedním pracovníkem a klasické účetní doklady druhým? S Docspointem to jde snadno.
Nahrávání účetních dokladů z různých zdrojů
Docspoint rozšiřuje množství způsobů, jak lze do SW Pohoda doklady dostávat. Přepis už zdaleka není jedinou možností.
K účetním se tak doklady již nemusí dostávat pouze papírově nebo přes nezabezpečené veřejné cloudové uložiště. Mohou být nahrány rovnou do zabezpečeného Docspointu, kde si účetní doplní vše potřebné a kompletní doklad v elektronické podobě pak nahrají rovnou do SW Pohoda.
Přenos souborů do účetního software Pohoda
Abyste díky Docspointu mohli do svého účetního programu Pohoda nahrát nové účetní doklady, můžete zvolit několik možných cest:
- Vyfoťte doklad telefonem či tabletem;
- Naskenujte jej pomocí kancelářského scanneru;
- Zašlete doklad na speciálně určenou e-mailovou adresu;
- Vložte jej do prostředí Docspointu pomocí intuitivního rozhraní na vašem počítači.
Po vložení dokladu do Docspointu můžete záznam před importem do Pohody ještě upravit, přidat další údaje a především jej nechat schválit v rámci firemních procesů.
Následně bude připravený doklad či série dokladů nahrána z bezpečného uložiště Docspointu do vaší instance Pohody, kde budete moci doklady zaúčtovat.
I po importu do Pohody zůstávají doklady v Docspointu, který tak slouží jako zálohovací systém pro potřeby daňové kontroly či jen v případě, že budete sken dokladu v budoucnu potřebovat.