Archivace dokumentů vyjadřuje konkrétní činnost lidí či institucí, která se však liší podle účelu, pro který je realizována. Obecně řečeno se archivace dokumentů týká uchovávání dokumentů po určitou dobu v čitelném stavu. Některé dokumenty archivujeme pro osobní použití (typicky doklady od nakoupených produktů kvůli případné reklamaci).

V prostředí firem a institucí vyžaduje archivaci různých dokumentů zpravidla legislativa. To se týká zejména daňových a účetních dokladů či podkladů pro mzdy a zákonné odvody (nebo pro určení výše důchodů).

U velkých institucí s významem pro národní hospodářství nebo kulturu či u dokumentů důležitých pro danou zemi, její zřízení či společnost jako takovou (užitné vzory, patenty, důležité poznatky firemního výzkumu, různá díla, prvky kulturního dědictví apod.) mohou tyto dokumenty podléhat taktéž archivaci v místně příslušných archivech, případně v archivech na národní úrovni.

Při archivaci firemních písemností je pro větší i menší firmy ideálním řešením vypracovaná interní směrnice pro oběh, zpracování, archivaci a likvidaci dokumentů, a to přesně na míru jejich podnikání. Tato směrnice pak slouží pro jednotné rozhodování zaměstnanců instituce v konkrétních situacích. Díky ní zaměstnanci vědí, jak a kdy nakládat s každou jednotlivou písemností, která ve firmě obíhá. Další variantou je využít služeb specializované firmy, která vše pohlídá za své klienty, nastaví potřebné procesy a asistuje u jejich vykonávání.

Archivaci daňových, účetních a mzdových dokumentů věnujeme rozsáhlou sekci s názvem Archivace dokladů.