Vopred by sme radi uviedli, že tento článok sa riadi predovšetkým požiadavkami českej legislatívy. Slovenská legislatíva môže byť odlišná. V prípade potreby sa poraďte so svojou účtovnou firmou.
V praxi môžeme rozlišovať dva typy auditných stôp. Jeden typ sa zaoberá celým účtovným prípadom. Druhý typ sa zaoberá jednotlivými účtovnými dokladmi. Obom typom sa budeme podrobne venovať v tomto článku.
Vo všeobecnosti platí, že auditná stopa zobrazuje kompletnú históriu konkrétneho účtovného prípadu (napríklad nákup služby alebo výrobku) a dokumentuje kompletnú históriu všetkých transakcií alebo úkonov súvisiacich s týmto účtovným prípadom, ktoré majú vplyv na hospodárenie spoločnosti alebo jej daňové povinnosti.
Prečo by vás mal auditný záznam zaujímať
Podľa zákona je konateľ (alebo štatutárny orgán) spoločnosti tým, kto zodpovedá za správnosť a pravdivosť účtovníctva a najmä všetkých dokladov a priznaní, ktoré spoločnosť predkladá úradom. Túto pravdivosť a správnosť z času na čas kontrolujú úradníci daňového úradu, sociálnej správy alebo poisťovní. V takomto prípade musí spoločnosť (pričom právnu zodpovednosť nesie štatutárny orgán) preukázať, že všetky transakcie, nákupy, predaje alebo iné skutočnosti sa stali tak, ako ich spoločnosť uviedla vo svojom účtovníctve a daňových priznaniach. Audítorská stopa býva v týchto prípadoch hlavným dôkazom.
Kto je zadávateľom auditu
V praxi to závisí od toho, kto je zadávateľom (alebo vykonávateľom) auditu. Audit môže vykonávať nezávislý audítor - najmä v prípade subjektov, ktorým to ukladá zákon. V takom prípade sa audituje kompletná účtovná závierka a audítor vo svojej tzv. správe audítora potvrdzuje, že celá účtovná závierka je pravdivá.
Druhou možnosťou je audit (podrobné preskúmanie účtovnej závierky alebo jej časti), ktorý vykonávajú orgány - zvyčajne daňový úrad, správa sociálneho zabezpečenia alebo zdravotné poisťovne.
Príklad audítorskej stopy - spoločnosť verzus jej účtovná firma
Uveďme si konkrétny príklad: rozhodnete sa ako firma zakúpiť si účtovné služby. Nakupujete ich od účtovníckej firmy, ktorá je platcom DPH. Okrem toho si účtovnícke služby dávate do nákladov, a tým znižujete zdaniteľný zisk firmy (základ dane). Z týchto dvoch dôvodov by mohol byť prípad podrobený hlbšiemu skúmaniu zo strany daňového úradu počas kontroly.
Úplná audítorská stopa by mohla obsahovať nasledujúce položky:
- E-mail so žiadosťou o účtovné služby.
- E-mail alebo iný dokument s ponukou účtovných služieb od účtovnej firmy.
- Záväznú objednávku vo forme e-mailu alebo podpísanej zmluvy o poskytovaní služieb medzi vašou firmou a účtovníckou firmou.
- Zdokumentované výkony účtovnej firmy (počet spracovaných dokladov, mzdy, počet podaných daňových priznaní, počet vykonaných kontrol zo strany úradov a podobne) - t. j. podklady, na základe ktorých vám dodávateľ fakturoval svoje služby.
- Faktúra prijatá od účtovnej kancelárie.
- E-mail potvrdzujúci jej prijatie (a vami nespochybnené).
- Doklad o zaplatení (váš pokladničný doklad alebo potvrdenie od účtovnej kancelárie, prípadne záznam vo vašom bankovom výpise, že finančné prostriedky boli zaslané na účet účtovnej kancelárie).
Všetky tieto kroky preukazujú, že medzi vašou firmou a účtovnou firmou skutočne existuje obchodný vzťah a že dodávateľ skutočne dodal plnenia, ktoré vám fakturuje (a ktoré si uplatňujete ako podnikateľský výdavok a odpočet DPH).
Auditná stopa konkrétneho dokladu
Druhým spôsobom, ako sa pozrieť na auditnú stopu, je pozrieť sa na históriu každého jednotlivého dokladu. To znamená, ako sa s konkrétnym dokladom nakladalo od jeho vytvorenia až po jeho archiváciu.
Česká legislatíva (predovšetkým zákon o účtovníctve a zákon o DPH) vyžaduje, aby ste pri kontrole boli schopní preukázať, že doklad je v účtovníctve zaúčtovaný v pôvodnej podobe a že s ním nebolo v priebehu času nijako manipulované (upravovaný, falšovaný atď.).
Na tento účel sa používa auditný záznam každého dokladu. Ako to vyzerá v praxi, si ukážeme na príklade záznamu v našej aplikácii Docspoint.
Auditná stopa v aplikácii Docspoint
Aplikácia Docspoint môže zo svojej podstaty pracovať len s auditnou stopou dokladu. Dokumentáciu kompletnej auditnej stopy celých účtovných prípadov tak ponecháva na firme a jej účtovnej kancelárii.
V programe Docspoint, konkrétne v záložkách Moje doklady a Archív, nájdete dôležitú záložku História. Tá obsahuje auditnú stopu každého dokladu. Do záložiek s detailmi dokladov sa dostanete dvojitým kliknutím na riadok dokladu.
História zobrazuje všetky kroky, ktoré boli vykonané s dokladom od jeho odoslania do systému Docspoint. Príklad konkrétneho detailu môžete vidieť nižšie.
Ďalšie dôležité podrobnosti o doklade sa zobrazujú na karte Metadáta. Tu nájdete položky, ako je typ dokladu, mena, suma, bankové údaje, identifikačné číslo a ďalšie identifikačné údaje vystaviteľa alebo príjemcu (podľa toho, kto je na druhej strane vzťahu) atď. Príklad je opäť uvedený na snímke obrazovky nižšie.
Čo je potrebné na správne vedenie auditných záznamov
Na účely tohto článku sa na tomto mieste zaoberáme auditnými stopami konkrétnych dokladov. Podľa zákona musíte byť schopní pri každom doklade preukázať, kto s ním pracoval, kedy s ním pracoval a aké zmeny vykonal. Všetky tieto informácie v aplikácii Docspoint nájdete na karte História.
Časové pečiatky a elektronické podpisy slúžia v praxi ako ďalší podporný prostriedok na tento účel. Hoci ich používanie nie je zákonom výslovne vyžadované, výrazne uľahčia preukázanie, že ste pri správe účtovníctva dodržali vyššie uvedené zákonné požiadavky.
Bez týchto prvkov je na rozhodnutí konkrétneho úradníka, ako bude postupovať pri preukazovaní pravosti a neporušenosti dokladu v priebehu času. Stačiť môžu jednoduché fotografie alebo skeny s vlastnými metadátami (údaje, ktoré so sebou nesie každý súbor v počítači vrátane obrázkov a fotografií, s uvedením, na akom zariadení bol súbor vytvorený, kedy, kde a v akých parametroch). Ale tiež nemusia.
Zároveň možno predpokladať, že s rastúcou technickou gramotnosťou úradníkov sa bude klásť čoraz väčší dôraz na skutočne hodnoverné preukázanie všetkých aspektov "života" dokladu vrátane toho, že s archivovaným dokladom nebolo nečestne zaobchádzané (nebol zmenený jeho obsah atď.).
Ak teda chcete mať pokojný spánok a pocit, že ste urobili všetko pre to, aby vaše účtovníctvo nemohlo byť spochybnené, investícia do elektronických podpisov a časových pečiatok sa rozhodne oplatí.
Aplikácia Docspoint má implementované časové pečiatky podľa európskej normy eIDAS a časovo označí každý dokument, ktorý do aplikácie vstúpi. Zároveň zabezpečuje, aby pečiatky platili po celý čas, počas ktorého je potrebné preukázať pravosť a neporušenosť dokladu. Tieto doby sú pre jednotlivé typy dokumentov určené tzv. archivačnými lehotami, ktoré opäť určuje zákon.
Chceli by sme sa krátko vyjadriť k časovým pečiatkam. Venujte pozornosť tomu, aký typ a od akého poskytovateľa si vyberiete. Existuje niekoľko ich variantov a niektorí používatelia si ich dokonca môžu vytvárať sami a mať ich tak úplne zadarmo. Na účely auditných záznamov však takéto varianty nebudú príliš platné. Časové pečiatky podľa normy eIDAS môže vydávať len subjekt, ktorý bol na tento účel špeciálne certifikovaný. V Českej republike je to niekoľko spoločností. Napríklad Česká pošta, První certifikační autorita atď. Pečiatky eIDAS obsahujú bezpečnostný certifikát, ktorý zaručuje ich pravosť.
Veľkou výhodou pečiatok eIDAS je skutočnosť, že sú štandardizované, a teda ľahko prenosné a overiteľné mimo riešenia Docspoint. Preto ak sa niekedy rozhodnete preniesť archivované účtovníctvo do iného riešenia, časové pečiatky by mali byť v novom nástroji naďalej platné a zachované.