Slovník pojmů: Digitalizace dokumentů

Digitalizace dokumentů znamená jejich převod do elektronické podoby zobrazitelné, případně zpracovatelné výpočetní technikou (například jejich vytěžením pomocí technologie OCR). Může jít o skenování či vyfocení dokumentu.

Digitalizace je aktuálním trendem v oblasti práce s dokumenty. V dnešní době vzniká obrovské množství dokumentů již pouze v elektronické podobě, na druhou stranu je třeba se vypořádat s dokumenty vzniklými v dřívějších dobách, případně s těmi, jež je nutné z různých důvodů nejprve pořídit fyzicky (typicky nejrůznější smlouvy) a teprve pro jejich trvalou archivaci je digitalizovat.

Digitalizace jako služba poskytovaná specializovanými firmami či aplikacemi nenabízí pouze skenování dokumentů a následný popis jednotlivých stran metadaty. Přináší rovněž vytěžení dat (například z faktur).

Samotný proces digitalizace má vždy několik fází:

Příprava dokumentů před skenováním

V přípravné fázi se dokumenty roztřídí. To zahrnuje např. jejich vyjmutí ze šanonů, rozešití, zbavení sponek apod.

Pojmenování, indexace, třídění dokumentů

Indexace dokumentu je proces, v němž se pojmenuje klíčovou informací, aby jej bylo možné v případě potřeby efektivně vyhledat. Digitalizace ulehčuje vyhledávání a třídění dokumentů, přičemž je možné přenést digitalizované dokumenty do DMS/ECM řešení.

OCR (vytěžení dokumentů)

Digitalizované dokumenty je možné strojově vytěžit. Výstupem je následně např. PDF soubor, jehož data mohou být automaticky zpracována (například zapsána do CRM systému apod.).

Více o vytěžování dokumentů na samostatné stránce slovníku.

Nejčastěji digitalizované dokumenty

• smlouvy, objednávky, dodací listy, došlá pošta;
• formuláře, dotazníky, ankety;
• faktury;
• personální dokumenty (pracovní smlouvy, cestovní příkazy, posudky...);
• ceníky, výpisy;
• fotografie, diapozitivy.