Pojem elektronická pečeť definuje evropské nařízení eIDAS. Jde o data v elektronické podobě, jež jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena s cílem zaručit jejich původ a integritu. Jsou ekvivalentem elektronických podpisů, tentokrát však určeným pro právnické osoby.

Elektronické pečetě by tedy měly sloužit jako důkaz toho, že elektronický dokument vydala určitá právnická osoba, a poskytovat jistotu o původu a integritě tohoto dokumentu. Dokládá tedy mimo autora i to, že dokument nebyl v době mezi podepsáním a odesláním adresátovi nijak pozměňován.

Vedle ověření pravosti dokumentu lze elektronické pečetě použít k autentizaci jakéhokoli digitálního předmětu dotyčné právnické osoby, například softwarového kódu nebo virtuálního serveru. Elektronickou pečetí je možno podepisovat i elektronická časová razítka. O časových razítkách se můžete více dočíst na stránce Elektronická archivace dokladů.

 

Pojmy v oblasti elektronických pečetí

S problematikou elektronických pečetí je spojeno několik základních pojmů, jež je dobré znát. Pojďme se na ně podívat.

 

Certifikát pro elektronickou pečeť

Jedná se o elektronické potvrzení, jež spojuje data pro ověřování platnosti elektronické pečeti s konkrétním subjektem (konkrétní právnickou osobou). Certifikát tak potvrzuje název (identitu) této právnické osoby.

 

Elektronické časové razítko

Jde o elektronická data spojující jiná data v elektronické podobě s určitým časovým okamžikem a prokazující, že tato jiná (orazítkovaná) data existovala v daném okamžiku v konkrétní podobě.

 

Pečetící (právnická) osoba

Jde o konkrétní právnickou osobu, která vytváří elektronickou pečeť (a pečetí určitý konkrétní dokument).

 

Zaručená elektronická pečeť

Zaručená elektronická pečeť musí být jednoznačně spojena s konkrétní pečetící osobou, díky čemuž umožňuje její identifikaci. Veškerá data k tvorbě elektronické pečeti má pečetící osoba pod svou kontrolou a může je používat s vysokou úrovní důvěry. Pečeť je k datům, k nimž se váže, připojena takovým způsobem, že je možné zjistit a prokázat jakoukoliv následnou změnu těchto dat.

 

Kvalifikovaná elektronická pečeť

Kvalifikovaná elektronická pečeť je elektronická pečeť vytvořena pomocí kvalifikovaného prostředku (software nebo technické zařízení) pro vytváření elektronických pečetí a je založena na kvalifikovaném certifikátu. Je potřebná, pokud právnická osoba chce elektronickou pečeť využívat při komunikaci s úřady, protože pouze kvalifikovaná elektronická pečeť je uznávána na úrovni celé Evropské unie jako průkazná.

 

Právní účinky používání elektronické pečeti

Elektronická pečeť podle nařízení eIDAS

• nesmí být odmítána jako důkaz v soudním a správním řízení jen pro to, že má elektronickou podobu nebo že nesplňuje požadavky kvalifikované elektronické pečeti.

U kvalifikované elektronické pečeti (viz vysvětlení pojmu výše) navíc platí

• domněnka integrity dat a správnosti původu těch dat, s nimiž je pečeť spojena
• pečeť založená na kvalifikovaném certifikátu vydaném v jednom členském státě Evropské unie se uznává jako pečeť ve všech ostatních členských státech EU.

 

Právní úprava použití elektronické pečeti v České republice

Postupy, požadavky a sankce v oblasti služeb vytvářejících důvěru (tedy elektronických podpisů, pečetí apod.) blíže specifikuje zákon č. 297/2016 Sb. Zákon se zabývá i pečetěním dokumentů, ověřováním platnosti pečetí, rolí Ministerstva vnitra či Správy základních registrů a podobně.

Seznam poskytovatelů, kteří mohou vydávat kvalifikované certifikáty pro elektronické pečeti, zveřejňuje Ministerstvo vnitra. Najdete je také případně na stránce Elektronická archivace dokladů.

 

Jaké dokumenty je možné pečetit

Elektronickou pečeť je obecně možné připojit k jakémukoli dokumentu opatřenému elektronickým podpisem. Níže najdete výčet nejčastějších situací, kdy je možné použít pouze elektronickou pečeť - tedy samostatně místo elektronického podpisu:

• Potvrzení přijetí dokumentu – každý úřad má povinnost potvrdit přijetí zaslaného dokumentu. Toto potvrzení však často probíhá automatizovaně systémem. Proto je třeba jej opatřit kvalifikovanou elektronickou pečetí.
• Autorizovaná konverze dokumentů – jedná se o úplné převedení dokumentu z listinné podoby do elektronické. Používá se typicky při digitalizaci rozsáhlých archivů. Zde elektronická pečeť nahrazuje podpis a umožňuje tak hromadné zpracování.
• Transakční protokoly spisových služeb – jedná se o záznamy o činnosti v elektronickém systému spisové služby. Obsahují veškeré informace o změnách jednotlivých dokumentů a jsou automatizovaně ukládány. Přitom je vždy nutné je opatřit elektronickou pečetí (případně elektronickým podpisem).
• Doručení dokumentu zaměstnavateli zaměstnancem – pro potvrzení převzetí zaměstnancem doručeného dokumentu ze strany zaměstnavatele je možné kromě elektronického podpisu použít také elektronickou pečeť.

 

Jaké dokumenty není možné či vhodné elektronicky pečetit

Vzhledem k technologii elektronických pečetí (pečeť je, zjednodušeně řečeno, v podstatě zdrojový kód) není možné některé dokumenty opatřit elektronickou pečetí, aniž by došlo k jejich znehodnocení ve smyslu použitelnosti. Typickým příkladem jsou různé platební příkazy atp. Pečetit také není nutné automatizovanou komunikaci mezi informačními systémy navzájem.

 

Další informace k elektronickým podpisům a elektronickým pečetím

Otázky spojené s elektronickými pečeťmi se vážou k tématu elektronické archivace dokumentů. K němu máme na webu Docspoint.cz samostatnou stránku – elektronická archivace dokladů.