Počas posledného mesiaca sme naozaj usilovne pracovali a vďaka tomu vám teraz prinášame niekoľko noviniek, po ktorých ste dlho volali a ktoré si už môžete vyskúšať v službe Docspoint.
Automatizované vyťažovanie dokumentov
Aby bola vaša práca s dokladmi v systéme Docspoint ešte pohodlnejšia a efektívnejšia, spojili sme sa s lídrom na trhu v oblasti automatického vyťažovania dokladov - spoločnosťou Rossum - a do systému Docspoint sme integrovali jej umelú inteligenciu Ellis.
- Ellis nemusí vopred poznať šablóny dokladov, ktoré sa majú vyťažiť, ako je to v prípade iných nástrojov. To vám umožní po nahratí odoslať každý doklad (faktúru alebo pokladničný doklad) do služby Docspoint na vyťaženie a v priebehu niekoľkých desiatok sekúnd sa vyťažené metadáta vrátia a automaticky uložia do formulára. Potom už len skontrolujete výsledok extrakcie a pridáte všetky číselníky alebo iné údaje.
- Funkcia vyťažovania sa povoľuje v administrácii a možno ju povoliť pre celú klientskú spoločnosť aj pre konkrétnych používateľov samostatne. Ak máte o túto funkciu záujem, dajte nám vedieť, pre ktorých používateľov chcete extrakciu povoliť.
- Je tiež možné extrahovať len vybrané doklady. Jednoducho vyberte požadované doklady v zozname dokladov a jedným kliknutím ich hromadne odošlite na vyťaženie.
Dúfame, že budete s touto novou funkciou spokojní, ale keďže ide o skutočne pokročilý nástroj, za ktorým sú roky vývoja, rozhodli sme sa ho integrovať do služby Docspoint ako externú službu. Preto je používanie tohto nástroja spoplatnené. Účtovanie je založené na počte extrahovaných dokladov. Cena je 10,- / 8,-, / 6,- Kč bez DPH za vyťažený doklad pre balíky Basic / Advance / Pro. Celková suma za vyťažené doklady bude vyúčtovaná a fakturovaná na konci každého mesiaca.
Ak si chcete ťažbu vyskúšať, ponúkame vám balík 20 dokladov, ktoré môžete vyťažiť zadarmo.
Používateľské pohľady a pokročilé filtrovanie dokladov
Pre väčšiu prehľadnosť sme pridali funkciu takzvaných používateľských pohľadov, kde si každý používateľ môže vybrať, aké informácie sa budú zobrazovať o každom doklade.
- Pomocou funkcie "Nastavenie stĺpcov" používateľ jednoducho vyberie metadáta, ktoré sa majú zobraziť. Tieto nastavenia sa uložia v profile používateľa a zostanú platné, aj keď sa používateľ odhlási a znovu prihlási do služby Docspoint.
- Používateľské prehliadnutie je platné pre všetky zoznamy dokladov, t. j. "Doklady", "Moje doklady" a "Archív".
- Maximálny počet stĺpcov bol kvôli prehľadnosti a čitateľnosti obmedzený na 10. Ak je text v stĺpci dlhší a nedá sa zobraziť celý, stačí na pole nabehnúť kurzorom myši a pomocou funkcie Tooltip sa zobrazí celý text.
- Filtre na skenovanie zoznamu dokladov sa tiež dynamicky upravujú podľa zvoleného používateľského zobrazenia. Preto je vždy možné filtrovať zoznam dokladov podľa presných polí, ktoré sú aktuálne zobrazené.
Výber povinných polí podľa vašich potrieb
Definíciu povinných polí sme upravili tak, aby ste mohli presne určiť, ktoré metadáta sú povinné pre každú klientsku spoločnosť alebo konkrétneho používateľa. Tieto údaje bude musieť používateľ vyplniť, aby mohol doklad odoslať do ďalšieho stavu.
- Ak teda napríklad nechcete používateľa vôbec zaťažovať vyplňovaním metadát, môže doklad odoslať úplne nevyplnený. Doklad potom vyplní asistent alebo hlavný účtovník v závislosti od zvoleného workflow.
- Jediný používateľ, ktorý je povinný poskytnúť určité metadáta, je hlavný účtovník, pretože XML import dokladov do programu Pohoda vyžaduje aspoň základné informácie o doklade.
- Zároveň sme pridali nové povinné pole pre účtovníka, ktorým je "Číselný rad". Tieto údaje sú veľmi dôležité pri importe dokladu do programu Pohoda a jeho následnom zaúčtovaní. Preto, aby sme zachovali konzistentné informácie o doklade v systéme Docspoint, je teraz potrebné vybrať číselný rad pred odoslaním do programu Pohoda.
Ďalšie nové funkcie v používateľskom rozhraní
Na základe vašich návrhov sme vykonali niekoľko ďalších zmien v používateľskom rozhraní. Dúfame, že prispejú k vašej efektívnej práci s dokladmi v prostredí Docspoint.
- Prepínač "Len aktívne", ktorý filtruje len aktívne, t. j. editovateľné doklady v zozname dokladov, zostáva vo vybranej polohe aj po prechode na editáciu vybraného dokladu a následnom návrate do zoznamu dokladov.
- Všetky stavové správy, ako napríklad "Dokument uložený", "Odoslaný" atď., sa teraz zobrazujú uprostred obrazovky, takže ich neprehliadnete.
