Jednou z cest uchování vašich dokladů může být také elektronická archivace dokladů. Konkrétní podmínky pro elektronickou archivaci daňových dokladů stanovuje například Zákon o DPH. Daňový doklad je možné převést z listinné do elektronické podoby a naopak. Takto vytvořená data uchováváme prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat (např. elektronických archivů).

Situace však není tak jednoduchá a aby byl elektronicky uchovávaný doklad uznatelný finanční správou (případně jinými úřady), je nutné splnit několik podmínek:

  • Elektronicky musí být uchovávána také data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu (tak, abyste byli schopni prokázat, že s dokladem při jeho převodu do elektronické formy nebylo nijak manipulováno a nebyl pozměněn jeho obsah).
  • Pokud chcete daňové doklady uchovávat prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, máte zároveň povinnost zajistit pro správce daně bezodkladně přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je pro účely daňové kontroly.

 

Prokázání věrohodnosti daňového dokladu a neporušenosti jeho obsahu

Abyste mohli prokázat věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu, můžete využít  tyto možnosti:

  • uznávaný elektronický podpis,
  • uznávaná elektronická pečeť nebo
  • elektronická výměna informací (EDI), ovšem pouze v případě, že dohoda o této výměně stanoví užití takových postupů, jež zaručí věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

 

Jedině v kombinaci s časovým razítkem!

Vždy pamatujte na použití časového razítka. Elektronický podpis totiž pouze definuje, kdo daný dokument vytvořil (respektive kdo jej elektronicky podepsal). Nenese v sobě však žádnou informaci o tom, kdy byl daný dokument vytvořen (podepsán). Elektronický podpis obsahuje pouze čas vytvoření podpisu (převzatý ze systému resp. z počítače), na němž byl podpis vytvořen. Tento údaj však nelze považovat za průkazný. Právě za účelem odstranění tohoto nedostatku vzniklo časové razítko. Chcete-li u dokumentu zajistit prokazatelnost jak tvůrce dokumentu, tak času jeho vzniku, vždy na daný dokument aplikujte elektronický podpis prokazující identitu tvůrce i časové razítko prokazující čas vzniku.

 

Rozdíl mezi elektronickým podpisem a elektronickou pečetí

Pomyslnou dělicí čarou mezi elektronickým podpisem a elektronickou pečetí je, zda je dokument podepsán fyzickou osobou (pak hovoříme o el. podpisu), nebo zda dokument podepisuje osoba právnická (pak hovoříme o el. pečeti).

Elektronická pečeť byla zavedena nařízením eIDAS (nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu. Toto nařízení vešlo v účinnost 1. 7. 2016).

 

Pozor na použití správného typu elektronického podpisu

Při pořizování elektronického podpisu je třeba se mít na pozoru. Existuje totiž několik druhů, k jejichž rozlišení přihlíží také česká legislativa. Těmito druhy (mimo jiné) jsou:

  • Kvalifikovaný elektronický podpis
  • Uznávaný elektronický podpis
  • Zaručený elektronický podpis

Státní správa je povinna při výkonu své činnosti používat kvalifikované elektronické podpisy s vloženými kvalifikovanými časovými razítky. Fyzické a právnické osoby komunikující se státní správou prostřednictvím elektronického podpisu jsou povinny používat alespoň uznávaný elektronický podpis. Použití úrovní elektronických podpisů mezi právnickými a fyzickými osobami nějak dále nijak upraveno a mohou tedy použít cokoli, na čem se vzájemně dohodnou.

 

Zaručený elektronický podpis

Jedná se o elektronický podpis, který je vytvořen na základě soukromého klíče a k němu náležícímu certifikátu. Použitý certifikát nemusí splňovat žádné speciální náležitosti a může tedy být vydán jakoukoli certifikační autoritou, nebo může být tzv. self-signed.

 

Uznávaný elektronický podpis

Jedná se o zaručený elektronický podpis, k jeho vytvoření byl navíc použit tzv. kvalifikovaný certifikát. Takový certifikát vydávají za úplatu kvalifikované certifikační autority.

 

Kvalifikovaný elektronický podpis

Jedná se o nejvyšší úroveň elektronického podpisu. Základem je opět zaručený podpis a pro vytvoření této úrovně elektronického podpisu musí podepisující disponovat kvalifikovaným certifikátem a kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů.

 

Poskytovatelé uznávaných elektronických podpisů v ČR

V ČR můžete pro pořízení QTS využít jednu z následujících certifikačních autorit:

 

Pozor na důvěryhodnost časových razítek

Chcete-li mít jistotu, že elektronicky podepsaný dokument opatřený časovým razítkem splní veškeré náležitosti požadované zákonem, využívejte pouze tzv. kvalifikovaná časová razítka.

Co z časového razítka dělá kvalifikované časové razítko (QTS – z angličtiny Qualified Time-Stamp? Z technického pohledu jsou oba typy naprosto shodné. Kvalifikované časové razítko však vydávají pouze pevně určené organizace vedené v rejstříku Ministerstva vnitra ČR. Budeme-li přesní, jde o zákon 297/2016, par. 13, čl (4), podle něhož vede v České republice Ministerstvo vnitra seznam certifikátů, na jejichž základě kvalifikovaní poskytovatelé služeb vytvářejících důvěru podepisují zaručeným elektronickým podpisem nebo zaručenou elektronickou pečetí vydaná kvalifikovaná elektronická časová razítka.

Podobná nařízení platí v celé Evropské unii. Kompletní seznam poskytovatelů kvalifikovaných časových razítek (QTS) v rámci EU můžete najít na adrese https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/. Kvalifikovaná časová razítka jsou platná napříč celou EU Je tedy ve své podstatě jedno, od které autority v rámci Unie získáte QTS pro své dokumenty.

 

Poskytovatelé kvalifikovaných časových razítek v České republice

Jde o stejné subjekty jako u elektronických podpisů:

 

Vyřešte archivaci účetních dokladů elektronicky

Domluvte si nezávaznou prezentaci a bezplatné 14denní demo řešení Docspoint.