Vytěžování dokumentů

Pro zpracování velkých objemů účetních dokladů (vyšší desítky až stovky denně) není forma ručního zpracování efektivní. Je časově náročná, s rizikem chyb (lidského faktoru) a hlavně svým šikovným účetním můžete přidělit mnohem sofistikovanější práci s daleko vyšší přidanou hodnotou, než je přepisování dokumentů do účetního software. Zvlášť když existují řešení pro vytěžování dokumentů.

Dnes dostupný vytěžovací software dokáže ruční práci s dokumenty z velké části nahradit. Vytěží informace z jednoduché tabulky i ze složité faktury. Umí i taková kouzla, jako například spárovat dodací list s fakturou. K tomu využívá pokročilé technologie z oblasti analýzy textu, umělou inteligenci a strojové učení.

 

OCR

Pro vytěžování dokumentů se používá technologie OCR (optického rozpoznávání znaků). Více si o ní můžete přečíst v našem slovníku: OCR (optical character recognition).

 

Řešení Docspoint a vytěžování faktur a účetních dokladů

Řešení Docspoint díky doplňkovým modulům nabízí možnost vytěžování vašich dokladů a dokumentů. Zpracovává digitální či digitalizované (skenované, focené) soubory - rozpozná dokument, vyhodnotí jej a vytěží většinu jeho metadat tak, abyste s nimi mohli dále pracovat. Tuto funkci můžete využít u všech typů dokladů a dokumentů uvedených výše, nicméně vzhledem k napojení na účetní software Pohoda nejvíce využijete vytěžování faktur a účetních dokladů následně importovaných právě do Pohody.

Po načtení nových dokumentů, které do Docspointu zašlete některým z možných způsobů, přečte potřebné údaje a zapíše je do databáze k danému dokladu (záznamu). Následně stačí rychlá kontrola, že všechny údaje sedí, a doklad může putovat do účetního software.

 

Proč jsme zvolili řešení Rossum

Pro vytěžování dokladů používá Docspoint české profesionální řešení Rossum. Proč zrovna tento nástroj? Důvod je prostý. Rossum představuje nejlepší řešení s podporou českého jazyka, které jsme na trhu našli. Není zdaleka nejlevnější, ale je zkrátka nejlepší. Dosahuje nejvyšší přesnosti v rozpoznání textu. Efektivně využívá strojové učení k vlastnímu zlepšování a dodávání lepších a lepších výsledků. To je to, oč tu běží.

 

Vyvracíme mýty o vytěžování a strojovém zpracování účetních dokladů

Způsobů, jak digitalizovat účetní dokumenty, se díky moderním technologiím objevuje čím dál více. Některé fungují jen v ČR, jako třeba formát ISDOC, některé lze využít i pro doklady z ciziny. Takovým řešením je například strojové vytěžování dokladů. Ač jde o nyní již poměrně rozšířenou technologii, stále kolem ní panuje řada mýtů. Pojďme se na ně podívat.

 

Mýtus 1: Vytěžování dokumentů je vždy 100% přesné

Přestože bychom si přáli, aby to byla pravda, realita je taková, že žádná technologie včetně umělé inteligence (AI) není bezchybná. Konec konců, ani člověk není. AI a strojové učení mohou nabídnout vynikající úroveň přesnosti, která mnohdy překračuje 95 %. Ale stále vyžadují lidský dohled pro výjimky nebo výsledky s nízkou důvěryhodností. Složité rozvržení dokladu, jazykové odchylky a nekvalitní dokumenty (nebo jejich skeny) mohou snížit přesnost. Důležité je ptát se na velikost vzorku dat, na kterých byla AI vyškolena, jelikož příliš malý vzorek může vést k větší úrovni chybovosti.

 

Mýtus 2: Naše firma je na automatizované zpracování dokumentů příliš malá

Velikost firmy neovlivňuje přínosy automatizace. I ty malé mohou z automatizovaného zpracování dokumentů a účetních dokladů těžit, neboť zefektivnění procesů vede ke zvýšení produktivity a efektivity bez ohledu na množství papírování. Automatizace je spíše o vašem přístupu k digitalizaci a očekávaném růstu než o aktuální velikosti firmy. Každý nástroj, který vám pomůže už od malé vylikosti firmy dosahovat provozní efektivity, akceleruje firemní růst a zabrání chybám a přešlapům, které vás při nezvládnutém růstu firmy mohou stát peníze.

 

Mýtus 3: Stačí dokumenty naskenovat a uložit

Primárně je třeba si uvědomit, že skenování není totéž, co strojové zpracování. Zatímco skenování a ukládání dokumentů do digitální podoby může přinést určité výhody, jako je snadnější vyhledávání, inteligentní zpracování dokumentů jde mnohem dále. Transformuje papírové dokumenty a doklady na počítačem čitelná data. Díky tomu umožňuje extrakci a analýzu informací, což vede k hlubšímu pochopení a optimalizaci procesů. Zatímco pdf soubor vzniklý naskenováním dokladu je „obrázek“, s jehož obsahem musí pracovat opět člověk, u strojově vyčtených dokladů můžete veškeré zpracování dat nechat na počítači.

 

Mýtus 4: Vytěžování dokladů vyžaduje drahý software umístěný na vlastním hardware (tzv. on-premise řešení)

Díky pokroku v cloudových technologiích a SaaS modelům (pronájem software jako služby) je nyní možné poskytovat zpracování dokumentů formou online služby. Cloudová řešení nabízejí škálovatelnost, snadnou aktualizaci a údržbu, vysokou dostupnost a nákladovou efektivitu bez nutnosti investic do drahého hardwaru. Vy si pouze pronajmete online službu (nejčastěji na bázi měsíčního poplatku za určitý limit počtu dokladů ke zpracování) a veškeré další náklady a provozní starosti necháte na poskytovateli služby.

 

Mýtus 5: Abychom mohli využívat vytěžování dokladů, potřebujeme drahého IT specialistu

Toto může a nemusí být pravda. Pokud máte specifické požadavky na vytěžovací software, je dost možné, že budete potřebovat výše zmíněné on-premise řešení. Nicméně běžní uživatelé typu klasických firem či účetních kanceláří se něčeho takového nemusí bát.

Navíc moderní cloudová řešení pro strojové zpracování dokumentů jsou navržena tak, aby byla snadno spravovatelná koncovými uživateli bez nutnosti zásahu IT oddělení. Využijete-li SaaS řešení (pronájem vytěžovacího software jako služby), veškeré aktualizace a údržba jsou pak úkolem poskytovatele.

 

Mýtus 6: Skutečně funkční vytěžování dokladů je účinné pouze pro jednoduché dokumenty

To možná platilo dříve, než se do vytěžování dokumentů zapojila umělá inteligence. Na rozdíl od řešení založených na šablonách (která dříve dominovala trhu), pokročilá AI dokáže zpracovávat i složité dokumenty s nestrukturovanými daty. Využívá strojové učení a zpracování přirozeného jazyka pro extrakci a analýzu dat z různých typů dokumentů.

 

Mýtus 7: Automatizace zpracování dokumentů povede k propouštění

Automatizace přebírá rutinní úkoly s nízkou přidanou hodnotou. Neznamená ale ztrátu pracovních míst. Naopak, umožňuje zaměstnancům věnovat se složitějším a hodnotnějším úkolům, zvyšuje jejich spokojenost a produktivitu. Firmě pak přináší možnost využít kreativitu a schopnosti svých zaměstnanců skutečně naplno místo toho, aby je platila za úkony, jež může za minimální náklady udělat stroj.

Strojové zpracování dokladů (dokumentů) sice automatizuje rutinní úkoly, ale když čelí výzvám, jako je složité rozhodování nebo nuancované souvislosti, potřebuje lidskou pomoc. Pro řešení výjimek, zajištění přesnosti a poskytování vysoce odborného poradenství je potřeba lidská inteligence.

 

Závěrem

Přetvoří automatizace budoucnost velké části lidských činností?

Ano, pokud jí věříte. Pochopte ji. Pracujte s ní. Digitální transformace je budoucnost.

Náklady na nicnedělání jsou vysoké. Tvrdohlavé setrvávání u manuálního zpracování dokumentů váš tým vyčerpá a zvýší odliv zaměstnanců, sníží produktivitu a poškodí vztahy se zákazníky. Peníze, které ušetříte v krátkodobém horizontu, omezí růst vaší firmy v horizontu dlouhodobém.