Digitalizácia v účtovníctve

Na svete je pravdepodobne len málo tak konzervatívnych povolaní ako účtovníctvo. Treba priznať, že to nie je prekvapujúce. Na jednej strane musia bojovať s klientmi, ktorí majú len zriedkakedy v poriadku svoje "papiere" a často je zázrak, keď sa všetky dokumenty za daný mesiac podarí vybaviť včas. Na druhej strane komunikujú s úradníkmi daňovej správy a poisťovní, ktorí majú právo a možno aj povinnosť kontrolovať a "prechádzať" všetko, čo sa týka hospodárenia spoločností. Každý podnikateľ, ktorý niekedy komunikoval s daňovou správou, vie, že to často nie je žiadny med.

Z tohto dôvodu je pochopiteľné, že digitalizácia účtovníctva, ktorú môžeme nazvať revolúciou, prebieha pomerne pomalým tempom. Treba povedať, že jej postup nepodporuje ani česká legislatíva. Český zákon v podstate nehovorí o tom, či sa účtovníctvo môže uchovávať len digitálne. Inými slovami, nezaoberá sa striktne touto témou. Často teda záleží na odvahe firiem a účtovníkov alebo na tom, či sa budú riadiť výkladom právnikov v nádeji, že daňový úrad alebo, nedajbože, súd nebude mať na vec opačný názor.

Možnosti digitalizácie účtovníctva

Digitalizácia účtovníctva má niekoľko možností (alebo úrovní). Od zdieľaného prístupu k účtovnému softvéru, ktorý účtovníci poskytujú klientom, cez online komunikáciu alebo prenos dokumentov prostredníctvom rôznych online úložísk až po úplnú digitalizáciu účtovných procesov a online archiváciu účtovných dokumentov.

V prípade prenosu dokumentov prostredníctvom online úložísk treba povedať, že v mnohých prípadoch sa im nebránia ani tak účtovníci, ako skôr samotní klienti. Pre niektorých je jednoducho stále jednoduchšie "nahádzať" doklady do jedného alebo viacerých plastových vriec alebo krabíc od topánok v priebehu mesiaca a potom ich odovzdať účtovníkovi. Prečo sa trápiť s nejakým skenovaním, záložkami niekde v cloude a učením sa nových technológií, že? 🙂

Okrem vyššie uvedených možností alebo výhod digitalizácie účtovníctva existujú aj ďalšie, ako napríklad schvaľovanie dokladov nadriadenými, zaznamenávanie všetkých zmien alebo manipulácia s dokladmi, jednoduché triedenie dokladov alebo pokročilé vyhľadávanie v údajoch atď. Výhod je skutočne veľa a podľa nášho názoru prevažujú nad potenciálnym rizikom hádok s úradníkmi o tom, či by sa dokumenty mali alebo nemali uchovávať v papierovej podobe.

Kroky digitalizácie

Zhromažďovanie dokumentov

Najskôr je potrebné zhromaždiť všetky dokumenty. Mnohé dokumenty sa dnes šíria digitálne a dokonca mnohé spoločnosti nabádajú zákazníkov, aby dokumenty netlačili (z ekologických dôvodov) a pracovali s nimi radšej digitálne. Dokumenty, ktoré k vám prídu vo fyzickej podobe, by ste mali okamžite uložiť na jedno miesto (do priečinka) alebo ich hneď zdigitalizovať a uložiť v digitálnej verzii do príslušného počítača alebo na cloudové miesto.

Spracovanie a extrakcia dokumentov

V minulosti (a v mnohých účtovných firmách aj v súčasnosti) bolo potrebné všetky fyzické dokumenty ručne prepisovať do účtovného softvéru. Táto neodborná práca s nízkou pridanou hodnotou zaberala účtovníkom veľa času a bola neefektívnym využitím ich kapacít.

V súčasnosti je možné prepojiť online úložiská účtovných údajov s účtovným softvérom a vďaka softvéru na extrakciu dokumentov (napríklad Rossum) alebo špeciálnym formátom dokumentov (napríklad ISDOC) automatizovane prenášať údaje z digitálnych súborov do účtovných aplikácií. Úlohou účtovníka je teda len skontrolovať správnosť údajov a konečné zaúčtovanie dokladov. Práve táto profesionálna práca prináša klientom hodnotu.

Overenie a zaúčtovanie dokumentov

Ako sme už spomenuli, digitalizácia má obrovskú výhodu v jednoduchšom a plne digitalizovanom toku účtovných údajov. Patrí sem aj schvaľovanie dokumentov, ktoré môžu zamestnanci napríklad pomocou mobilných aplikácií odfotiť alebo naskenovať a následne poslať svojim nadriadeným na schválenie. Až po tomto kroku sa doklad dostane k účtovníkom na zaúčtovanie. Obrovskou výhodou pre manažment je úplný a okamžitý prehľad o nákladoch prichádzajúcich do spoločnosti a možnosť ovplyvniť, či budú alebo nebudú zaúčtované (a stanú sa súčasťou účtovníctva).

Všetky doklady sa môžu dostať k účtovníkovi už schválené, vytiahnuté a pripravené (importované) v účtovnom softvéri. Tu vykonáva "len" činnosti súvisiace s ich vysielaním.

Archivácia účtovníctva

Nemenej dôležitou súčasťou celého procesu účtovania je jeho následná archivácia. Povinnosti daňových a podnikateľských subjektov súvisiace s archiváciou upravuje niekoľko slovenských zákonov.

Právne predpisy upravujúce archiváciu účtovných dokladov obsahujú rôzne lehoty pre rôzne typy dokumentov alebo dokumentov spoločnosti (obchodné alebo pracovné zmluvy, zmluvy o výkone správy, zápisnice z valných zhromaždení atď.). Zároveň sa vyžaduje, aby sa preukázalo, že s dokumentmi sa po ich vytvorení nemanipulovalo. A ak áno, musí byť zaznamenané kto, kedy, ako a prečo. Stručne povedané, aby mal daňový subjekt k dispozícii úplnú audítorskú stopu (ak chcete, úplnú históriu) každého dokladu. Na tento účel existujú časové pečiatky, digitálne podpisy a iné podobné nástroje a formáty. Tie sú zo zákona potrebné, ak má slovenská daňová správa uznať digitalizované dokumenty ako originály.