Prečo nepoužívať na ukladanie dokladov bežné online dátové úložiská

Keď predstavujeme možnosti služby Docspoint, ľudia sa nás niekedy pýtajú, aké výhody ponúka oproti bežným bezplatným službám na ukladanie dát, ako sú Google Drive, Dropbox atď. Keďže existuje niekoľko dôvodov, prečo nepoužívať na ukladanie účtovníctva bežné online dátové úložiská, a väčšina z nich je pomerne závažná, rozhodli sme sa ich zhrnúť v tomto článku.

1) Problematické vlastníctvo uložených dát

V minulosti sa vyskytli prípady, keď používatelia bezplatných úložísk nevedomky súhlasili s tým, že sa vzdávajú svojich práv na uložené dáta a dávajú prevádzkovateľovi úložiska povolenie robiť s nimi čokoľvek. Nie je v našich silách overiť, či a v prípade ktorých úložísk tieto podmienky pretrvávajú. Vždy však majte na pamäti, že ak je služba bezplatná, prevádzkovateľ na nej musí zarábať iným spôsobom. A jedným z nich môže byť použitie vašich údajov na rôzne účely. Ak do takýchto úložísk ukladáte údaje, ktoré majú pre vás nejakú vyššiu hodnotu (vrátane osobných údajov), mali by ste si veľmi pozorne prečítať podmienky a vedieť, aké povolenia dávate prevádzkovateľovi systému a akých práv sa môžete vzdať.

2) Prevádzkovanie služby bez záruk

V prípade bezplatných služieb nemajú používatelia nárok na minimálnu úroveň služieb. Teda na to, čo sa v obchodnom svete bežne označuje ako Service Level Agreement (SLA) - voľne preložené ako dohoda alebo záväzok na minimálnu dostupnosť služieb. Ak sa dodávateľ k niečomu takému zaviaže (zvyčajne garantuje fungovanie v % celkového času - napríklad, že služba bude dostupná 95 % času), jeho služba alebo softvér musí byť dostupný aspoň počas tohto času. V opačnom prípade dodávateľ platí sankcie a prípadne aj odškodné klientom (v závislosti od podmienok zmluvy). V prípade bezplatných služieb na nič také nemáte nárok. A dátové úložisko môže byť nedostupné v čase, keď potrebujete pracovať s účtovnými údajmi.

3) Nezálohované dáta

Mnohé z bezplatných dátových úložísk nezaručujú, že neprídete o svoje dáta. Zálohovanie vašich dát totiž znamená ďalší diskový priestor, s ktorým by sa musel zaoberať poskytovateľ takejto služby. V prípade tisícov alebo miliónov používateľov to môžu byť terabajty dát, čo rozhodne nie je lacná záležitosť. Ak teda dôjde k akémukoľvek poškodeniu služby, či už na úrovni softvérovej alebo hardvérovej infraštruktúry, môžete prísť o svoje dáta bez možnosti akejkoľvek náhrady. Pri platených verziách úložísk získate určitú záruku, že o svoje dáta neprídete, alebo že budú zálohované s určitou frekvenciou. Ale ani táto možnosť nie je ideálna na uchovávanie vašich účtovných záznamov, ako si teraz ukážeme v ďalších bodoch.

4) Údaje uložené na podobných úložiskách nespĺňajú požiadavky zákona na archiváciu účtovných údajov

Právne predpisy týkajúce sa archivácie účtovných, mzdových a daňových dokladov kladú jasné požiadavky na formu dokladov archivovaných v digitálnej forme. Účtovná jednotka, ktorá takto archivuje svoje účtovné doklady, musí byť schopná kedykoľvek preukázať, kto doklad vystavil, kedy bol vystavený (dátum a čas) a či sa s dokladom od jeho vystavenia nejakým spôsobom manipulovalo (zmeny jeho obsahu). Časové pečiatky a elektronické podpisy sú na tento účel štandardom. Tieto nástroje sú preto súčasťou systému Docspoint. Na rozdiel od toho bezplatné, ale aj bežné platené úložné služby, ako sú Dropbox alebo Google Drive, takéto nástroje integrované nemajú. Ak na nich ukladáte svoje účtovníctvo, nebudete preto môcť časom preukázať pravosť dokladov, ich autora a to, že s nimi nebolo manipulované. V takom prípade budete musieť naďalej viesť papierový archív, aby ste splnili legislatívne požiadavky.

5) Zabezpečenie údajov

Samozrejme, tvorcovia bezplatných dátových úložísk sa snažia zabezpečiť bezpečnosť dát, zabrániť útokom hackerov a podobne. V prípade úniku alebo krádeže dát však poskytovatelia takýchto služieb nenesú zodpovednosť. Naopak, od spoločností, ktoré poskytujú platené riešenia, možno očakávať, že vynaložia maximálne úsilie na zabezpečenie dát, zabezpečia nepriepustnú ochranu a budú v tejto oblasti (ktorá je dnes ešte dôležitejšia ako predtým) na špičke.

6) Ak používate bezplatnú službu, nie ste zákazník, ale súčasť produktu.

Staré príslovie hovorí, že ak za službu neplatíte, nie ste zákazníkom, ale súčasťou služby alebo produktu. To je typické pre sociálne siete. Ich používatelia nie sú zákazníci. Sú súčasťou produktu - reklamných služieb alebo reklamného priestoru poskytovaného platiacim klientom. To zahŕňa sledovanie používania služby a v mnohých prípadoch aj samotných údajov alebo dát, ktoré používatelia nahrávajú. Aj keď sa údaje dajú anonymizovať a agregovať, aby sa získala nejaká väčšia vzorka alebo obraz používateľov, stále existuje riziko, že systém bude s vašimi dátami a metadátami zaobchádzať inak, ako by ste chceli.

7) Nedostatočná kontrola prístupu

Súčasťou nášho systému Docspoint je správa oprávnení a prístupu k aplikácii. Používateľom môžete prideliť rôzne práva a prístup k rôznym súborom a dátam. Dáta nie sú vôbec prístupné používateľom internetu bez prihlasovacích údajov do aplikácie Docspoint. V tomto sa verejné úložiská líšia. Bezplatné verzie spravidla neponúkajú žiadnu pokročilú správu prístupu ani práv používateľov. Okrem toho mnohé z nich umožňujú každému používateľovi vytvárať odkazy na externé zobrazenie obsahu. V tomto prípade zvyčajne úplne strácate kontrolu nad tým, kto má prístup k údajom.

8) Chýbajúce prepojenie s účtovnými systémami

Verejné úložiská údajov nie sú primárne určené na prácu s účtovnými doklady, a preto neobsahujú nástroje (odborne nazývané dátové mosty) na zdieľanie dát s vaším účtovným systémom. To vytvára ďalšiu prekážku pre bezproblémové spracovanie vášho účtovníctva. Opäť platí, že každý jednotlivý súbor musí niekto otvoriť, prepísať všetky údaje a následne zaúčtovať. Mnohé z týchto krokov v programe Docspoint odpadajú, napríklad vďaka vyťažovaniu dát, automatickému spracovaniu súborov vo formáte ISDOC alebo priamemu prepojeniu s účtovným softvérom POHODA vrátane spätnej synchronizácie.

9) Neistota, kde sú dáta uložené

Jedným z parametrov, ktoré určujú, akú kontrolu máte nad svojimi dátami uloženými online, je miesto ich fyzického umiestnenia (alebo umiestnenie fyzických serverov, na ktorých sú vaše dáta uložené, a teda jurisdikcia, pod ktorú tieto umiestnenia serverov spadajú). Mnohé spoločnosti, ktoré prevádzkujú verejné služby úložísk dát, pochádzajú zo Spojených štátov alebo iných oblastí mimo Európskej únie. Svoje najväčšie dátové centrá majú často v krajine svojho pôvodu, čo môže vyvolávať mnohé problémy. Najmä ak potrebujete z rôznych dôvodov chrániť alebo obnoviť svoje dáta právnymi prostriedkami. Zároveň určite nechcete, aby vaše dôležité firemné údaje boli uložené na miestach, kde je vysoká právna neistota, korupcia alebo v danej krajine vládne nejaká autoritatívna vláda, ktorá môže vaše súbory kedykoľvek bez pardonu zabaviť. Z tohto dôvodu našim zákazníkom garantujeme, že všetko, čo ukladajú v službe Docspoint, je uložené na serveroch a v dátových centrách v rámci Európskej únie.