Prinášame vám prehľad nových funkcií a vylepšení služby Docspoint, ktoré boli spustené koncom marca. Dúfame, že tieto nové funkcie oceníte a že zefektívnia vašu prácu v systéme Docspoint.
Možnosť definovať celú schvaľovaciu trasu dokladu naraz a informácie o úrovni schválenia
- Koncom minulého roka sme zaviedli alternatívne workflow schvaľovania, v ktorom môžete menovite vybrať schvaľovateľov pre jednotlivé dokumenty. Na tejto funkcii sme naďalej pracovali a rozšírili sme ju o možnosť definovať celú schvaľovaciu cestu.
- Ak máte napríklad vo firme viacúrovňové schvaľovanie, je teraz možné vopred vybrať celú schvaľovaciu cestu pre daný doklad. A teda preddefinovať schvaľovateľov na každej úrovni.
- Jednotliví schvaľovatelia potom už nerozhodujú o ďalšom kroku schvaľovania dokladu, ale pri schvaľovaní/odosielaní dokladu sa im iba zobrazí správa o tom, kto bude doklad schvaľovať na ďalšej úrovni.
- Spolu so zavedením tejto funkcie sme do zoznamu dokladov pridali aj informáciu o úrovni schválenia, na ktorej sa doklad práve nachádza. Tento detail je zobrazený číslom v zátvorke vedľa stavu „Na schválenie (x)“.
Pridanie kódov / čísiel položiek
- Ak používate Docspoint na zadávanie jednotlivých položiek v doklade, táto novinka je určená práve vám: informácie o položke boli rozšírené o kód alebo číslo položky.
- Čísla sa automaticky načítajú zo súborov ISDOC alebo ich možno extrahovať. Následne sa čísla položiek importujú do programu Pohoda spolu s ostatnými údajmi o položkách.
Zobrazenie a filtrovanie číselníkov (stredisko, aktivita, poradie) podľa ich čísel a kódov
- Pre uľahčenie práce s číselníkmi (činnosť, stredisko, zákazka) sme do zoznamu dokladov pridali možnosť zobrazenia kódu alebo čísla číselníka ako samostatného stĺpca.
- Podľa kódov a číselníkov je tiež možné doklady triediť alebo filtrovať.
Možnosť vytvárať vlastné typy dokumentov „Rôzne“
- Určite viete, že Docspoint je možné použiť aj na elektronickú archiváciu neúčtovných dokumentov, ako sú rôzne zmluvy, bankové výpisy, mzdové listy atď. Všetky tieto dokumenty sa predtým ukladali pod typom dokumentu „Rôzne“. Teraz sme pridali možnosť, aby si používatelia pre tieto „rôzne“ dokumenty vybrali vlastné typy/priečinky.
- V zozname dokladov je samozrejme možné aj filtrovanie alebo triedenie podľa typov dokladov vytvorených používateľom.
- Spolu s týmto rozšírením sme upravili aj možnosti archivácie týchto neúčtovných dokladov:
- V prípade, že používateľ chce daný doklad archivovať len pre svoje vlastné účely (aby mal k nemu prístup len on), môže použiť funkciu „Archivovať“ v kontextovom menu vybraného dokladu. Po výbere funkcie „Archivovať“ sa doklad presunie do priečinka Archív (dostane stav „Archivovaný“) a zostane viditeľný len pre používateľa, ktorý ho nahral.
-
- Na druhej strane, ak používateľ potrebuje zdieľať neúčtovný doklad (napríklad výpis z účtu) so svojím účtovníkom, použije klasické tlačidlo "Odoslať". Tým sa doklad uloží do zložky Archív (dostane stav "Zaúčtovaný"), ale zároveň sa sprístupní aj používateľovi v úlohe účtovníka.
Pripomenutie - dátová uzávierka 2022
Ak už plánujete dátovo uzavrieť svoje účtovné jednotky a plne prejsť na účtovné obdobie 2023, podrobný návod na nastavenie systému Docspoint nájdete na našej webovej stránke v sekcii Často kladené otázky a návody (časť "Návody" v dolnej časti stránky).
Zistite, ako vám Docspoint môže ušetriť desiatky hodín času a účtovných nákladov.
Dohodnite si nezáväznú prezentáciu a bezplatné 14-dňové demo Docspoint.