Nejčastější dotazy a návody

Docspoint umožňuje zadávat částky jak pomocí desetinné tečky, tak i čárky. Při ukládání provedených změn se případná desetinná tečka automaticky změní na desetinnou čárku.

Pokud na tento problém přesto narazíte, kontaktujte nás prosím na e-mailu servis@docspoint.cz, ideálně s přiloženým screenshotem závadného stavu a přesným popisem místa (záložky), kde k němu dochází.

Logika práce v Docspointu vychází z tzv. workflow, tedy kombinace uživatelských rolí a změny stavů, kterými každý doklad prochází. Přidělování dokladů dalším uživatelům je k dispozici pro tzv. „obslužné uživatele“ (např. schvalovatele, případně uživatele v roli účetní). Uživatel, který odesílá doklad do dalšího stavu (k dalšímu kroku zpracování), tak může zvolit uživatele, kterému bude v dalším kroku doklad přiřazen.

Pokud má například klient workflow nastavené tak, že doklady zaslané na sběrné e-maily jednotlivých spravovaných společností přejdou rovnou do stavu „K zaúčtování“, jsou takové doklady zobrazeny všem uživatelům v roli účetní/ho. Tito jednotliví uživatelé si buď doklad přiřadí ke zpracování, případně jej mohou ponechat ke zpracování jinému uživateli ve stejné roli (nikoliv však přiřadit). Stejnou logiku lze aplikovat např. na schvalovatele.

Pokud vám současné nastavení workflow nevyhovuje, je možné jej jakkoliv upravit. Pro takovou změnu nás prosím kontaktujte na e-mailu servis@docspoint.cz.

Problém s přepínáním mezi agendami a zobrazením chybného obsahu byl opraven v poslední verzi aplikace, kterou jsme nasazovali před několika týdny.

Co se týče zobrazení neaktuálního výsledku například při vyhledávání nebo filtraci dokladů, je tento stav způsoben tím, že se požadavek na filtraci / vyhledávání dokladů stále zpracovává na pozadí. Výsledek tedy není zobrazen „obratem“, ale jeho načtení může nějakou dobu trvat.

Aby bylo zřejmé, že (kdy) stále dochází ke zpracování požadavku, doplníme do Docspointu grafické znázornění průběhu.

Kontrola duplicitních dokladů se provádí vůči všem dokladům v systému nezávisle na jejich stavech. Stav „Removed“ („Odstraněno“) získá doklad, který někdo z uživatelů vymaže ještě předtím, než je doklad zaslán do SW Pohoda. Takové doklady jsou dalších 30 dní k dispozici v Archivu. Až poté jsou zcela odstraněny. Toto chování je záměrné – pro případ nechtěného smazání či případné kontroly, jaký obsah byl smazán.

Pro uživatele může být užitečné zjistit, že zpracovávaný doklad již v systému existuje a že zároveň došlo ke smazání původní verze. Proto se dělá kontrola duplicit i vůči odstraněným dokladům.

Toto upozornění je důležité, protože šablony obsahují data, která mají vazbu na konkrétní účetní rok. Pokud účetní rok na šabloně neodpovídá účetnímu roku na dokladu, není možné metadata ze šablony do nového dokladu načíst.

Je tedy potřeba upravit účetní rok (případně další související údaje, např. středisko nebo číselnou řadu) i v šabloně. Tuto úpravu však nemusíte provádět v každé šabloně zvlášť. Docspoint totiž umožňuje hromadné úpravy šablon (stejně jako dokladů).

Mezi uživatelskými rolemi v Docspointu existuje speciální typ uživatele – tzv. Organizační admin. Přes tuto roli je možné vidět všechny doklady napříč všemi stavy, klientskými společnostmi a uživateli. Jedná se o pasivní náhled. Není tedy v této roli možné doklady editovat. Pokud takovou roli potřebujete, stačí o její vytvoření požádat na e-mailu servis@docspoint.cz.

Pro automatizované vytěžování dokladů je používán externí nástroj Rossum, který je do Docspointu integrován. Při vytěžování se využívají principy strojového učení, kdy se nástroj Rossum snaží prohledat celý dokument a najít v něm požadované informace.

Pokud chce uživatel vytěžit vybraný doklad, označí jej v seznamu dokladů a stiskne tlačítko "Vytěžit". Tlačítko se nachází pod seznamem dokladu nebo také v pravém horním rohu v režimu editace vybraného dokladu.

Po odeslání dokladu na vytěžení je tento stav signalizován v seznamu dokladů "ozubeným kolečkem". Proces vytěžování trvá v průměru 2 minuty a během této doby je doklad uzamčen pro úpravy. Po dokončení vytěžování se zjištěné informace naplní do konkrétních polí v detailech dokladu.

Zjistěte ID dokladu (naleznete jej jako druhý záznam odspodu v Historii záznamů práce s dokladem).

Toto ID spolu s popisem chyby případně i printscreenem pošlete na e-mail servis@docspoint.cz. Nezapomeňte také uvést, pod jakým uživatelem jste byli přihlášeni, když k problému došlo.

Systém Docspoint rozlišuje celkem 6 uživatelských rolí:

• Základní uživatel (povinná role) - zaměstnanec firmy / klient, který nahrává doklady. Základní uživatel vždy vidí v systému pouze doklady, které sám nahrál či poslal přes email nebo mobilní aplikaci.
• Asistentka (volitelná role) - osoba, která může doplňovat / vytěžovat informace o dokladech a následně posílat do dalšího stavu podle nastaveného workflow (ke schválení, zaúčtování apod.). Tato role je vhodná, pokud existuje větší množství uživatelů, kteří pořizují doklady, ale tito uživatelé nechtějí sami doklady v systému editovat.
• Schvalovatel (volitelná role) - pokud je požadavek na schvalování dokladů před jejich samotným zaúčtováním do účetního programu, je možné využít roli schvalovatele. Dokud schvalovatel (manažer) doklad neschválí, nelze doklad odeslat účetní. Schvalování je možné i více-úrovňové.
• Účetní (povinná role) - účetní uživatel, který doplní případné chybějící informace o dokladu, dokončuje zaúčtování a odesílá doklad do účetního programu (např. POHODA).
• Majitel (volitelná role) - základní uživatel s oprávněním přístupu k dokladům nahraným všemi základními uživateli (běžný základní uživatel vidí pouze ty doklady, které sám nahrál).
• Organizační admin (volitelná role) - speciální role umožňující pasivní (bez možnosti editace) náhled nad všemi doklady ve všech stavech pro danou klientskou společnost (firmu).

Nad náhledem každého dokladu je funkční lišta s různými ikonami včetně ikony "tiskárny" sloužící pro tisk dokumentů a také ikony "šipky dolů" umožňující doklad stáhnout.

Ano, ke každému dokladu je možné přihrávat přílohy. Vytváří se tak "online složka", kde jsou všechny související dokumenty elektronicky archivovány. Nahrávání příloh se provádí přes ikonu "obláčku se šipkou nahoru" ve funkční liště nad náhledem dokladu.

Aktualizace systému Docspoint jsou prováděny automaticky a nové funkce se standardně zobrazí ihned po přihlášení uživatele.

Pokud by se tak nestalo, je třeba ve webovém prohlížeči smazat cache paměť a obnovit stránku pomocí kombinace kláves CTRL + SHIFT + R.

Ano, aplikace Docspoint formát ISDOC plně podporuje. Pokud v sobě účetní doklad vkládaný do aplikace Docspoint obsahuje přílohu ve formátu ISDOC nebo máte ISDOC jako samostatný soubor, při nahrání takového dokladu se všechna metadata ihned vytěží z ISDOC souboru a naplní do odpovídajících políček v Docspointu. (Podmínkou je, aby se název PDF dokladu a název ISDOC souboru shodovaly, např. Faktura0001.PDF a Faktura0001.isdoc).

Zasílání dokladů včetně ISDOC souborů funguje i přes e-mail. Z pohledu zpracování dokladu Docspointem není ve způsobu zaslání dokladu žádný rozdíl. Doklad ve formátu ISDOC zaslaný přes e-mail tak bude vytěžen úplně stejně, jako kdybyste jej do Docspointu nahráli „ručně“ sami.

Ano, určitě. Ušetříte tím čas, protože nebudete muset e-mail s dokladem přijatý od vašich obchodních partnerů sami přeposílat do Docspointu.

Doklady může na přidělenou e-mailovou adresu zasílat kdokoliv. Podmínkou pro úspěšné zpracování emailu je pouze to, že příloha (samotný doklad) musí být ve formátu PDF.

V jednom e-mailu je možné zasílat i více PDF souborů. Každý PDF soubor uložený v příloze e-mailu bude zaveden jako samostatný doklad a uživatel jej najde ve složce Moje doklady.

E-mailové schránky jsou automaticky kontrolovány každých 5 minut.

To je záměr. Abychom dodrželi legislativní požadavek na elektronickou archivaci účetních dokladů, původní soubor s dokladem musí být zachován beze změn. Zachováváme tedy obsah i název v podobě, ve které byl doklad nahrán do Docspointu.

Informace o přidělení časového razítka je uložená v záložce Historie v detailu každého dokladu.

Na začátku tohoto roku jsme měli určité problémy se zobrazováním informace o přidělení razítka v logu. Nyní postupně procházíme dotčené doklady a tuto informaci doplňujeme.

Ano, vámi popsaný stav odpovídá nastavení Docspointu. Volba „Načíst data“ nahradí údaji ze šablony vše, co bylo v dokladu již vyplněno. Volba „Doplnit data“ doplní ze šablony pouze ta metadata, která zatím v editovaném dokladu nebyla vyplněna.

Popis těchto a dalších nových funkcí je možné najít na https://docspoint.cz/cs/novinky-z-vyvoje-10-2024/. O novinkách ve funkcích také informujeme v našem newsletteru. Přihlásit se k němu můžete na https://docspoint.cz/cs/o-giri/newsletter/.

Můžete nám prosím napsat, jaký používáte prohlížeč a jaký máte nastavený jazyk vašeho operačního systému? Pokusíme se vše prověřit, protože toto chování nepozorujeme u jiných uživatelů – názvy stavů jsou česky.

Šablony obsahují poměrně velké množství různě provázaných dat, jejich načítání může být proto delší než u ostatních částí aplikace. Vždy jde ale o jednotky sekund. Roli (v rychlosti odezvy celé aplikace) samozřejmě hraje i kvalita internetového připojení.

Rychlost odezvy celého systému pravidelně monitorujeme a optimalizujeme. Je však závislá také na množství dat (počtu dokladů), jež máte v Docspointu uložená. Určitého zrychlení načítání jednotlivých podstránek lze dosáhnout snížením počtu zobrazovaných dokladů (šablon) na jedné stránce.

Při zobrazení potenciální duplicity dokladu je jeho ID použito záměrně, protože jde o unikátní identifikátor každého dokladu. Jakýkoliv jiný údaj může být stejný na více dokladech. Tím pádem by identifikace duplicitního dokladu nebyla jednoznačná.

Nicméně je možné zobrazené ID dokladu zkopírovat a vyhledat si odpovídající doklad přes vyhledávací pole (označené symbolem lupy nahoře uprostřed stránky). ID dokladu je možné také najít u každého dokladu v záložce Historie jako jeden z prvních záznamů „Vytvořeno“.

Možnost vynechat duplicitní doklad a provést požadovanou akci u ostatních označených dokladů zařazujeme mezi plánované funkce.