V dnešní digitální době stojí mnoho firem před rozhodnutím, zda investovat do cloudových nebo on-premise řešení pro správu svých dat a procesů. Toto rozhodnutí je obzvláště důležité pro účetní kanceláře, které potřebují efektivně a bezpečně archivovat účetní doklady, optimálně v digitální podobě. Ta totiž zabírá méně fyzického prostoru, lépe se v ní vyhledává a také je mnohem snazší veškeré archiválie předat klientům, když o ně požádají.
V tomto článku se podíváme na hlavní rozdíly mezi těmito dvěma přístupy a vysvětlíme, proč se většině českých účetních kanceláří nevyplatí on-premise řešení. Řešením je Docspoint jako cloudová služba.
Co je on-premise?
On-premise řešení zahrnuje instalaci softwaru na vlastních serverech a infrastruktuře firmy. Vše je řešeno interně, včetně aktualizací, údržby a zabezpečení.
Výhody on-premise řešení
- Plná kontrola: Máte kompletní kontrolu nad svými daty a systémem.
- Přizpůsobení: Možnost hluboké customizace softwarové aplikace podle specifických potřeb. Nutno podotknout, že customizaci nenabízí všichni dodavatelé on-premise řešení. Důvodem je fakt, že je pro takového dodavatele mnohem náročnější udržovat kvalitu a aktualizace mnoha různých verzí přizpůsobených na míru jednotlivým klientům. Navíc, při dnešních cenách vývojářských služeb jsou podobné úpravy již hotového software velmi nákladné a v praxi dostupné jen velmi malému množství (velkých) firem.
- Bezpečnost: Data jsou uložena interně, což může minimalizovat riziko úniku informací třetím stranám, zejména prostřednictví útoků po internetu.
Nevýhody on-premise řešení
- Vysoké počáteční náklady: Investice do hardwaru, softwaru a infrastruktury může být značná. V případě kvalitního hardware, jako jsou servery, se bavíme o částkách kolem sto tisíc Kč a více.
- Nároky na údržbu: Vyžaduje odborný personál pro správu a údržbu systému a vlastního hardware. Navíc, malé firmě se vlastní IT profesionál na plný úvazek prakticky nikdy nemůže vyplatit, musí tudíž tyto služby nakupovat od jiných firem či externistů. To může komplikovat dostupnost údržby (nejčastěji vyjadřované v podobě tzv. SLA – service level agreement).
- Omezená flexibilita: Škálování systému je složité a nákladné. Protože v praxi znamená posilování vlastní HW infrastruktury a případné úpravy software na míru.
- Aktualizace: Nutnost pravidelných aktualizací a upgradů může narušit provoz a vyžaduje další investice.
- Riziko technologického zastarávání: Technologie se rychle vyvíjejí a udržet krok může být náročné.
Co jsou cloudové aplikace?
Cloudová aplikace znamená, že software a data jsou hostovány na vzdálených serverech poskytovatele služeb a přistupuje se k nim přes internet. Uživatelé nemusí instalovat ani spravovat software na svých vlastních zařízeních. Stačí jim obyčejný internetový prohlížeč na prakticky jakémkoliv zařízení (počítač, notebook, tablet, chytrý telefon).
Výhody cloudových aplikací
- Flexibilita a škálovatelnost: Snadno přizpůsobíte kapacitu svým aktuálním potřebám. V případě potřeby jen přikoupíte větší prostor, více uživatelů apod.
- Nižší počáteční náklady: Není třeba investovat do drahého hardwaru a infrastruktury. Tyto náklady jsou zcela na straně poskytovatele služby a vás jejich výše nemusí vůbec trápit.
- Aktualizace a údržba: Poskytovatel se stará o všechny technické aspekty, aktualizace zabezpečení, údržbu aplikace z pohledu kvality kódu atd.
- Přístup odkudkoli: Stačí internetové připojení a můžete pracovat z libovolného místa.
- Stále nejnovější verze: Vzhledem k tomu, že poskytovatelé takového SW jej nabízejí jako službu, jsou vysoce motivováni jej neustále rozvíjet a přizpůsobovat aktuálním trendům. Vy tak máte za stále stejné měsíční poplatky vždy k dispozici nejnovější verzi.
Nevýhody cloudových aplikací
Některé z klíčových výhod cloudových řešení se samozřejmě v určitých podmínkách mohou obrátit v nevýhody.
- Závislost na internetovém připojení: Bez stabilního připojení může být přístup k datům omezen.
- Bezpečnostní obavy: I když poskytovatelé investují do zabezpečení, data jsou uložena mimo firmu, což může vzbuzovat obavy o soukromí a kontrolu nad citlivými informacemi.
- Měsíční poplatky: Dlouhodobé náklady mohou být vyšší než jednorázová investice do on-premise řešení. V tomto případě však zpravidla porovnáváme období počítaná v letech.
- Omezené možnosti přizpůsobení: Někdy nelze systém přizpůsobit přesně podle specifických potřeb firmy.
Proč se většině účetních kanceláří v ČR a SR on-premise nevyplatí?
Vysoké počáteční náklady
Investice do vlastních serverů, softwarových licencí a bezpečnostních opatření může být pro menší a střední účetní kanceláře finančně náročná, mnohdy i nedostupná.
Nároky na údržbu
On-premise řešení vyžadují neustálou údržbu, aktualizace a správu zabezpečení. To znamená potřebu vlastního IT týmu nebo externích specialistů.
Omezená flexibilita
Škálování systému podle rostoucích nebo klesajících potřeb je složité a často nákladné.
Docspoint jako ideální cloudové řešení
Docspoint nabízí všechny výhody cloudových řešení bez kompromisů:
- Bezpečnost: Pokročilé šifrování a pravidelné, vícenásobné a fyzicky oddělené zálohy chrání vaše data.
- Dostupnost: Přístup k dokumentům 24/7 odkudkoli, navíc zaručena smluvním SLA.
- Uživatelská přívětivost: Intuitivní rozhraní usnadňuje práci s dokumenty. V tomto ohledu patří Docspoint ze strany účetních mezi nejoblíbenější aplikace. Zejména kvůli určité podobnosti s účetní aplikací Pohoda od Stormware.
- Podpora: Profesionální zákaznická podpora vám pomůže s jakýmkoliv problémem.
- Cenová efektivita: Vždy platíte jen za to, co skutečně využíváte. Fakturace se tak může každý měsíc měnit (oběma směry), vždy ale odpovídá vaší skutečné míře, jakou Docspoint využíváte.
Závěr
Pro většinu českých účetních kanceláří představuje cloudové řešení jako Docspoint nejlepší kombinaci nákladové efektivity, bezpečnosti a flexibility. On-premise řešení mohou nabízet určité výhody pro velmi specifické potřeby, ale pro standardní účetní praxi jsou zpravidla zbytečně komplikovaná a nákladná.