Proč nevyužívat běžná online uložiště dat pro uchovávání dokladů

Lidé se nás při prezentaci možností Docspointu občas ptají, jaké výhody nabízí oproti běžným bezplatným uložištím dat typu Google Drive, Dropbox apod. Vzhledem k tomu, že důvodů, proč pro uchovávání účetnictví nepoužívat běžná online uložiště dat, je více a většina z nich je poměrně závažná, rozhodli jsme se je shrnout v tomto článku.

1) Problematické vlastnictví uložených dat

V minulosti se objevily případy, kdy uživatelé bezplatných uložišť nevědomky souhlasili s tím, že se vzdávají práv k uloženým datům a dávají provozovali uložiště svolení s nimi jakkoli nakládat. Není v našich silách ověřit, zda a u jakých uložišť tyto podmínky přetrvávají. Vždy ale mějte na paměti, že je-li nějaká služba zdarma, musí na ní provozovatel vydělat jiným způsobem. A jedním z nich může být využití vašich dat pro různé účely. Pokud do podobných uložišť ukládáte data, která pro vás mají nějakou vyšší hodnotu (včetně osobních), měli byste mít velmi dobře prostudované všeobecné obchodní podmínky a vědět, jaká svolení provozovateli systému dáváte a jakých práv se případně vzdáváte.

2) Provoz služby bez garancí

U bezplatných služeb nemají uživatelé nárok na nějakou minimální úroveň provozu služby. Tedy na něco, čemu se v obchodním světě běžně říká SLA (Service Level Agreement) – volně přeloženo dohoda nebo závazek o určité minimální úrovni poskytovaných služeb. Pokud se dodavatel k něčemu takovému zaváže (typicky garantuje provoz v procentech z celkového času – například že služba bude dostupná 95 % času), musí jeho služba nebo software být minimálně po tuto dobu dostupný. V opačném případě dodavatel platí penále a případně náhradu škody vzniklou klientům (v závislosti na podmínkách daných smlouvou). U bezplatných služeb na nic takového nárok nemáte. A uložiště dat může být nedostupné zrovna ve chvíli, kdy potřebujete se svými účetními daty pracovat.

3) Nezálohovaná data

Mnoho z bezplatných uložišť dat negarantuje, že o svá data nepřijdete. Zálohování dat totiž znamená další diskový prostor, který by poskytovatel takové služby musel řešit. V případě tisíců nebo milionů uživatelů může jít o terabyty dat, což rozhodně není levná záležitost. Pokud tedy dojde k jakýmkoli poškozením služby, ať už na úrovni softwarové nebo hardwarové infrastruktury, můžete o svá data přijít bez možnosti jakékoli náhrady. Určitá garance, že svá data neztratíte, respektive že jsou v určité frekvenci zálohovaná, dostanete u placených verzí uložišť. Ale ani tato varianta pro uchování vašeho účetnictví není ideálním řešením, jak si nyní ukážeme u dalších bodů.

4) Data uložená na podobných uložištích nesplňují nároky zákona na archivaci účetních dat

Legislativa zabývající se archivací účetnictví, mzdových podkladů a podkladů k daním klade jasné nároky na formu dokladů archivovaných v digitální podobě. Subjekt, který své účetnictví archivuje tímto způsobem, musí být schopen kdykoli prokázat, kdo konkrétně daný doklad vystavil, kdy jej vystavil (datum a čas) a zda se s dokladem od okamžiku vystavení nějak manipulovalo (prováděly se změny v jeho obsahu). K tomu standardně slouží časová razítka a elektronické podpisy (elektronické pečeti). Tyto nástroje proto jsou zahrnuty ve službě Docspoint. Naproti tomu bezplatná ale i běžná placená uložiště typu Dropbox nebo Google Drive nemají podobné nástroje integrovány. Pokud na ně uložíte své účetnictví, nebudete tudíž schopni prokázat pravost dokladů v čase, jejich autora a také to, že s nimi nikdo nemanipuloval. V takovém případě budete muset dále vést papírový archiv, abyste naplnili legislativní požadavky.

5) Bezpečnost dat

Tvůrci bezplatných uložišť dat se samozřejmě snaží zajistit bezpečnost dat, zabránit hackerským útokům a podobně. Nicméně v případě, že data přecejen uniknou nebo je někdo ukradne, nenesou poskytovatelé takových služeb žádnou odpovědnost. U firem, které poskytují placená řešení, lze naopak očekávat maximální snahu o bezpečnost dat, neproniknutelnost ochrany a snahu v této oblasti (která je dnes ještě důležitější než dříve) být neustále na špici.

6) Pokud používáte bezplatnou službu, nejste zákazník, ale součást produktu

Staré známé rčení říká, že pokud za nějakou službu neplatíte, nejste její zákazník ale součást dané služby či produktu. Typické je to u sociálních sítí. Její uživatelé nejsou zákazníky. Jsou součástí produktu – reklamních služeb, respektive reklamního prostoru poskytovaného platícím klientům. S tím souvisí i trackování využití služby a v mnoha případech i samotných dat, která uživatelé nahrávají. Ikdyž mohou být data anonymizována a agregována pro získání nějakého většího vzorku či obrazu o uživatelích, pořád hrozí riziko, že systém bude s vašimi daty a metadaty nakládat jinak, než by se vám líbilo.

7) Chybějící řízení přístupu

Součástí našeho Docspointu je management oprávnění a přístupu do aplikace. Můžete tak uživatelům přidělit různá práva a přístup k různým souborům a datům. Data uživatelům internetu bez přihlašovacích údajů do aplikace Docspoint nejsou dostupná vůbec. V tomto se veřejná uložiště liší. Bezplatné verze zpravidla nenabízí nějaký pokročilejší management přístupů nebo uživatelských práv. Mnoho z nich navíc umožňuje jakémukoli uživateli generovat linky pro externí zobrazení obsahu. V takovém případě pak zpravidla zcela ztrácíte kontrolu nad tím, kdo má k daným datům přístup.

8) Chybějící napojení na účetní systémy

Veřejná uložiště dat nejsou primárně určená na práci s účetními daty a tudíž neobsahují nástroje (odborně zvané datové můstky) pro sdílení dat s vaším účetním systémem. To vytváří další překážku v hladkém zpracování vašeho účetnictví. Opět musí každý jednotlivý soubor někdo otevřít, přepsat z něj veškerá data a následně je zaúčtovat. Mnoho z těchto kroků v Docspointu odpadá, a to například díky vytěžování, automatickému zpracování souborů formátu ISDOC či přímému napojení na účetní software POHODA, a to včetně zpětné synchronizace.

9) Nejistota ohledně místa uložení dat

Jeden z parametrů, který určuje, jak moc máte svá online uložená data pod kontrolou, je místo jejich fyzického umístění (respektive umístění fyzických serverů, na nichž jsou vaše data, a tím pádem určení jurisdikce, pod kterou tato místa se servery spadají). Mnoho společností, které provozují služby veřejných datových uložišť, pochází ze Spojených států nebo jiných oblastí mimo Evropskou unii. Svá největší datová centra mají často v zemi svého vzniku, což může vyvolat mnoho problémů. Zvlášť, pokud potřebujete ochranu nebo zpětné získání svých dat z nejrůznějších důvodů řešit právní cestou. Zároveň zcela jistě nechcete, aby vaše důležitá firemní údaje byly uloženy v místech, kde panuje vysoká právní nejistota, korupce nebo je daná země řízena nějakou autoritářskou vládou, která může kdykoli vaše data bez pardonu zabavit. Z tohoto důvodu našim zákazníkům garantujeme, že vše, co ukládají v Docspointu, je uloženo na serverech a v datových centrech na území Evropské unie.