Digitalizace účetnictví

Ve světě je patrně jen málo profesí tak konzervativních jako účetní. Nutno přiznat, že se není čemu divit. Na jednu stranu se musí popasovat s klienty, kteří málokdy mají ve “svých papírech” pořádek a je mnohdy zázrak, když se sejdou všechny doklady za daný měsíc včas. Na druhé straně jsou v komunikaci s úředníky finanční správy a pojišťoven, kteří mají právo a snad i povinnost všetečně zkoumat a “prolézat” vše, co se hospodaření firem týká. Každý podnikatel, který kdy komunikoval s finanční správou ví, že to mnohdy není žádný med.

Z tohoto důvodu je pochopitelné, že revoluce, kterou můžeme digitalizaci účetnictví nazvat, postupuje poměrně pomalým tempem. Nutno říci, že jejímu postupu nenahrává ani česká legislativa. Ta se k tomu, zda účetnictví lze uchovávat pouze digitálně, nestaví v podstatě nijak. Respektive toto téma striktně nezpracovává. A tak mnohdy záleží na odvaze firem a účetních či na následování výkladu právníků v doufání, že finanční úřad či nedej bože soud nebude mít na věc názor opačný.

Možnosti digitalizace účetnictví

Možností (respektive úrovní) v digitalizaci účetnictví můžeme sledovat celou řadu. Od sdílených přístupů do účetního software, který účetní poskytnou klientovi, přes online komunikaci či předávání podkladů skrz různá online uložiště, až po kompletní digitalizaci účetních procesů a online archivaci účetních dokladů.

U předávání dokladů přes online uložiště je nutné říci, že se jim v mnoha případech ani tolik nebrání účetní jako samotní klienti. Pro některé je zkrátka pořád jednodušší v průběhu měsíce “házet” doklady do jedné či více igelitek nebo krabic od bot a pak je odevzdat účetní. Proč se otravovat s nějakým skenováním, vytvářením záložek kdesi v cloudu a učením se nových technologií, že? 🙂

Kromě výše zmíněných možností respektive výhod digitalizace účetnictví existují i další, jako například schvalování dokladů nadřízenými, logování veškerých změn či nakládání s doklady, snadné třídění dokladů či pokročilé vyhledávání v datech atd. Výhod je skutečně mnoho a dle našeho názoru převyšují případné riziko dohadů s úředníky o tom, zda doklady mají být stále vedeny v papírové podobě či nikoliv.

Kroky digitalizace

Shromáždění dokladů

Nejprve je nutné všechny doklady shromáždit. Mnoho dokladů dnes již koluje v digitální podobě a i mnohé společnosti nabádají zákazníky, aby doklady netiskli (kvůli ochraně životního prostředí) a raději pracovali s jejich digitální podobou. Doklady, které se k vám dostanou ve fyzické podobě, je vhodné ihned uchovávat na jednom místě (ve složce), případně rovnou digitalizovat a ukládat jejich digitální verzi v příslušném místě počítače či cloudu.

Zpracování a vytěžení dokladů

Dříve (a v mnoha účetních firmách i dnes) bylo nutné ručně přepsat všechny fyzické doklady do účetního software. Tato neodborná práce s nízkou přidanou hodnotou zabírala účetním velké množství času a šlo tak o neefektivní využívání kapacit těchto odborníků.

Dnes je možné propojit online uložiště účetních dat s účetním softwarem a díky software pro vytěžování dokumentů (například Rossum) či speciálním formátům dokladů (zmiňme typicky ISDOC) data z digitálních souborů automatizovaně přenést do účetní aplikace. Rolí účetní je tak pouze kontrola správnosti dat a finální zaúčtování dokladů. Tedy přesně ta odborná práce, která klientům přináší hodnotu.

Schvalování a účtování dokladů

Jak jsme již zmínili výše, digitalizace má obrovskou výhodu v jednodušším a plně digitalizovaném workflow účetních dat. A to včetně schvalování dokladů, které mohou zaměstnanci například pomocí mobilních aplikací fotit či skenovat a následně posílat ke schválení svým nadřízeným. Teprve po tomto kroku se doklad dostává k účetním pro zaúčtování. Obrovskou výhodou pro management je tak naprostý a okamžitý přehled o nákladech, které se do firmy dostávají, a možnost ovlivnit, zda budou zaúčtovány (a stanou se součástí účetnictví) či nikoliv.

K účetní se veškeré doklady mohou dostat již schválené, vytěžené a připravené (importované) v účetním software. Zde “pouze” provede úkony spojené s jejich zaúčtováním.

Archivace účetnictví

Neméně důležitou součástí celého procesu zpracování účetnictví je jeho následná archivace. Povinnosti daňových a podnikatelských subjektů spojené s archivací upravuje celá řada českých zákonů. Jde o poměrně komplexní oblast, které jsme věnovali část našeho webu (Archivace dokladů).

Legislativa upravující archivaci účetnictví přichází s různě dlouhými lhůtami pro různé typy dokladů či firemních písemností (obchodní či pracovní smlouvy, manažerské smlouvy, zápisy z valných hromad atd.). Zároveň vyžaduje, aby bylo prokazatelné, že s doklady po jejich vzniku nikdo nemanipuloval. A pokud ano, aby bylo zaznamenáno kdo, kdy, jak a proč. Zkrátka, aby daňový subjekt měl k dispozici kompletní auditní stopu (kompletní historii, chcete-li) každého dokladu. Pro tento účel existují časová razítka, digitální podpisy a další podobné nástroje a formáty. Ty zákon vyžaduje, má-li česká finanční správa uznávat digitalizované doklady coby originály. Více k tomuto tématu v našem článku Elektronická archivace dokladů.