Proč záleží na typu časového razítka v digitální archivaci účetnictví

Převedli jste účetnictví do digitální podoby a spoléháte na elektronickou archivaci? Skvěle! Jste si však jisti, že vaše digitálně archivované dokumenty obstojí při případné kontrole nebo soudním sporu? Klíčovou roli v takových případech hrají dvě věci:

• co nejkompletnější auditní stopa,
• časové razítko.

Auditní stopy jsme na našem blogu rozebírali nedávno, proto zde jen vysvětlíme poznámku k jejich co největší úplnosti. Úplná auditní stopa by zahrnovala záznamy všech kroků – od vzniku dokladu, přes veškeré nakládání s ním na straně tvůrce, až po jeho doručení vám jako zákazníkovi a následné nakládání s dokladem na vaší straně.

Stopu na straně dodavatele ale ovlivníte jen výjimečně, pokud vůbec. Co „nejkompletnější stopou“ tak myslíme hlavně záznam všech kroků od chvíle, kdy se daný doklad dostane k vám.

Věnujme se ale časovým razítkům a odlišnostem v jejich typech. Ne všechna jsou si totiž rovna. Zároveň se podíváme, proč je pro klidné spaní nezbytné používat tzv. kvalifikovaná.

Digitalizace firemních procesů, včetně účetnictví a archivace dokumentů, je dnes již běžnou praxí. Přináší vyšší efektivitu, úsporu místa a snazší přístup k informacím. S digitálními dokumenty se však pojí jedna zásadní otázka: Jak spolehlivě prokázat, kdy dokument vznikl? Nebo že od určitého okamžiku nebyl změněn? Odpovědí je elektronické časové razítko.

Co je časové razítko a proč ho vůbec používat

Elektronické časové razítko je digitální ekvivalent poštovního razítka na dopise. Spojuje konkrétní data (například elektronický dokument, jako je faktura nebo smlouva) s přesným časovým údajem.

Časové razítko je samo o sobě také elektronickým údajem. Potvrzuje, že určitý dokument existoval v přesně stanovený okamžik v konkrétní podobě.

Pokud dokument elektronicky podepíšete a opatříte časovým razítkem, získáte nezpochybnitelný důkaz o jeho podobě v konkrétním čase. To je důležité zejména u účetních dokladů, kde je potřeba prokázat nejen autenticitu, ale i neměnnost dokumentu v čase. Tedy to, že s jeho obsahem nebylo manipulováno. A přesně to je požadavek české legislativy na jakýkoliv způsob archivace účetnictví. Tedy i ten elektronický.

Rozdíl, na kterém záleží: kvalifikované vs. nekvalifikované časové razítko

Nyní se dostáváme k jádru toho, proč tento článek vznikl. Existují totiž dva základní typy elektronických časových razítek:

• nekvalifikovaná neboli prostá,
• kvalifikovaná.

Nekvalifikovaná (prostá) časová razítka:

• Tato razítka často generují přímo informační systémy nebo servery. Může jít například o časový údaj z interního serveru firmy.
• Hlavním problémem je jejich nízká důvěryhodnost a právní síla. Čas systémů lze relativně snadno změnit a není zde žádná nezávislá autorita, která by garantovala správnost času a integritu razítka.
• Pro archivaci účetnictví je tento typ razítek naprosto nedostatečný. Nelze se na ně spolehnout jako na důkaz při finanční kontrole nebo v právním sporu.

Kvalifikovaná časová razítka:

• Tato razítka vydává kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru (QTSP – Qualified Trust Service Provider). Jedná se o subjekty certifikované a dozorované státem (v ČR Digitální a informační agenturou - DIA).
• Jsou vytvořena pomocí zabezpečených kryptografických metod a jejich čas je synchronizován s oficiálním zdrojem času.
• Zajišťují právní jistotu: Podle nařízení eIDAS (nařízení EU o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu) mají kvalifikovaná časová razítka právní účinek. Dále předpoklad přesnosti data a času, které udávají, a integrity dat, s nimiž jsou spojena.
• Pro archivaci účetnictví jsou tedy kvalifikovaná razítka nezbytná. Poskytují nejvyšší míru jistoty, že časový údaj je správný a že dokument nebyl od orazítkování změněn.

Rizika spojená s nekvalifikovanými razítky

Z výše uvedených informací by mělo být dostatečně patrné, že spoléhat se při archivaci účetnictví na nekvalifikovaná časová razítka (nebo dokonce nepoužívat žádná) je poměrně riskantní.

Byť aktuálně (v dubnu 2025) neexistuje zákonem jednoznačně daná povinnost používat pouze kvalifikovaná razítka, jejich absencí se vydáváte všanc konkrétní interpretaci zákonů ze strany úředníka finanční správy. Respektive toho, jak si vyloží povinnost daňového subjektu (vás) prokázat pravost a neporušenost dokladů v čase zakotvenou například v zákoně o DPH. Případně dokonce dokazování před soudem, že máte pravdu vy a ne úředník.

Pokud se úředníci při kontrole nespokojí s prostými razítky nebo jejich úplnou absencí, může to vést k:

• zpochybnění průkaznosti účetnictví při daňové kontrole;
• problémům při prokazování včasného zaúčtování nebo existence dokladu;
• potenciálním sankcím a doměření daně;
• dalším problémům a nákladům v podobě soudních sporů s finančním úřadem;
• neuznání dokladů či dokumentů jako důkazů v právních sporech.

Kvalifikovaná časová razítka – investice do jistoty

V digitálním světě, kde je snadné dokumenty upravovat, je zajištění jejich neměnnosti a časové ukotvení naprosto zásadní. Obzvláště u tak citlivé oblasti, jako je účetnictví (a jeho role při plnění povinností vůči státu). Nekvalifikované časové razítko se může jevit jako dostatečné řešení, ale postrádá právní sílu a záruky nezávislé autority.

Pro skutečně bezpečnou a legislativně vyhovující digitální archivaci účetních dokladů jsou kvalifikovaná elektronická časová razítka nutností, nikoli luxusem. Při výběru systému pro správu dokumentů (tzv. DMS) nebo systému pro online archivaci účetních dat (například Docspoint) se proto vždy ujistěte, že vybraný systém pracuje právě s tímto typem razítek. Je to investice do vašeho klidu a právní jistoty vašeho podnikání.

Na co dalšího pamatovat?

• Přidávejte časové razítko co nejdříve po vytvoření nebo podepsání dokumentu, abyste zajistili jeho maximální důkazní hodnotu.
• Sledujte platnost razítek, která je vždy omezená na předem daný časový úsek. Razítka s končící platností nezapomeňte obnovit, zejména u dokladů, u nichž je potřeba dále prokazovat jejich neporušenost v čase.
• Pravidelně obnovujte interní postupy a procesy digitalizace a archivace firemních dokumentů, abyste zachovali soulad s aktuální legislativou.

Docspoint vše pohlídá za vás

Pokud chcete mít stoprocentní jistotu, že je vaše archivované účetnictví skutečně v bezpečí a právně nezpochybnitelné, je Docspoint tím pravým řešením pro vás.

Používáme pouze kvalifikovaná časová razítka od předních poskytovatelů, která se navíc po pěti letech automaticky a bez dodatečných nákladů prodlužují. Tím vám oproti jiným službám šetříme náklady. Obvykle je v ceně razítka zahrnuta pouze pětiletá doba platnosti. Pro dosažení desetileté platnosti (minimální doba pro doklady ovlivňující DPH), musíte nechat doklady znovu přerazit a zaplatit plnou cenu nového razítka. Navíc to pro vás znamená další administrativu.

Usnadněte si život a snižte náklady na archivaci díky Docspointu – napište si o bezplatnou demoverzi.