Auditní stopa konkrétního dokladu
Druhý pohled, kterým se lze na auditní stopu dívat, je historie každého jednotlivého dokladu. Tedy jakým způsobem bylo s tím kterým dokladem nakládáno od jeho vzniku, až po jeho archivaci.
Česká právní norma (primárně zákon o účetnictví a zákon o DPH) vyžaduje, abyste při kontrole byli schopni prokázat, že doklad je do účetnictví zanesený v původní podobě a že s ním v průběhu času nebylo nijak manipulováno (nebyl upravován, falšován apod.).
K tomuto účelu slouží záznam auditní stopy jednotlivých dokladů. Jak vypadá v praxi, si ukážeme na příkladu záznamu v naší aplikaci Docspoint.
Auditní stopa v Docspointu
Řešení Docspoint může z podstaty svého fungování pracovat pouze s auditní stopou dokladu. Dokládání kompletní auditní stopy celých účetních případů tak ponechává na firmě a její účetní kanceláři.
V aplikaci Docspoint, konkrétně v záložkách Moje doklady a Archiv najdete důležitou záložku Historie. Ta obsahuje právě auditní stopu každého dokladu. K záložkám s podrobnostmi dokladu se dostanete po dvojkliku na řádek s dokladem.
Historie zobrazuje veškeré kroky, které byly u daného dokladu podniknuty od chvíle, kdy byl nahrán do systému Docspoint. Příklad konkrétního detailu můžete vidět níže.
Ostatní důležité údaje k dokladu pak zobrazuje záložka Metadata. Najdete zde položky jako typ dokladu, měna, částka, bankovní údaje, IČ a další identifikační údaje výstavce nebo příjemce (v závislosti na tom, kdo vůči vám stojí na opačné straně vztahu) atp. Příklad opět ukazuje screenshot níže.
Co je třeba pro řádné vedení auditních stop
Pro účely článku se v tomto bodě zabýváme auditními stopami konkrétních dokladů. Podle zákona musíte být schopni u každého dokladu prokázat, kdo s ním nakládal, kdy a jaké změny prováděl. Všechny tyto údaje v Docspointu najdete právě v záložce Historie.
Jako další podpůrný prostředek k tomuto účelu v praxi slouží časová razítka a elektronické podpisy. Byť jejich používání zákon jmenovitě nevyžaduje, výrazně vám usnadní prokázání toho, že jste při správě účetnictví dodrželi výše zmíněné zákonné požadavky.
Bez těchto prvků záleží na konkrétním úředníkovi, jak se k vaší snaze o prokázání pravosti a neporušenosti dokladu v čase postaví. Mohou mu stačit prosté fotografie či skeny s vlastními metadaty (údaje, které s sebou nese každý soubor v počítači včetně obrázků a fotografií, uvádějící, v jakém zařízení soubor vznikl, kdy, kde a v jakých parametrech). Ale také nemusí.
Zároveň lze předpokládat, že s rostoucí technickou gramotností úředníků bude kladen čím dál větší důraz na skutečně hodnověrné prokázání všech aspektů „života“ dokladu, včetně toho, že s archivovaným dokladem nebylo nijak nepoctivě nakládáno (nebyl měněn jeho obsah apod.).
Pokud tedy chcete mít klidné spaní a pocit, že jste udělali úplně vše pro to, aby vaše účetnictví nemohl nikdo rozporovat, investice do elektronických podpisů a časových razítek se vám rozhodně vyplatí.
Docspoint má implementována časová razítka podle evropské normy eIDAS. Těmi orazí každý doklad, který do aplikace vstoupí. Zároveň zajišťuje, aby razítka byla platná po celou dobu, kdy u dokladu musí být prokázána jeho pravost a neporušenost. O těchto dobách u jednotlivých typů dokladů rozhodují tzv. archivační lhůty dané opět zákonem. Informace s podrobným přehledem typů dokladů a jejich archivačních lhůt naleznete na tomto webu v sekci Povinná doba archivace přehledně.
Ještě si k časovým razítkům dovolíme stručnou poznámku. Dejte pozor na to, jaký druh a od jakého poskytovatele se rozhodnete používat. Existuje jich několik variant a některá si dokonce uživatelé mohou tvořit sami a mít je tedy zcela zdarma. Pro účely auditní stopy však takové varianty moc platné nebudou. Časová razítka podle normy eIDAS může vydávat jen takový subjekt, který má pro tyto účely zvláštní certifikaci. V České republice se jedná o několik málo firem. Například o Českou poštu, První certifikační autoritu atp. Součástí razítek dle normy eIDAS je bezpečnostní certifikát, který zajišťuje jejich pravost.
Velkou výhodou razítek dle eIDAS je fakt, že jsou standardizovaná a tím pádem snadno přenositelná a ověřitelná i mimo řešení Docspoint. Pokud se tedy někdy rozhodnete o převod svého archivovaného účetnictví do jiného řešení, časová razítka by měla být dále platná a uchována i v novém nástroji.