Česká legislativa má odlišné termíny pro archivaci různých typů účetních a mzdových dokumentů. Nejkratší lhůta je 3 roky, nejdelší však i 45 let.
Archivace dokumentů v papírové podobě je pro takto dlouhé lhůty skutečnou výzvou. Papírová forma je tak pro tyto účely zcela nevhodná.
Zajistíte, že se firemní dokumenty neztratí nebo nezničí po dobu až 45 let?
Vyžaduje to velkou dávku pořádkumilovnosti, systém a u větších firem i rozlehlou místnost (známou pod dnes už trochu úsměvným názvem archiv), abyste zajistili, že dokumenty budou po tak dlouhou dobu skutečně k nalezení. Navíc, papír má své přirozené nevýhody – může vyblednout a tisk se může postupně ztratit.
Dokumenty mohou být poškozeny požárem nebo vodou (kvůli povodnim či hašení požáru).
Zkrátka, důvodů, proč archivovat účetní a mzdové dokumenty v papírové podobě, pomalu ale jistě ubývá – zvláště když to už zákon nevyžaduje.
Výhody digitálního archivu přibývají
Docspoint jako nástroj archivace digitalizovaných dokladů nabízí významné výhody. Dokumenty v PDF mají jen pár MB, což umožňuje uložit velké množství dat na malém prostoru. Vícečetné a fyzicky oddělené zálohy zajistí, že o doklady nepřijdete. V tomto směru tak budete moci vždy klidně spát.
Samostatným tématem je pak práce s archiváliemi a vyhledávání v nich. Namísto zdlouhavého procházení skříní a šanonů stačí zadat několik údajů do vyhledávacího pole online archivu a během okamžiku najít potřebný dokument.
Práci s archivací dříve vzniklých dokumentů se nevyhnete
Převod firemních dokumentů do elektronické podoby může být ze začátku náročný, zejména pokud firma existuje už dlouho a během svého působení nasbírala stovky či tisíce dokumentů. Nicméně, tomuto kroku se dříve či později nevyhnete. S každým dalším rokem, kdy vytváříte nové účetní závěrky, mzdové podklady nebo podepisujete nové smlouvy, přibývají nové fyzické dokumenty. Je tedy lepší začít s digitalizací teď než později – méně práce to nikdy určitě nebude.