V praxi můžeme rozlišovat dva typy auditních stop. Jeden typ se zabývá celým účetním případem. Druhý typ pak každým jednotlivým účetním dokladem. Oba typy si podrobně rozebereme v tomto článku.
Auditní stopa v obecné rovině ukazuje kompletní historii určitého účetního případu (například nákupu nějaké služby či produktu) a dokládá kompletní historii všech transakcí či úkonů, které s tímto účetním případem souvisí a mají dopad na hospodaření firmy nebo její daňové povinnosti.
Proč by vás měla auditní stopa zajímat
Ze zákona je jednatel (respektive statutární orgán) společnosti tím, kdo odpovídá za správnost a pravdivost účetnictví, a hlavně všech dokumentů a přiznání, které firma odevzdá na úřadech. Tuto pravdivost a správnost čas od času kontrolují úředníci – finančního úřadu, sociální správy či pojišťoven. V takovém případě pak firma (s právní odpovědností ležící právě na statutárním orgánu) musí prokázat, že se veškerá plnění, nákupy, prodeje či jiné skutečnosti staly tak, jak je firma uvedla ve svém účetnictví a ve svých přiznáních k daním. Hlavním důkazním materiálem v těchto případech bývají právě auditní stopy.
Kdo je zadavatel auditu
V praxi záleží, kdo je zadavatelem (respektive realizátorem) auditu. Audit může provádět nezávislý auditor – zejména u subjektů, kterým to ukládá zákon. V tomto případě se kontroluje kompletní účetnictví a auditor svou tzv. zprávou auditora stvrzuje, že celé účetnictví odpovídá pravdě.
Druhou možností je audit (podrobná kontrola účetnictví nebo některé jeho části) ze strany úřadů – typicky finančního úřadu, správy sociálního zabezpečení či zdravotních pojišťoven.
Příklad auditní stopy – firma vs. její účetní kancelář
Uveďme si konkrétní příklad: Rozhodnete se jako firma nakoupit účetní služby. Nakupujete je od účetní kanceláře, která je plátcem DPH. Navíc si účetní služby dáte do nákladů a snížíte tak zdanitelný hospodářský výsledek firmy (základ daně). Z těchto dvou důvodů by případ mohl být při provádění kontroly podroben hlubšímu zkoumání ze strany finančního úřadu.
Kompletní auditní stopa by mohla zahrnovat následující položky:
- E-mail s poptávkou účetních služeb.
- E-mail nebo jiný podklad s nabídkou účetních služeb od účetní kanceláře.
- Závazná objednávka formou e-mailu nebo podepsaná smlouva o poskytování služeb mezi vaší firmou a účetní kanceláří.
- Doložená plnění ze strany účetní kanceláře (počet zpracovaných dokladů, mezd, počet podaných přiznání, realizovaných kontrol ze strany úřadů apod.) – tedy podklad, na základě kterého vám dodavatel fakturoval své služby.
- Faktura přijatá od účetní kanceláře.
- E-mail dokládající její přijetí (a nerozporování z vaší strany).
- Doklad o úhradě (váš výdajový pokladní doklad nebo příjmový pokladní doklad od účetní kanceláře, případně záznam ve vašem bankovním výpisu, že došlo k odeslání finančních prostředků na účet účetní kanceláře).
Všechny tyto kroky dokládají, že skutečně probíhá obchodní vztah mezi vaší firmou a účetní kanceláří a že tento dodavatel skutečně dodal plnění, které vám fakturuje (a které vy uplatňujete v nákladech firmy a v odpočtu DPH).
Auditní stopa konkrétního dokladu
Druhý pohled, kterým se lze na auditní stopu dívat, je historie každého jednotlivého dokladu. Tedy jakým způsobem bylo s tím kterým dokladem nakládáno od jeho vzniku, až po jeho archivaci.
Česká právní norma (primárně zákon o účetnictví a zákon o DPH) vyžaduje, abyste při kontrole byli schopni prokázat, že doklad je do účetnictví zanesený v původní podobě a že s ním v průběhu času nebylo nijak manipulováno (nebyl upravován, falšován apod.).
K tomuto účelu slouží záznam auditní stopy jednotlivých dokladů. Jak vypadá v praxi, si ukážeme na příkladu záznamu v naší aplikaci Docspoint.
Auditní stopa v Docspointu
Řešení Docspoint může z podstaty svého fungování pracovat pouze s auditní stopou dokladu. Dokládání kompletní auditní stopy celých účetních případů tak ponechává na firmě a její účetní kanceláři.
V aplikaci Docspoint, konkrétně v záložkách Moje doklady a Archiv najdete důležitou záložku Historie. Ta obsahuje právě auditní stopu každého dokladu. K záložkám s podrobnostmi dokladu se dostanete po dvojkliku na řádek s dokladem.
Historie zobrazuje veškeré kroky, které byly u daného dokladu podniknuty od chvíle, kdy byl nahrán do systému Docspoint. Příklad konkrétního detailu můžete vidět níže.
Ostatní důležité údaje k dokladu pak zobrazuje záložka Metadata. Najdete zde položky jako typ dokladu, měna, částka, bankovní údaje, IČ a další identifikační údaje výstavce nebo příjemce (v závislosti na tom, kdo vůči vám stojí na opačné straně vztahu) atp. Příklad opět ukazuje screenshot níže.
Co je třeba pro řádné vedení auditních stop
Pro účely článku se v tomto bodě zabýváme auditními stopami konkrétních dokladů. Podle zákona musíte být schopni u každého dokladu prokázat, kdo s ním nakládal, kdy a jaké změny prováděl. Všechny tyto údaje v Docspointu najdete právě v záložce Historie.
Jako další podpůrný prostředek k tomuto účelu v praxi slouží časová razítka a elektronické podpisy. Byť jejich používání zákon jmenovitě nevyžaduje, výrazně vám usnadní prokázání toho, že jste při správě účetnictví dodrželi výše zmíněné zákonné požadavky.
Bez těchto prvků záleží na konkrétním úředníkovi, jak se k vaší snaze o prokázání pravosti a neporušenosti dokladu v čase postaví. Mohou mu stačit prosté fotografie či skeny s vlastními metadaty (údaje, které s sebou nese každý soubor v počítači včetně obrázků a fotografií, uvádějící, v jakém zařízení soubor vznikl, kdy, kde a v jakých parametrech). Ale také nemusí.
Zároveň lze předpokládat, že s rostoucí technickou gramotností úředníků bude kladen čím dál větší důraz na skutečně hodnověrné prokázání všech aspektů „života“ dokladu, včetně toho, že s archivovaným dokladem nebylo nijak nepoctivě nakládáno (nebyl měněn jeho obsah apod.).
Pokud tedy chcete mít klidné spaní a pocit, že jste udělali úplně vše pro to, aby vaše účetnictví nemohl nikdo rozporovat, investice do elektronických podpisů a časových razítek se vám rozhodně vyplatí.
Docspoint má implementována časová razítka podle evropské normy eIDAS. Těmi orazí každý doklad, který do aplikace vstoupí. Zároveň zajišťuje, aby razítka byla platná po celou dobu, kdy u dokladu musí být prokázána jeho pravost a neporušenost. O těchto dobách u jednotlivých typů dokladů rozhodují tzv. archivační lhůty dané opět zákonem. Informace s podrobným přehledem typů dokladů a jejich archivačních lhůt naleznete na tomto webu v sekci Povinná doba archivace přehledně.
Ještě si k časovým razítkům dovolíme stručnou poznámku. Dejte pozor na to, jaký druh a od jakého poskytovatele se rozhodnete používat. Existuje jich několik variant a některá si dokonce uživatelé mohou tvořit sami a mít je tedy zcela zdarma. Pro účely auditní stopy však takové varianty moc platné nebudou. Časová razítka podle normy eIDAS může vydávat jen takový subjekt, který má pro tyto účely zvláštní certifikaci. V České republice se jedná o několik málo firem. Například o Českou poštu, První certifikační autoritu atp. Součástí razítek dle normy eIDAS je bezpečnostní certifikát, který zajišťuje jejich pravost.
Velkou výhodou razítek dle eIDAS je fakt, že jsou standardizovaná a tím pádem snadno přenositelná a ověřitelná i mimo řešení Docspoint. Pokud se tedy někdy rozhodnete o převod svého archivovaného účetnictví do jiného řešení, časová razítka by měla být dále platná a uchována i v novém nástroji.