Po delší době přinášíme přehled mnoha nových funkcí a vylepšení systému Docspoint, které jsme nasadili do produkčního prostředí. Věříme, že tyto novinky oceníte a že vám zefektivní vaši práci při používání našeho řešení.
Hromadná editace položek
- Hromadné mazání a editaci položek je nyní možné provádět v záložce Náklady.
- Nejprve označte požadované položky (je možné vybrat i všechny položky současně) a zvolte „Smazat položky“ pro smazání či „Upravit položky“ pro hromadnou editaci.
- Při hromadné editaci se otevře nové okno, kde je možné zadávat požadované změny, které budou po potvrzení (tlačítko „Provést změny“) nastaveny u všech vybraných položek.
Nová logika práce se šablonami
Na základě vaší zpětné vazby jsme upravili logiku práce se šablonami. Ty jsou vhodné pro rychlé vyplňování metadat, zejména u často se opakujících dokladů.
Oddělení šablon od původních dokladů
- Nyní již šablony nejsou trvale svázány s původním dokladem. Při vytvoření šablony se převezmou metadata z originálního dokladu, ale poté je již možné šablonu upravovat nezávisle na zdrojovém dokladu.
- To umožní úpravu šablony přesně podle vašich potřeb, kdy si ji například můžete naplnit jen vybranými údaji (např. středisko, zakázka, předkontace, členění DPH atd.).
- Stejně tak můžete šablonu průběžně upravovat. Např. po provedení roční uzávěrky si můžete aktualizovat účetní rok (a s tím související číselníky). Nyní již tedy není nutné vytvářet v každém roce novou šablonu.
Funkce načítání dat z existující šablony
- Nově byla také upravena funkce načítání dat z existující šablony. Po stisku tlačítka „Načíst ze šablony“ a výběru požadované šablony existují dvě možnosti: Načíst data a Doplnit data.
- „Načíst data“ provede načtení veškerých metadat, která šablona obsahuje. Tedy pokud daný doklad již měl před použitím šablony některé údaje vyplněny, při stisku tlačítka „Načíst data“ dojde k jejich přepsání údaji ze šablony.
- „Doplnit data“ provede pouze doplnění těch údajů, které před použitím šablony nebyly vyplněny. Tedy nedochází k přepsání již zadaných hodnot. „Doplnit data“ je tedy vhodné např. v situaci, kdy nejprve doklad vytěžíme (získáme základní metadata z dokladu) a poté chceme doplnit interní údaje (např. středisko, zakázka, předkontace atd.).
- Při použití šablony se nepřenáší číslo dokladu, variabilní symbol ani žádné datumy.
- Se šablonami mohou pracovat uživatelé ve všech rolích. Šablona má vazbu na klientskou společnost, mohou tak s ní pracovat všichni uživatelé patřící k dané společnosti. Pokud např. šablonu vytvoří účetní, může ji stejně používat (a případně i editovat) základní uživatel nebo schvalovatel a obráceně.
Podpora nahrávání dokladů v obrazových formátech
- Nově je možné do Docspointu nahrávat doklady i ve formě obrázků.
- Podporujeme formáty JPG, PNG, TIF, BMP a GIF.
- Doklady ve formě obrázků je možné nahrávat přes webové rozhraní Docspointu, případně zasílat na sběrné e-maily.
- Pokud je do Docspointu nahrán doklad v obrazovém formátu, v momentě nahrání je automaticky převeden na PDF. To je preferovaným formátem z pohledu dlouhodobé elektronické archivace a bezpečnosti.
Změna velikosti náhledu dokladu
- V seznamu dokladů (např. Moje doklady) nebo také v detailu dokladu je možné měnit poměr mezi velikostí náhledu dokladu a velikostí obsahu v levé části okna.
- Poměr se mění pomocí svislého posuvníku – stačí kliknout levým tlačítkem myši a táhnout.
- Nově se náhled dokladu (po stisku tlačítka „oko“) otevírá v samostatném okně. To si můžete umístit, kam potřebujete (např. při kontrole údajů na dokladu).
Uživatelský export dokladů – stahování záloh
- Další novinkou je možnost stahovat kompletní zálohy dokladů pro vybranou klientskou společnost za zvolené období, a to přímo z webové aplikace Docspoint.
- Tato funkce je k dispozici přes speciálního uživatele, tzv. Organizační admin, který má pasivní náhled nad všemi doklady v Docspointu pro danou organizační jednotku (např. účetní kancelář). Pokud účet Organizační admin zatím nepoužíváte, dejte nám vědět. Rádi jej pro vás vytvoříme.
- Pro export dokladů je třeba se do Docspointu přihlásit pod zmíněným uživatelem a kliknout na název uživatele v levém dolním rohu. Tím se otevře sekce Uživatelský účet. V jeho spodní části najdete sekci „Export dokladů“. Zde stačí zvolit klientskou společnost a požadované období a potvrdit tlačítkem „Stáhnout zálohu“. Tím se spustí tvorba archivu všech dokladů dané jednotky za zvolené období. Po vygenerování archivu (ZIP soubor) dojde k jeho automatickému stažení do počítače, případně se vám zobrazí okno pro potvrzení stažení výsledného archivu.
- Délka generování archivu s doklady a jeho stažení je závislá na počtu dokladů a také rychlosti internetového připojení.
Slučování dokladů
- Máte-li v Docspointu nahrané doklady, jež spolu souvisí tak, že jeden doklad je hlavní (faktura) a ostatní jsou přílohy (např. dodací list, objednávka, rozpis nákladů atd.), je nyní možné tyto doklady jednoduše slučovat.
- Nejprve označíte ty, které chcete sloučit (přihrát jako přílohu) s hlavním dokumentem.
- Poté otevřete kontextové menu (kliknutím na „…“ na konci řádku) u hlavního dokumentu a zvolíte „Sloučit vybrané sem“. Tím dojde k přesunu označených dokladů k hlavnímu dokumentu.
- Sloučené doklady budou nahrány jako přílohy hlavního dokumentu a je možné je zobrazovat kliknutím na pole „Soubor dokladu“ nad náhledem hlavního dokumentu.
- Doklady je možné slučovat také v Archivu. Podmínkou však je, že doklady, jež jsou slučovány k vybranému dokladu, nesmí být ve stavu „Zaúčtováno“ (neboť takové doklady jsou již evidovány v účetnictví).
Funkce našeptávání při výběru číselníků
- Při editaci dokladu a výběru některého z interních číselníků (tj. středisko, činnost, zakázka, předkontace, členění DPH nebo číselná řada) je možné použít funkci „našeptávání“.
- Postupným stiskem kláves dochází k filtraci výběru požadovaného číselníku.
Vyhledávání partnera podle DIČ
- Nově můžete partnery vyhledávat i pomocí DIČ. Máte tak na výběr, zda použijete IČO, DIČ nebo název.
Rozšíření oprávnění uživatelské role „Asistentka“
- Na základě zpětné vazby uživatelů jsme přehodnotili oprávnění uživatelské role „Asistentka“. Nově má stejná oprávnění jako ostatní uživatelské role, tj. nahrávání/mazání dokladů a přístup do Archivu.
Rozšíření počtu úrovní schvalování a možnost přeskočit schvalovací workflow
- Počet možných úrovní schvalování byl rozšířen na 5.
- Přidali jsme také možnost přeskočit schvalovací workflow a odeslat doklady přímo k zaúčtování. Tuto funkci mají ve výchozím stavu všichni uživatelé vypnutou. Pro její aktivaci u vybraných uživatelů nás prosím kontaktujte.
Aktualizace funkce načítání dat ze systému ARES
- Vzhledem k nasazení nové verze informačního systému ARES ze strany Ministerstva financí ČR došlo v Docspointu k úpravě API pro načítání jeho dat.
- ARES umožňuje použití různých rejstříků a databází jako zdroj dat. Po fázi testování a problémech s neaktuálností některých databází jsme pro Docspoint zvolili Registr ekonomických subjektů (RES), vedený Českým statistickým úřadem.
Optimalizace automatického vytěžování dokladů
Výběr stran k vytěžení
-
- Pokud dokument obsahuje více stran, kdy se však relevantní informace k vytěžení nacházejí jen první straně a zbytek dokumentu tvoří doplňující informace (např. detailní rozpis nákladů), může dojít k chybnému vytěžení některých údajů. Jelikož se vytěžovací nástroj snaží vyhledávat informace v celém rozsahu a může tak mít problém s určením relevantních metadat.
- Z tohoto důvodu můžete při vytěžování vícestránkových dokumentů zvolit požadovaný rozsah stran k vytěžení.
Kontrolní dopočítávání nákladů
- Pokud vytěžovací nástroj není schopen vyhledat kompletní údaje o nákladech (např. při vytěžování položek), Docspoint se snaží chybějící údaje dopočítat.
- Například pokud je vytěžen základ daně a daňová sazba, ale není vytěžena celková částka vč. DPH, Docspoint se ji pokusí dopočítat.
- Kontrolní dopočítávání nákladů se používá i pro automatickou kontrolu správnosti vytěžených nákladů.
Rozklad adresy do jednotlivých polí
- Při automatickém vytěžování adresy partnera měl vytěžovací nástroj v minulosti problémy s rozkladem adresy na jednotlivá pole (ulice, číslo domu, město, PSČ).
- Ve spolupráci s dodavatelem tohoto nástroje, firmou Rossum, jsme implementovali doplněk, který dokáže rozložit celou adresu na jednotlivé části a ty vložit do relevantních polí v Docspointu.
Načítání formátů čísla účtu dle země partnera
- V návaznosti na zjištěnou zemi partnera je do Docspointu uložen odpovídající formát čísla účtu a kódu banky (pokud jsou oba formáty vytěženy).
- V případě partnera z ČR je do Docspointu uložen místní formát.
- U zahraničních partnerů je uložen IBAN a SWIFT.
Rozšíření a optimalizace můstku
Vazba položek na sklad
- Po importu dokladu z Docspointu do Pohody je nyní možné vytvořit vazbu dokladové položky na sklad.
- Lze tak z importované faktury vytvořit příjemku a načíst do ní položky.
Přesun dokladů mezi databázemi při provedení účetní uzávěrky
- Odstranili jsme dřívější problémy s přesunem dokladů z původní do nové databáze po provedení účetní uzávěrky (a tedy změně účetního roku).
Automatický přesun URL odkazů v Pohodě v případě přečíslování dokladu
- Docspoint provádí jednou za 24 hodin automatickou kontrolu změn čísel dokladů v Pohodě.
- Pokud v Pohodě dojde k přečíslování dokladu, tato změna se nově projeví i v Docspointu. Současně dojde k přesunu URL odkazu (souboru) do nové složky odpovídající novému číslu dokladu v Pohodě.