V době digitální transformace, která se dotýká firem všech velikostí, se stále častěji diskutuje o elektronické archivaci dokumentů. Je to jen další módní vlna, nebo skutečně efektivní nástroj, který může firmám ušetřit čas, peníze a starosti? Pojďme se na to podívat blíže.
Co je elektronická archivace dokumentů?
Elektronická archivace dokumentů představuje moderní způsob uchovávání a správy dokumentů v digitální podobě. Jde o systematický proces, při kterém jsou dokumenty převedeny do elektronické podoby, opatřeny potřebnými metadaty a bezpečně uloženy v digitálním archivu. Tento způsob archivace nahrazuje tradiční papírové archivy a přináší řadu výhod – od úspory fyzického prostoru až po rychlý přístup k dokumentům.
V České republice musí elektronická archivace splňovat přísné legislativní požadavky, zejména pokud jde o účetní doklady a další důležité firemní dokumenty. Tyto požadavky jsou definovány v několika klíčových zákonech, například:
- Zákon o účetnictví – Část 6: Úschova účetních záznamů;
- Zákon o dani z přidané hodnoty – Oddíl 8: Uchovávání daňových dokladů;
- Zákon o organizaci a provádění sociálního pojištění – §35A;
- Zákon o archivnictví a spisové službě – Příloha č. 1;
Elektronická archivace dokumentů tedy zahrnuje ukládání, správu, zálohování a zabezpečení digitálních dokumentů v souladu s platnou legislativou. Cílem je zajistit jejich dlouhodobou čitelnost, věrohodnost původu a neporušenost obsahu. Nejde jen o prosté uložení dat na disk, ale o komplexní soubor činností a prostředků, které zahrnují:
- Bezpečné digitální úložiště: Data musí být chráněna před ztrátou, poškozením, manipulací i neoprávněným přístupem.
- Efektivní správu dokumentů: Tedy funkce pro snadnou organizaci, rychlé vyhledávání a řízení přístupových práv.
- Soulad s legislativou: Systém by měl pomáhat plnit zákonné požadavky na archivaci, včetně hlídání skartačních lhůt či zajištění neměnnosti dokumentů (například využitím časových razítek).
Proč byste měli o elektronické archivaci uvažovat?
Důvodů je hned několik a pro mnoho firem jsou velmi pádné:
- Úspora nákladů a prostoru: Papírové archivy zabírají místo a jejich provoz přináší náklady (tisk, šanony, regály).
- Zvýšení efektivity: Představte si, že potřebný dokument najdete během několika sekund, místo zdlouhavého hledání v šanonech.
- Vyšší bezpečnost: Digitální dokumenty lze lépe zabezpečit proti ztrátě, zničení (např. požárem či vodou) nebo neoprávněné manipulaci. Kvalitní systémy nabízejí i vícenásobné zálohování (ideálně na více serverech s různým geografickým umístěním).
- Legislativní soulad: Moderní systémy pomáhají firmám dostát zákonným požadavkům na archivaci.
Není archiv jako archiv: velké DMS versus řešení pro menší firmy
Na trhu existují robustní řešení DMS (Document Management System). Ta jsou často vytvářena a rozvíjena v souladu s přáními a potřebami velkých korporací se složitou hierarchickou strukturou, s pobočkami v mnoha zemích napříč kontinenty a obrovským množstvím dat.
Pro malé a střední firmy nebo účetní kanceláře jsou zpravidla takové systémy zbytečně komplexní, drahé a náročné na implementaci. Často je pro ně vhodnější specializované řešení, které je přizpůsobeno jejich velikosti, specifickým potřebám a procesům. Příkladem může být systém zaměřený na úzkou integraci s konkrétním účetním softwarem. Například v českém a slovenském prostředí populárním systémem Pohoda. Takové řešení může nabídnout přesně ty funkce, které firma skutečně využije, bez zbytečné komplexity. A přesně takovým řešením je na českém a slovenském trhu Docspoint.
Jak může vypadat elektronická archivace dokumentů v praxi menší firmy?
Docspoint a jemu podobné systémy navržené pro malé a střední podniky často kladou důraz na jednoduchost a rychlé nasazení. Bez složitých příprav. Bez týdnů či měsíců strávených propojováním jednotlivých aplikací mezi sebou (znamenajících vysoké náklady na programátory či aplikační specialisty). A bez dnů strávených školením uživatelů, aby se v aplikaci dokázali zorientovat.
Co by takový systém měl ideálně nabízet?
- Snadný příjem dokumentů: Možnost nahrávat dokumenty různými způsoby. V tomto ohledu je Docspoint velmi přívětivým řešením. Dokumenty do něj nahrajete přetažením do rozhraní ve webovém prohlížeči, přes mobilní aplikaci nebo třeba přeposláním na speciální e-mailovou adresu.
- Propojení s účetnictvím: Klíčová je pro mnoho firem návaznost na účetní software – zejména při elektronické archivaci dokladů. Docspoint disponuje pokročilým obousměrným datovým můstkem umožňujícím přenos dat mezi ním a účetní aplikací Pohoda (např. číselníků, adresáře, ale i samotných dokladů). Zároveň k příslušnému záznamu v Pohodě ukládá odkaz na PDF náhled archivovaného dokladu.
- Automatizace a vytěžování dat: Moderní technologie, jako je umělá inteligence či strojové vytěžování (např. řešení Rossum), dokážou automaticky „přečíst“ údaje z firemních dokumentů či dokladů a připravit je k zaúčtování.
- Schvalovací procesy (workflow): Možnost nastavit si vlastní pravidla pro schvalování dokumentů (např. kupních smluv, objednávek, faktur apod.). Docspoint svým zákazníkům nabízí přizpůsobení i vícestupňového schvalovacího workflow na míru, a to v ceně instalace.
- Uživatelská přívětivost: Intuitivní ovládání, které nevyžaduje zdlouhavé školení obsluhy. A dostupnost co největšího množství informací a zdrojů, z nichž mohou uživatelé dále čerpat. V souladu s tímto cílem neustále sbíráme zpětnou vazbu na naše aplikace. Dále také neustále rozšiřujeme možnosti podpory a sdílení znalostí s uživateli. K dispozici je sekce nejčastějších dotazů na webu, interaktivní průvodce ve webové aplikaci, webináře konané několikrát za rok nebo interní uživatelská komunita na Facebooku.
- Legislativní rámec: Samozřejmostí by mělo být splnění zákonných požadavků na digitální archivaci platných v dané zemi. Docspoint klade velký důraz na soulad s platnou legislativou. Systém je navržen tak, aby splňoval zákonné požadavky na elektronickou archivaci a minimalizoval riziko neuznání digitálních dokladů ze strany úřadů, například využíváním kvalifikovaných časových razítek v souladu s nařízením eIDAS.
Archivace dokumentů mimo účetnictví
Jaké dokumenty mimo účetních dokladů jsou vhodné k archivaci nebo dokonce podléhají povinnosti archivace? Je jich celá řada, například:
- evidenční listy,
- smlouvy o dodávkách výrobků a služeb, smlouvy o dílo, smlouvy leasingové a úvěrové,
- výroční zprávy,
- komisionářské smlouvy,
- manažerské smlouvy,
- mzdové listy nebo jiné záznamy s údaji potřebnými pro účely důchodového pojištění atd.
Jejich kompletní přehled i se zákonnými lhůtami najdete na stránce Povinná doba archivace účetních dokladů přehledně.
V tomto smyslu je nutné podotknout, že nejdelší archivační lhůty se zdaleka netýkají běžných účetních a daňových dokladů. Například manažerské smlouvy je nutné (k červnu 2025) archivovat až 20 let. Podklady pro účely důchodového pojištění až 45 let.
Z důvodu bezpečnosti firmy je také vhodné archivovat veškeré smlouvy nebo jiné listiny, které firmu k něčemu zavazují nebo jí dávají určitá výlučná práva (například smlouvy o mlčenlivosti, o exkluzivním působení ve vybraných obchodních teritoriích apod.). A to po celou dobu jejich platnosti, i kdyby to v jejich případě nevyžadoval žádný zákon. Pokud v případě obchodních nebo soudních sporů nemáte k dispozici potřebné podklady, výrazně se snižuje vaše šance na úspěšné řešení.
Co tedy přechodem na elektronickou archivaci získáte?
Pokud si zvolíte Docspoint jako váš systém pro elektronickou archivaci firemních dokumentů, můžete očekávat:
- Větší klid: Dokumenty jsou bezpečně uloženy a vícenásobně zálohovány.
- Úsporu času: Rychlé vyhledávání a automatizované procesy šetří cenné hodiny.
- Vyšší efektivitu: Zjednodušení účetních a administrativních procesů, správy dokumentů.
- Dokonalý přehled: Všechny důležité dokumenty jsou na jednom místě, dostupné online. Jsou také doplněny o soupis všech úprav provedených na dokumentech uložených v výrazně se snižuje vaše šance na úspěšné řešení.
Přechod na elektronickou archivaci dokumentů tak nemusí být „nutným zlem“ a pouhou snahou vyhovět legislativě. Mnohem více může jít o chytrou investici do efektivity a modernizace vaší firmy. Pokud máte stejný názor, můžete se s klidným svědomím obrátit na Docspoint, který úspěšně využívají firmy a účetní kanceláře různých velikostí a zaměření po celé České republice a na Slovensku.
Jste připraveni na budoucnost archivace?
Zbavte se papírování a starostí s fyzickým archivem. Objevte výhody elektronické archivace dokumentů s Docspointem.
Domluvte si nezávaznou online prezentaci a bezplatné čtrnáctidenní demo.