V poslední době se v odborných médiích i mezi účetními poměrně často objevuje téma automatizace a digitalizace účetnictví, respektive některých účetních úkonů. I účetní coby odborní pracovníci chtějí přinášet co největší hodnotu svým klientům. Tato hodnota se skrývá v poradenství, správném zaúčtování dokladů a udržování účetnictví ve stavu odpovídajícím standardům západních zemí (a samozřejmě požadavkům orgánů veřejné správy a zákonů). Základním kamenem pro zefektivnění práce (nejen) účetních, ale v podstatě kohokoli pracujícího s dokumenty je digitalizace dokladů a dokumentů.
I ta má několik úrovní. Od prostého skenu dokladu a uložení ve formě PDF či obrázku až po jeho vytěžení pomocí specializovaného software (nazývaného OCR - Optical Character Recognition neboli optické rozpoznávání znaků). O čem v případě „vytěžování dokumentů“ mluvíme? Díky moderním technologiím jsou dnes počítače schopny „přečíst“ skenované dokumenty a účetní doklady a s takto získanými daty dále pracovat. Například je uložit v různých aplikacích (CRM, ERP, účetní programy apod.) a umožnit další zpracování získaných dat (zaúčtování, statistika, různé propočty apod.), aniž by bylo nutné je ručně přepisovat.
Je pravda, že přesnost strojového čtení dat je zatím omezená. Nicméně jsme u běžného komerčního využití těchto technologií stále poměrně na začátku. Samotná technologie strojového čtení a vytěžování dat je na trhu již poměrně dlouho. Vzhledem k nákladům na vývoj byla však velmi drahá a díky tomu dostupná spíše pro velké firmy či státní instituce, které zpracovávaly dokumenty velkého významu či (historické) hodnoty.
Jak už to ale bývá, každá technologie s pokračujícím vývojem nakonec zlevní a postupem času se stane dostupnou i pro menší a střední podnikání. Do tohoto stavu se pomalu ale jistě blíží také OCR. Byť stále nejde o zanedbatelný náklad, rozhodně se nejedná o částky pro malé a střední podnikání vyloženě nedostupné. Díky tomu mohou i pracovníci v kancelářích automatizovat část monotónní práce s nízkou přidanou hodnotou, přenechat ji strojům a věnovat se činnostem s větším přínosem.
Co je k tomu potřeba? Zpravidla potřebujete specializovaný software určený pro strojové čtení dat (OCR software). V českých poměrech je patrně nejznámějším a nejlepším řešením Rossum od stejnojmenné firmy. Toto řešení používáme i my v naší aplikaci Docspoint. Dle našich zkušeností jde o systém s patrně nejvyšší přesností, jež je schopen správně vyčíst 70 – 90 % dat v dokumentu.
Ani takto pokročilý software však není všemocný. Pro své správné fungování potřebuje, aby skenované doklady odpovídaly určité struktuře, kterou se software na začátku používání „naučí“ a dále postupuje podle takto uložených šablon. Ve chvíli, kdy se šablona určitého typu dokumentu změní, je třeba vytěžovací software „přeučit“. Tedy ukázat mu, která podle v dokumentu se změnila či přemístila a kde či v jaké podobě je má nyní OCR software hledat.
Nelze tedy předpokládat, že naskenujeme jakýkoli doklad, který se nám dostane do rukou, a vytěžovací software ho bez chyby hned napoprvé vytěží. Tyto aplikace pracují s „mapami dokumentů“, tedy s instrukcemi, na jakém místě a v jaké podobě mají hledat konkrétní typy dat. Například variabilní symboly, název a adresu dodavatele, splatnost faktur, předmět plnění atp. Správné zadání těchto „map“ je na pracovníkovi či dodavateli, který provádí prvotní nastavení OCR aplikace.
Na druhou stranu, počáteční trpělivost s učením vytěžovacího software se zcela jistě vyplatí. Zvláště, zpracováváte-li velké desítky až stovky dokumentů měsíčně. V těchto případech lze ušetřit i desítky hodin času. Taková úspora například u účetních v dnešní době představuje i vyšší jednotky či nižší desítky tisíc korun na pracovníka (uvážíme-li platové podmínky účetních šplhající často k 40 000 Kč hrubého měsíčně).
Zjistěte, jaké možnosti vám v digitalizaci účetnictví
nabízí řešení Docspoint.
Napište si o nezávaznou konzultaci a bezplatné demo.