Nástroje pro fakturaci online zaznamenávají v dnešní době značnou popularitu. Mezi nejznámější české aplikace patří iDoklad od Solitei, mPohoda od společnosti STORMWARE (tvůrce účetního software POHODA) a samozřejmě Fakturoid, který se neřadí pod žádný software house vyvíjející účetní aplikace.
Populární nástroje pro malé podnikatele
Tyto aplikace si získávají uživatele mezi malými podnikateli, freelancery a zavedenými menšími firmami díky svým praktickým funkcím. Důvodů je několik. Nejběžněji používané účetní systémy nejsou stále k dispozici online (bez přístupu přes vzdálenou plochu či podobná řešení). Pokud tedy fakturujete přes ně, často tak musíte učinit až v kanceláři, kde je daný software nainstalovaný nebo tuto činnost delegovat na fakturanty či účetní. Na druhou stranu, fakturace online přes nástroje typu Fakturoid či mPohoda, které fungují v běžném internetovém prohlížeči, Vám umožňuje vystavit fakturu kdekoli, kde máte připojení k internetu. Celkem běžné u tvůrců fakturačních aplikací je nabízet také nativní aplikaci pro mobilní telefony. Vystavování faktur mimo kancelář je tak ještě snazší.
Dalším důvodem je podpora všech moderních formátů včetně ISDOC a tvorba tzv. „web faktur“. Tato funkce velmi zjednodušuje celé workflow vystavování faktur. Například v aplikaci Fakturoid stačí připravit fakturu, vložit e-mail klienta do připraveného pole a aplikace sama zařídí odeslání e-mailu s odkazem na zobrazení faktury online. Klient si pak může fakturu vytisknout, stáhnout v PDF nebo formátu ISDOC, případně ji rovnou zaplatit, například pomocí zobrazeného QR kódu.
Většina aplikací pro online fakturaci nabízí různé způsoby, jak vytvořené faktury přenést do vašeho účetního systému. Nejjednodušší, který však funguje pouze v ČR, je využití formátu ISDOC. Nejde však o jediný jednoduše využitelný způsob. Není tak nutné faktury ručně přepisovat, ale vaše účetní je jednoduše importuje se všemi potřebnými daty a následně pouze zaúčtuje.
Fakturací život dokladu teprve začíná
Je však třeba myslet na to, že vystavení a odeslání faktury je pouze první krok. Faktura je účetním dokladem a v závislosti na druhu účetnictví ji tak musíte archivovat a samozřejmě zpracovat v účetnictví coby záznam výnosu z podnikání (v případě vedení (podvojného) účetnictví). Podle legislativy platné v době psaní tohoto článku (březen 2023) je třeba faktury a další účetní doklady archivovat pět let.
V případě kontroly musíte být schopni doložit, že s dokladem nebylo po archivaci nijak manipulováno a že archivovaná podoba je shodná s tou, která původně vznikla. Tedy že například faktura, kterou jste kdysi vytvořili a odeslali vašemu klientovi, odpovídá ze 100 % faktuře umístěné v archivu. Z tohoto pohledu je online archivace trochu složitější než archivace fyzických dokladů. Alespoň z pohledu nároků daňových kontrol.
Online archivace je plnohodnotnou možností
U online archivace však již dnes máte k dispozici nástroje, díky nimž můžete jednoznačně prokázat původ vašich elektronicky uchovávaných dokladů a to, že s nimi nebylo manipulováno. K tomu primárně slouží časová razítka (určení doby vzniku či editace) a elektronické podpisy či pečetě (určení toho, kdo s dokladem pracoval). Je ale třeba si pečlivě vybrat z dostupných archivačních služeb takovou, která poskytuje co nejdelší platnost razítek – tak, aby pokryla všechny lhůty pro archivaci různých typů dokladů. Protože třeba některé výstupy mzdového účetnictví je nutné archivovat i 45 let, přičemž po celou dobu musí mít platné časové razítko.
Počet razítek, které v archivačním řešení využíváte, se však promítnou do jeho finální ceny. Je to z toho důvodu, že poskytovatelé řešení pro archivaci dokladů musí časová razítka nakupovat od certifikačních autorit. Jde tedy o variabilní náklady závislé na počtu dokladů, které jsou v archivačním systému celkově zpracovány. Náklady na ně pak tvůrci archivačních řešení zpravidla přefakturovávají svým zákazníkům.
I tak je ale online archivace budoucností uchovávání účetní agendy včetně faktur. Tomu se logicky snaží jít naproti i tvůrci systémů pro online fakturace, a to ve formě vzájemných integrací, otevřeného a snadno využitelného API či tvorby softwarových můstků pro snadné propojení obou aplikací.
Používáte i vy některý z nástrojů pro fakturaci online? Budeme moc rádi, dáte-li nám vědět své zkušenosti a dojmy.
Zjistěte, jaké možnosti vám v digitalizaci účetnictví
nabízí řešení Docspoint.
Napište si o nezávaznou konzultaci a bezplatné demo.